หยุดการดักฟัง: นี่คือวิธีป้องกันด้วยรหัสผ่านสำหรับไฟล์ Office 365

ในคู่มือ Office 365 ฉบับล่าสุด เราจะมาดูว่าคุณปกป้องไฟล์ด้วยรหัสผ่านจากแอป Microsoft Office อย่างไร

ใน Microsoft Word: ไปที่ Ribbon ของไฟล์ คลิกข้อมูล ป้องกันเอกสาร จากนั้นเข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณสามารถป้อนรหัสผ่านและกดตกลง

ใน Microsoft PowerPoint: ไปที่ Ribbon ของไฟล์ แล้วคลิกข้อมูล หลังจากนั้น เลือก ป้องกันการนำเสนอ จากนั้น เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน จากนั้นคุณจะต้องป้อนรหัสผ่านในกล่องรหัสผ่านแล้วคลิกตกลง

ใน Microsoft Excel: ไปที่ Ribbon ของไฟล์ แล้วคลิกข้อมูล จากนั้นคุณสามารถเลือกปกป้องสมุดงานและเลือกเข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน จากนั้นคุณสามารถป้อนรหัสผ่านและคลิกตกลง คุณยังสามารถล็อกบางพื้นที่ของชีตที่ไม่มีการป้องกันได้ด้วยตัวเลือก Format Cells

การป้องกันไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Windows 10 เป็นเรื่องง่าย แต่คุณรู้หรือไม่ว่าคุณยังสามารถใช้รหัสผ่านป้องกันไฟล์ Office 365 ที่เฉพาะเจาะจงได้อีกด้วย ซึ่งอาจเป็นประโยชน์หากคุณกำลังแชร์ไฟล์ที่มีข้อมูลที่เป็นความลับ หรือถ้าคุณต้องการหยุดดักฟังและเก็บเอกสารให้ห่างจากบุคคลที่คุณอาจไม่ต้องการเห็น ในคู่มือ Office 365 ฉบับล่าสุด เราจะมาดูว่าคุณปกป้องไฟล์ด้วยรหัสผ่านจากแอป Microsoft Office อย่างไร

ใน Microsoft Word

รหัสผ่านป้องกันเอกสาร Microsoft Word เป็นเรื่องง่าย สิ่งที่คุณต้องทำคือไปที่ Ribbon ของไฟล์ คลิกข้อมูล ป้องกันเอกสาร จากนั้นเข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณสามารถป้อนรหัสผ่านและกดตกลง โปรดทราบว่ารหัสผ่านต้องคำนึงถึงตัวพิมพ์เล็กและตัวพิมพ์ใหญ่และมีความยาวได้สูงสุด 15 อักขระ สิ่งสำคัญคือต้องทราบด้วยว่าหากคุณทำรหัสผ่านหาย Microsoft Word จะไม่สามารถกู้คืนได้ อย่าลืมจดรหัสผ่านหรือบันทึกไว้ในที่ที่คุณสามารถหาได้

ใน Microsoft PowerPoint

เช่นเดียวกับการปกป้องเอกสาร Microsoft Word การปกป้อง PowerPoint นั้นเป็นเรื่องง่าย สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกผ่านเมนูสองสามเมนู คุณจะต้องไปที่ Ribbon ของไฟล์ แล้วคลิกข้อมูล หลังจากนั้น เลือก ป้องกันการนำเสนอ จากนั้น เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน จากนั้นคุณจะต้องป้อนรหัสผ่านในกล่องรหัสผ่านแล้วคลิกตกลง PowerPoint จะแจ้งให้คุณยืนยันรหัสผ่าน จากนั้นคุณจะต้องบันทึกไฟล์เพื่อให้แน่ใจว่ารหัสผ่านจะมีผล

โปรดจำไว้ว่า การป้องกันด้วยรหัสผ่านไม่ได้รับการสนับสนุนในไฟล์ PowerPoint สำหรับ ODP นอกจากนี้ คุณยังเขียนร่วมไฟล์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านที่คนอื่นกำลังทำงานอยู่ไม่ได้ เนื่องจากไฟล์จะแสดงในโหมดอ่านอย่างเดียว

ใน Microsoft Excel

การป้องกันรหัสผ่านในสเปรดชีต Microsoft Excel เป็นสถานการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น ในการป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้าถึงข้อมูลหรือย้ายไปมาในสเปรดชีต คุณสามารถล็อกเซลล์และป้องกันแผ่นงานด้วยรหัสผ่าน สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณเป็นเจ้าของเวิร์กชีต แต่ต้องการให้สมาชิกในทีมเพิ่มข้อมูลในเซลล์ที่ต้องการเท่านั้น โดยไม่ต้องแตะสิ่งอื่นใด

โปรดจำไว้ว่า การป้องกันระดับเวิร์กชีตนั้นไม่ได้มีไว้สำหรับคุณลักษณะด้านความปลอดภัย นอกจากนี้ การปกป้องเวิร์กชีตไม่เหมือนกับการปกป้องไฟล์ Excel หรือเวิร์กบุ๊กด้วยรหัสผ่าน นี่คือเหตุผลที่เราจะเริ่มต้นด้วยการป้องกันด้วยรหัสผ่านในเอกสาร Excel ทั้งหมด คุณสามารถทำได้โดยคลิกริบบิ้นไฟล์แล้วคลิกข้อมูล จากนั้นคุณสามารถเลือกปกป้องสมุดงานและเลือกเข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน จากนั้นคุณสามารถป้อนรหัสผ่านและคลิกตกลง 

ในกรณีที่คุณไม่ต้องการปกป้องเอกสาร Excel ทั้งหมด คุณยังสามารถล็อกบางพื้นที่ของแผ่นงานที่ไม่มีการป้องกันได้ ช่วงนี้ตั้งแต่ไม่อนุญาตให้ผู้อื่นเห็นสูตรหรือช่วงของคุณ คุณสามารถทำได้โดยเลือกช่วงข้อมูล คลิกขวา แล้วเลือกตัวเลือกจัดรูปแบบเซลล์ จากนั้นคุณจะต้องล้างกล่องที่มีข้อความว่าล็อก จากนั้นคุณจะต้องคงส่วนที่เลือกไว้และไปที่แท็บรีวิว เลือกป้องกันแล้วเลือกป้องกันแผ่นงานและยกเลิกการเลือกสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้ใช้ไม่แก้ไข

ดูคำแนะนำ Office 365 อื่นๆ ของเราสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม!

นี่เป็นเพียงรายการล่าสุดในชุด Office 365 ที่ต่อเนื่องของเรา เราได้กล่าวถึงหัวข้ออื่น ๆ อีกมากมาย หัวข้อมีตั้งแต่แป้นพิมพ์ลัดที่ดีที่สุดใน Excel เคล็ดลับและลูกเล่นของเราสำหรับ Excel และอื่นๆ คุณพบว่าการปกป้องไฟล์ Office 365 จะมีประโยชน์หรือไม่ แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง