วิธีใช้ VLOOKUP ใน Google ชีต

ชีวิตยุ่งเหยิงใช่มั้ย? สิ่งต่างๆ เช่น การติดตามการเงินและการจัดการเวลาเป็นเรื่องยุ่งเหยิงและใช้เวลานาน กระนั้น สิ่งเหล่านี้หากจัดลำดับจะทำให้ชีวิตของคุณดีขึ้น สเปรดชีตสามารถช่วยงานประเภทนี้ได้ ทุกวัน

อย่างไรก็ตาม การค้นหาข้อมูลในสเปรดชีตอาจเป็นเรื่องยาก นั่นเป็นเหตุผลที่เราจะแสดงวิธีใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP ใน Google ชีต เพื่อให้การค้นหาบางอย่างในสเปรดชีตง่ายขึ้นมาก

VLOOKUP เป็นฟังก์ชันชีตเพื่อค้นหาบางสิ่งในคอลัมน์แรกของสเปรดชีต V ใช้สำหรับแนวตั้ง เนื่องจากคอลัมน์สเปรดชีตเป็นแนวตั้ง เช่นเดียวกับคอลัมน์ในอาคาร ดังนั้นเมื่อ VLOOKUP พบสิ่งสำคัญที่เราต้องการ ก็จะบอกค่าของเซลล์เฉพาะในแถวนั้นให้เราทราบ

อธิบายฟังก์ชัน VLOOKUP

ในภาพด้านล่างคือไวยากรณ์ของฟังก์ชัน VLOOKUP นี่คือลักษณะการวางฟังก์ชั่นไม่ว่าจะใช้งานที่ใด

ฟังก์ชันคือส่วน=VLOOKUP( ) ภายในมีฟังก์ชั่นดังนี้

• คีย์ค้นหา – บอก VLOOKUP ว่าต้องการหาอะไร
• ช่วง – บอก VLOOKUP ว่าจะค้นหาได้ที่ไหน VLOOKUP จะดูในคอลัมน์ซ้ายสุดของช่วงเสมอ
• ดัชนี – บอก VLOOKUP ว่ามีกี่คอลัมน์ทางด้านขวาของคอลัมน์ซ้ายสุดในช่วงที่จะค้นหาค่า หากพบว่าตรงกับคีย์การค้นหา คอลัมน์ซ้ายสุดคือ 1 เสมอ คอลัมน์ถัดไปทางขวาคือ 2 ไปเรื่อยๆ
• ถูกจัดเรียง? – บอก VLOOKUP ว่ามีการจัดเรียงคอลัมน์แรกหรือไม่ ค่าดีฟอลต์นี้เป็น TRUE ซึ่งหมายความว่า VLOOKUP จะค้นหาคำที่ใกล้เคียงที่สุดกับคีย์ค้นหา สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่แม่นยำน้อยลง FALSE จะบอก VLOOKUP ว่าต้องตรงกันทุกประการ ดังนั้นให้ใช้ FALSE

ฟังก์ชัน VLOOKUP ด้านบนจะใช้ค่าใดก็ตามที่อยู่ในเซลล์E1เป็นคีย์ค้นหา เมื่อพบข้อมูลที่ตรงกันในคอลัมน์Aของช่วงเซลล์ตั้งแต่A1ถึงC5ก็จะดูในคอลัมน์ที่สามของแถวเดียวกับที่พบรายการที่ตรงกันและส่งคืนค่าใดก็ตามที่อยู่ในนั้น ภาพด้าน ล่างแสดงผลของการป้อน4ในเซลล์E1 ต่อไป มาดูวิธีใช้ฟังก์ชัน VLOOKUP ใน Google ชีตสองสามวิธี

ตัวอย่างที่ 1: การใช้ VLOOKUP สำหรับการติดตามงาน

สมมติว่าคุณมีธุรกิจบริการและต้องการทราบว่าใบสั่งงานเริ่มต้นเมื่อใด คุณสามารถมีเวิร์กชีตแผ่นเดียว เลื่อนลงไปที่หมายเลขใบสั่งงาน จากนั้นมองข้ามแถวเพื่อดูว่าจะเริ่มทำงานเมื่อใด ซึ่งอาจกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย 

หรือใช้VLOOKUPก็ได้ 

1. ป้อนหัวข้อใบสั่งงานและวันที่ทำงานที่ไหนสักแห่งในแผ่นงาน

1. เลือกเซลล์ทางด้านขวาของวันที่ทำงานและเริ่มป้อนสูตร= VLOOKUP กล่องความช่วยเหลือจะปรากฏขึ้นขณะที่เราพิมพ์ โดยแสดงฟังก์ชันของ Google ชีต ที่มี ให้ซึ่งตรงกับสิ่งที่เรากำลังพิมพ์ เมื่อมันแสดงVLOOKUPให้กดEnterและมันจะเสร็จสิ้นการพิมพ์

1. หากต้องการกำหนดตำแหน่งที่ VLOOKUP จะพบคีย์การค้นหาให้คลิกที่เซลล์ด้านบนนี้

1. หากต้องการเลือกช่วงของข้อมูลที่จะค้นหา ให้คลิกส่วนหัวของคอลัมน์ A ค้างไว้แล้ว  ลากเพื่อเลือกทุกอย่างรวมถึงคอลัมน์H

1. หากต้องการเลือกดัชนีหรือคอลัมน์ที่เราต้องการดึงข้อมูล ให้นับจากAถึงH Hคือคอลัมน์ที่ 7 ดังนั้นให้ป้อน7ในสูตร

