วิธีให้การควบคุมในทีมเพื่อสลับผู้นำเสนอ

Microsoft Teams ยังคงเพิ่มคุณลักษณะใหม่และวิธีการดึงดูดผู้เข้าร่วมการประชุม ในบางครั้ง เมื่อคุณเป็นผู้นำเสนอในการประชุม Teams คุณจะต้องอนุญาตให้บุคคลอื่นนำเสนอหรือให้การควบคุมแก่บุคคลอื่นในการประชุม เราจะอธิบายวิธีต่างๆ ในการนำเสนอและวิธีมอบการควบคุมใน Teams ให้กับผู้อื่น

ข้อมูลด้านล่างใช้กับการประชุม Microsoft Teams ทั้งหมด รวมถึงเซสชันกลุ่มย่อยและการสัมมนาผ่านเว็บ ฟีเจอร์บางอย่าง เช่น PowerPoint Live จะพร้อมใช้งานในขณะที่ใช้ Teams เวอร์ชันเดสก์ท็อปเท่านั้น และไม่สามารถเข้าถึงได้หากคุณใช้งาน Teams ในเว็บเบราว์เซอร์

การแชร์เนื้อหาในการประชุมทีม

เมื่อคุณอยู่ในการประชุม Teams และเลือกปุ่มแชร์ คุณสามารถเลือกที่จะแชร์เนื้อหาได้หลายวิธี:

1. แบ่งปันหน้าจอของคุณ : ตัวเลือกนี้จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเห็นทุกสิ่งที่อยู่บนหน้าจอที่คุณเลือก
2. แชร์หน้าต่างเฉพาะ : ตัวเลือกนี้จะอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมเห็นเฉพาะหน้าต่างที่คุณเลือกแชร์
3. สร้างไวท์บอร์ด : ตัวเลือกนี้จะเปิดแอปไวท์บอร์ดเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถทำงานร่วมกันได้ 
4. แชร์ PowerPoint : เลือกไฟล์ PowerPoint ที่ต้องการนำเสนอต่อผู้เข้าร่วมประชุม

เมื่อคุณเลือกที่จะแชร์งานนำเสนอ PowerPoint (แทนที่จะแชร์หน้าต่างเฉพาะที่มี PowerPoint อยู่) ผู้เข้าร่วมประชุมจะได้รับฟีเจอร์พิเศษบางอย่าง และคุณก็เช่นกัน 

เมื่อคุณแชร์งานนำเสนอโดยใช้ PowerPoint Live ผู้เข้าร่วมจะสามารถเลื่อนดูสไลด์ต่างๆ ในงานนำเสนอของคุณได้ด้วยความเร็วของตนเอง ไม่ต้องกังวล ผู้เข้าร่วมประชุมจะไม่ควบคุมสิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นเห็น คุณจะยังคงควบคุมการนำเสนอของคุณได้ อย่างไรก็ตาม หากผู้เข้าร่วมประชุมต้องการข้ามสไลด์ไปข้างหน้าเพื่อดูว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้าง พวกเขาก็สามารถทำได้ เมื่อพร้อมแล้ว จะมีปุ่มซิงค์ที่จะซิงค์กับผู้นำเสนอ

หากคุณไม่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมเลื่อนผ่านการนำเสนอด้วยตนเอง คุณสามารถปิดคุณสมบัตินั้นได้โดยเลือกไอคอนรูปดวงตาบนแผงควบคุมที่ปรากฏบนการนำเสนอ

เมื่อคุณแชร์งานนำเสนอผ่าน PowerPoint สด คุณจะสามารถเห็นบันทึกย่อ สไลด์ และผู้ชมในขณะที่คุณนำเสนอ นี่เป็นฟีเจอร์ที่ผู้ใช้ Teams เรียกร้อง และเราตื่นเต้นที่เห็นว่า Microsoft รับฟัง

นอกจากนี้คุณยังสามารถเข้าถึงตัวชี้เลเซอร์ ปากกา และปากกาเน้นข้อความหลากสีเพื่อช่วยในการนำเสนอของคุณ

บทบาทในการประชุมทีม

ขั้นแรก มาทำความเข้าใจเกี่ยวกับบทบาทต่างๆ ที่มีอยู่ในการประชุม Teams ผู้ที่สร้างลิงก์เพื่อเข้าร่วมการประชุมคือผู้จัดการประชุม บุคคลนั้นมีอำนาจควบคุมสูงสุดและสามารถทำสิ่งที่ไม่มีผู้ เข้าร่วมประชุมคนอื่นทำได้ เช่น จัดการห้องกลุ่มย่อย

ผู้จัดงานสามารถกำหนดให้ผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นเป็นผู้นำเสนอได้ เฉพาะผู้จัดและผู้นำเสนอเท่านั้นที่สามารถแชร์เนื้อหาระหว่างการประชุมได้ นอกจากผู้จัดงานและผู้นำเสนอแล้ว ทุกคนในการประชุมจะเรียกว่าผู้เข้าร่วมประชุม

