วิธีใช้ To Do ใน Outlook กับ Microsoft 365 เพื่อความได้เปรียบด้านประสิทธิภาพ

Microsoft Outlook มีการผสานรวมกับ To Do ซึ่งเป็นเครื่องมือจัดการงานที่สามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือวิธีที่คุณสามารถใช้

• มุมมอง "วันของฉัน" ให้คุณเพิ่มงานที่คุณต้องการทำให้สำเร็จในแต่ละวัน
• มุมมอง "สำคัญ" ให้คุณเพิ่มงานที่สำคัญและเร่งด่วน
• มุมมอง "ตามแผน" ให้คุณเพิ่มงานสำหรับอนาคต
• คุณยังสามารถดูงานจากอีเมลและ Microsoft Planner ด้วยส่วน "มอบหมายให้คุณ" และ "อีเมลที่ตั้งค่าสถานะ"

หากคุณเป็นผู้สมัครใช้งาน Microsoft 365 Personal, Family หรือ Business คุณอาจสังเกตเห็นเครื่องหมายถูกเล็กน้อยที่มุมล่างขวาของกล่องจดหมายของคุณเมื่อดูที่แถบด้านข้างใน Outlook บนเว็บ หากคุณคลิกสวิตช์ ลองใช้ Outlook ใหม่ ลิงก์นี้เป็นลิงก์ที่จะพาคุณไปลองใช้การรวมตัวอย่างกับ To Do ซึ่งเป็นเครื่องมือจัดการงานใหม่ของ Microsoft

เครื่องมือนี้เป็นสิ่งที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก นักเรียน ผู้ปกครอง หรือครูอาจพบว่าเครื่องมือนี้มีประโยชน์ มันสามารถดึงอีเมลที่ติดธงสำคัญของคุณ แสดงให้คุณเห็นถึงสิ่งต่าง ๆ ที่วางแผนไว้ และแม้แต่ดึงการมอบหมายของคุณใน Microsoft Planner นี่คือภาพรวมทั้งหมด และวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อประโยชน์ด้านการผลิตของคุณ

วันและงานของฉันในสิ่งที่ต้องทำ

สิ่งแรกที่สังเกตเห็นได้ใน To Do คือสิ่งที่เรียกว่า "วันของฉัน" วันของฉันเป็นกระดานชนวนที่สดใหม่เพื่อเพิ่มงานบางอย่างที่คุณต้องการทำให้สำเร็จในแต่ละวัน คุณสามารถเพิ่มงานทั่วไปด้วยตนเองด้วยปุ่มเพิ่มงาน หรือคุณสามารถดูแผนการเดินทางที่แนะนำและรายการอื่นๆ สำหรับวันของคุณด้วยไอคอนหลอดไฟที่ด้านบนของหน้าจอ คำแนะนำจะถูกจัดกลุ่มตาม เมื่อวาน ภายหลัง และก่อนหน้า โดยขึ้นอยู่กับว่าเมื่อใดที่ To Do คิดว่าคุณควรเพิ่ม คุณสามารถคลิกไอคอน + ข้างงานเพื่อเพิ่มงาน หรือคลิกช่องวงกลมเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น ตัวเลือกอื่นๆ ที่มีให้จากหน้า My Day รวมถึงตัวเลือกในการจัดเรียง คุณจะเห็นตัวเลือกในการจัดเรียงตามความสำคัญ วันที่ครบกำหนด ตามลำดับตัวอักษร หรือวันที่สร้าง

สิ่งที่ควรทราบก็คือส่วน "งาน" ในสิ่งที่ต้องทำ ซึ่งจะปรากฏที่ด้านล่างของแถบด้านข้างและเป็นรายการสิ่งที่คุณได้เพิ่มสิ่งที่ต้องทำจากหมวดหมู่ทั้งหมดที่เราจะพูดถึงต่อไป

สำคัญในสิ่งที่ต้องทำ

ถัดไปใน To Do คือสิ่งที่เรียกว่า "สิ่งสำคัญ" สิ่งสำคัญใน To Do คือชุดของงานที่คุณทำเครื่องหมายว่าเร่งด่วน พูดเพื่อเข้าร่วมการประชุมที่สำคัญนั้น หรือให้คะแนนเอกสาร หรือแม้แต่ให้อาหารลูกแมว สิ่งเหล่านี้จะได้รับความสนใจเป็นพิเศษด้วยไอคอนรูปดาวที่คุณจะเห็นถัดจากพวกเขา งานสำคัญทำงานเหมือนกับงานอื่นๆ หลังจากสร้างด้วยปุ่มเพิ่มงานแล้ว คุณจะเห็นรายการดังกล่าวเติมรายการและคุณสามารถทำเครื่องหมายว่ามีความสำคัญด้วยดาว คุณจะสามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้โดยคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายวงกลม งานทั้งหมดใน To Do จะมีไอคอนถัดจากงานเพื่อบอกคุณว่างานนั้นมาจากไหน ไม่ว่าจะเป็น My Day หรืออีเมล

วางแผนใน To Do

พื้นที่ที่สามในสิ่งที่ต้องทำคือสิ่งที่เรียกว่าการวางแผน ตามชื่อ งานที่วางแผนไว้คืองานสำหรับอนาคต คุณสามารถสร้างงานเหล่านี้ด้วยไอคอน + แล้วคลิกเพิ่ม เมื่อเพิ่มแล้ว คุณสามารถเปลี่ยนวันที่ครบกำหนดได้โดยคลิกขวาแล้วเลือกวันที่อื่น การคลิกซ้ายแบบเดิมที่งานในขณะเดียวกัน จะทำให้คุณมีตัวเลือกการเตือนความจำ ขั้นตอน และตัวเลือกอื่นๆ เพื่อตั้งวันที่อื่น คุณยังสามารถแนบไฟล์หรือจดบันทึกได้หากต้องการ

มอบหมายให้คุณและตั้งค่าสถานะอีเมลใน To Do

หากธุรกิจขนาดเล็กหรือโรงเรียนของคุณสมัครใช้งาน Microsoft 365 และใช้ Microsoft Planner ส่วนสิ่งที่ต้องทำนี้เหมาะสำหรับคุณ ส่วน "มอบหมายให้คุณ" จะแสดงงานที่มอบหมายให้คุณโดยฝ่ายจัดการผ่าน To Do หรือ Microsoft Planner

คุณอาจต้องดูข้อมูลนี้โดยคลิกปุ่มสร้างในป๊อปอัปในแถบด้านข้าง เพื่อเชื่อมโยงบัญชี Planner ของคุณกับ To Do เมื่อตั้งค่าแล้ว งาน Planner ทั้งหมดจะแสดงใน To Do คุณยังสามารถดูรายการเก่าได้ด้วยการคลิก . . แล้วเลือกแสดงงานที่เสร็จแล้ว เป็นคุณลักษณะเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ดีที่จะช่วยเพิ่มผลผลิตที่ดีและดูงานทั้งหมดที่คุณต้องทำให้เสร็จในวันนั้น

เราจะพูดถึงส่วนอีเมลที่ถูกตั้งค่าสถานะด้วย หากคุณตั้งค่าสถานะอีเมลใน Ourlook ไว้ อีเมลเหล่านั้นจะแสดงในส่วนสิ่งที่ต้องทำนี้ จากที่นี่ คุณสามารถคลิกขวาที่งานเพื่อเพิ่มในรายการ "วันของฉัน" ลบความสำคัญ หรือเปลี่ยนวันที่ครบกำหนด ในขณะเดียวกันการคลิกสองครั้งจะแสดงข้อมูลจากข้อความและอนุญาตให้คุณเปิดใน Outlook อีกครั้ง เป็นทางลัดเล็กๆ ที่ดีในการหลีกเลี่ยงการคลิกผ่านหลายๆ อย่างเพื่อค้นหาสิ่งที่สำคัญ

แง่มุมอื่น ๆ ของ To Do

เราได้พูดถึงประเด็นหลักของ To Do แล้ว แต่คุณยังสามารถใช้ประโยชน์จากฟังก์ชัน Lists ของบริการได้อีกด้วย เมื่อคุณเพิ่มงานลงใน To Do แล้ว คุณสามารถสร้างรายการให้กับงานนั้นได้ สมมติว่างานคือการไปช็อปปิ้ง คุณสามารถคลิกขวาที่งานแล้วสร้างรายการสำหรับสิ่งนั้น รายการจะแสดงขึ้นในแถบด้านข้าง และคุณจะสามารถทำเครื่องหมายออกได้เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้น เป็นวิธีที่ดีมากในการจัดการสถานการณ์ที่ซับซ้อน เช่น ใบให้คะแนน หรือแม้แต่สินค้าคงคลังของสิ่งของต่างๆ

หากคุณพบว่า To Do มีประโยชน์ โปรดแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง และอย่าลังเลที่จะตรวจสอบศูนย์ข่าวที่เราพูดถึงแอปและบริการอื่นๆ ของ Microsoft 365