1. ตอนนี้เราระบุว่าเราต้องการให้ค้นหาคอลัมน์แรกของช่วงอย่างไร เราต้องการข้อมูลที่ตรงกัน ดังนั้นให้ป้อน  FALSE

ขอให้สังเกตว่าต้องการใส่วงเล็บเหลี่ยมเปิดหลัง FALSE กด backspace เพื่อลบออก 

จากนั้นใส่วงเล็บปิดแบบโค้ง)แล้วกดEnterเพื่อจบสูตร

เราจะเห็นข้อความแสดงข้อผิดพลาด ไม่เป็นไร; เราทำสิ่งที่ถูกต้อง ปัญหาคือเรายังไม่มีค่าคีย์การค้นหา

หากต้องการทดสอบสูตร VLOOKUP ให้ป้อนหมายเลข ใบสั่งงานแรกในเซลล์เหนือสูตร แล้วกดEnter วันที่ส่งคืนตรงกับวันที่ใน คอลัมน์ WorkDateสำหรับใบสั่งงาน A00100

หากต้องการดูว่าสิ่งนี้ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นได้อย่างไร ให้ป้อนหมายเลขใบสั่งงานที่มองไม่เห็นบนหน้าจอ เช่น A00231

เปรียบเทียบวันที่ที่ส่งคืนกับวันที่ในแถวสำหรับ A00231 และควรตรงกัน ถ้าทำได้แสดงว่าเป็นสูตรที่ดี

ตัวอย่างที่ 2: การใช้ VLOOKUP เพื่อคำนวณแคลอรี่รายวัน

ตัวอย่างใบสั่งงานนั้นดีแต่เรียบง่าย มาดูประสิทธิภาพที่แท้จริงของ VLOOKUP ใน Google ชีตด้วยการสร้างเครื่องคำนวณแคลอรี่รายวัน เราจะใส่ข้อมูลลงในแผ่นงานหนึ่งและสร้างเครื่องคำนวณแคลอรี่ในอีกแผ่นหนึ่ง

1. เลือกข้อมูลทั้งหมดในรายการอาหารและแคลอรี่ 

1. เลือกข้อมูล > ช่วงที่ตั้งชื่อ

1. ตั้งชื่อช่วงFoodRange ช่วงที่ตั้งชื่อจำง่ายกว่าSheet2!A1:B:29ซึ่งเป็นคำจำกัดความที่แท้จริงของช่วง

1. กลับไปที่เวิร์กชีตที่มีการติดตามอาหาร ในเซลล์แรกที่เราต้องการให้ แสดงแคลอรี่ เราสามารถป้อนสูตร=VLOOKUP(A3,FoodRange,2,False)

มันจะใช้งานได้ แต่เนื่องจากไม่มีอะไรในA3จะมีข้อผิดพลาด#REF ที่น่าเกลียด เครื่องคิดเลขนี้อาจมีเซลล์อาหารจำนวนมากเว้นว่างไว้ และเราไม่ต้องการเห็น #REF เต็มไปหมด

1. ใส่สูตร VLOOKUP ไว้ในฟังก์ชันIFERROR IFERROR บอกชีตว่าหากมีสิ่งใดผิดปกติกับสูตร ให้ส่งคืนค่าว่าง

1. หากต้องการคัดลอกสูตรลงในคอลัมน์ ให้เลือกจุดจับที่มุมขวาล่างของเซลล์แล้วลากลงมาตามจำนวนเซลล์ที่ต้องการ

หากคุณคิดว่าสูตรจะใช้ A3 เป็นคีย์ลงคอลัมน์ก็ไม่ต้องกังวล ชีตจะปรับสูตรให้ใช้คีย์ในแถวที่มีสูตรอยู่ เช่น ในภาพด้านล่าง คุณจะเห็นว่าคีย์เปลี่ยนเป็น A4 เมื่อย้ายไปแถวที่ 4 สูตรจะเปลี่ยนการอ้างอิงเซลล์เช่นนี้โดยอัตโนมัติเมื่อย้ายจากคอลัมน์หนึ่งไปอีกคอลัมน์หนึ่งด้วย

1. หากต้องการรวมแคลอรีทั้งหมดในหนึ่งวัน ให้ใช้ ฟังก์ชัน =SUMในเซลล์ว่างถัดจากผลรวมแล้วเลือกแถวของแคลอรีทั้งหมดที่อยู่ด้านบน

ตอนนี้เราสามารถดูได้ว่าวันนี้เรากินไปกี่แคลอรี่แล้ว

1. เลือกคอลัมน์แคลอรี่จากวันจันทร์และวางลงใน คอลัมน์ แคลอรี่สำหรับวันอังคารวันพุธและอื่นๆ 

ทำเช่นเดียวกันกับ เซลล์ผล รวมด้านล่างวันจันทร์ ตอนนี้เรามีตัวนับแคลอรี่รายสัปดาห์

สรุป VLOOKUP

หากนี่เป็นการดำน้ำครั้งแรกของคุณใน Google ชีตและฟังก์ชันต่างๆ คุณจะเห็นว่าฟังก์ชันที่มีประโยชน์และทรงพลังอย่าง VLOOKUP นั้นมีประโยชน์มากเพียงใด เมื่อรวมเข้ากับฟังก์ชันอื่นๆ เช่น IFERROR หรืออื่นๆ อีกมากมาย จะช่วยให้คุณทำสิ่งที่คุณต้องการได้ หากคุณชอบสิ่งนี้ คุณอาจพิจารณาแปลงจาก Excel เป็น Google ชีต