ผู้จัดงานสามารถกำหนดผู้นำเสนอล่วงหน้าก่อนการประชุมหรือทันทีในระหว่างการประชุม หากต้องการกำหนดผู้นำเสนอล่วงหน้าการประชุม ผู้จัดการประชุมควรเลือกลิงก์ตัวเลือกการประชุมในคำเชิญปฏิทินสำหรับการประชุม

หน้าเว็บจะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถเลือกผู้ที่จะสามารถนำเสนอในระหว่างการประชุมได้ 

หากคุณเลือกบุคคลเฉพาะให้พิมพ์ชื่อของบุคคลที่คุณต้องการให้เป็นผู้นำเสนอ

วิธีเลื่อนระดับผู้เข้าร่วมให้เป็นผู้นำเสนอในทีม

หากคุณเป็นผู้จัดการประชุม คุณสามารถเลื่อนระดับผู้เข้าร่วมประชุมให้เป็นผู้นำเสนอในระหว่างการประชุมได้อย่างง่ายดาย

1. ค้นหาผู้เข้าร่วมในรายชื่อผู้เข้าร่วม
2. เลือก ลิงก์ ตัวเลือกเพิ่มเติม (สามจุด) ถัดจากชื่อผู้เข้าร่วม

1. เลือกสร้างผู้นำเสนอ

ตอนนี้บุคคลนั้นจะสามารถแบ่งปันเนื้อหาในระหว่างการประชุม

การนำเสนอเทียบกับการควบคุม

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างการนำเสนอในการประชุม Teams และการควบคุมเนื้อหาที่แชร์ 

แอปต่างๆ เช่น GoToMeeting และ Zoom มีวิธีให้ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถควบคุมคอมพิวเตอร์ของผู้เข้าร่วมรายอื่นได้ สิ่งนี้มักจะเกิดขึ้นในเซสชันการสนับสนุนระยะไกล จนถึงตอนนี้ Microsoft Teams ยังไม่มีฟังก์ชันดังกล่าว อย่างไรก็ตาม Teams อนุญาตให้ผู้นำเสนอควบคุมผู้เข้าร่วมรายอื่นได้อย่างจำกัด และผู้เข้าร่วมประชุมสามารถร้องขอการควบคุมจากผู้นำเสนอได้

เห็นได้ชัดว่า คุณควรมอบการควบคุมใน Teams ให้กับคนที่คุณไว้วางใจเท่านั้น 

วิธีการให้การควบคุมในทีม 

ใน Microsoft Teams ถ้าคุณต้องการให้คนอื่นในการประชุมของคุณแก้ไขไฟล์ที่คุณกำลังแชร์หรือควบคุมงานนำเสนอของคุณ คุณสามารถให้การควบคุมแก่บุคคลนั้นได้ มันเหมือนกับการเพิ่มผู้นำเสนอคนที่สองพร้อมกัน คุณทั้งคู่จะสามารถควบคุมสิ่งที่กำลังแชร์ได้ คุณสามารถกลับมาควบคุมได้ทุกเมื่อที่ต้องการ

คุณสามารถให้การควบคุมแก่บุคคลอื่นในการประชุม Teams เมื่อคุณนำเสนอเท่านั้น วางเมาส์เหนือเนื้อหาที่คุณกำลังแบ่งปันเพื่อเปิดใช้งานแถบเครื่องมือการแบ่งปัน และเลือกให้การควบคุม

จากนั้นเลือกบุคคลที่คุณต้องการให้การควบคุม บุคคลที่คุณต้องการให้การควบคุมจะได้รับการแจ้งเตือนเพื่อแจ้งให้ทราบว่าคุณต้องการแบ่งปันการควบคุมงานนำเสนอกับพวกเขา เมื่อคุณแชร์การควบคุมกับคนอื่น พวกเขาจะสามารถทำการแก้ไขและเปลี่ยนแปลงอื่นๆ กับหน้าจอที่แชร์ได้ 

หากคุณต้องการควบคุมกลับจากพวกเขา เพียงเลือกปุ่มยกเลิกการควบคุม

วิธีขอการควบคุมในทีม

การร้องขอการควบคุมในขณะที่บางคนกำลังนำเสนอใน Teams จะทำงานในลักษณะเดียวกัน เพียงเลือกปุ่มควบคุมการร้องขอ จากนั้นผู้นำเสนอสามารถเลือกที่จะอนุญาตหรือปฏิเสธคำขอควบคุมของคุณ

เมื่อคุณไม่ต้องการควบคุมอีกต่อไป คุณสามารถเลือกปุ่มปล่อยการควบคุมได้

ทำความคุ้นเคยกับ Microsoft Teams

จะรักหรือจะเกลียด ดูเหมือนว่า Microsoft Teams จะไม่หายไปเร็วๆ นี้ หากนายจ้างของคุณใช้ Teams คุณควรเรียนรู้ เคล็ดลับและลูกเล่น Teamsสองสาม ข้อ เพื่อให้คุ้นเคยกับฟีเจอร์ทั้งหมดมากขึ้น 

คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับวิธีต่างๆ ในการเรียกใช้การสำรวจความคิดเห็นในการประชุม Teamsหรือเรียนรู้วิธีซ่อนความยุ่งเหยิงของคุณด้วยการเปลี่ยนพื้นหลังใน Teams