เคล็ดลับง่ายๆ แต่มีประสิทธิภาพในการจัดการอีเมลของคุณ

พวกเราทุกคนได้รับคะแนนอีเมล ตั้งแต่ผู้จัดการไปจนถึงพนักงาน เพื่อนร่วมงาน จดหมายข่าวจากบริการต่างๆ ที่คุณสมัครรับข้อมูล และสิ่งที่ไม่ใช่!

การกลั่นกรองข้อมูลอีเมลจำนวนมากเช่นนี้ทำให้เสียเวลาและพลังงานไปเปล่าๆ ทำไมไม่ลองประเมินใหม่อีกครั้งว่าจะจัดการอีเมลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถกำหนดเวลาอีเมลของคุณด้วยลูกเล่นง่ายๆ

• กำจัดขยะ

สมมติว่า คุณได้รับอีเมลเฉลี่ยหนึ่งร้อยฉบับต่อวัน โดยอีเมลครึ่งหนึ่งมีความสำคัญและส่วนที่เหลือเป็น 'ขยะ' ในกรณีที่คุณต้องเผชิญกับสแปม/เมลขยะซ้ำๆ ให้ใช้ไฟล์ขยะเพื่อดักจับสแปมส่วนใหญ่และสแกนมันวันละสองครั้ง เพื่อกำจัดอีเมลที่ไม่ต้องการ มันจะลดขยะสามสิบเปอร์เซ็นต์จากกล่องจดหมายของคุณ

ดูเพิ่มเติม:  วิธีใช้ 'ผู้ช่วยเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน' ใน Outlook 2016, 2013, 2010 และ 365

• ตั้งค่าโฟลเดอร์อัจฉริยะ

เมื่อคุณเปิดกล่องจดหมาย คุณจะสังเกตเห็นหนึ่งในสี่ของอีเมลเป็นข้อเสนอพิเศษ ข้อเสนอส่วนลด มุขตลกที่ส่งต่อ หรือการแจ้งเตือนโฆษณา โดยทั่วไปแล้ว การตลาดผ่านอีเมล เป็นเคล็ดลับการขายเพื่อดึงดูดลูกค้าให้มากขึ้น ดังนั้น จัดลำดับความสำคัญของอีเมลในหมวดหมู่ย่อยเพื่อจัดระเบียบกล่องจดหมาย การค้นหาอีเมลในกรณีฉุกเฉินหรือลบอีเมลหลายฉบับพร้อมกันจะเป็นเรื่องง่าย

• ปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลทั้งหมด

อีเมลไม่ใช่สื่อกลางในการสื่อสารทันที เราใช้โทรศัพท์มือถือและการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับสิ่งนั้น อีเมลเป็นสิ่งที่ดีสำหรับธุรกิจที่คุณไม่จำเป็นต้องตอบกลับทันที ดังนั้นอย่าปล่อยให้คนอื่นมาขัดขวางงานของคุณ การแจ้งเตือนทางอีเมลและเสียงบี๊บรบกวนสมาธิของคุณ อาจทำให้คุณต้องเสียสมาธิในการประชุมและการสนทนา ปิดการสั่นของโทรศัพท์หรือเสียงเตือนสำหรับอีเมลใหม่ทุกฉบับ

• ยกเลิกการสมัครจากอีเมลส่งเสริมการขายที่ไม่ต้องการ

คุณจะไม่อยากอ่านอีเมลโฆษณาและอีเมลส่งเสริมการขายทั้งหมด ยกเลิกการสมัครจากสิ่งที่ไม่จำเป็น เป็นกระบวนการที่ง่ายและรวดเร็ว หากต้องการยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวที่คุณไม่ต้องการ ให้เข้าสู่ระบบบัญชีอีเมลของคุณและมองหา 'ยกเลิกการสมัคร' ในจดหมายที่คุณเบื่อหน่าย ตรวจสอบผลการค้นหาและตัดสินใจว่าต้องการใช้อีเมลใดต่อ คุณยังสามารถไปที่www.unroll.meและยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวที่คุณต้องการทิ้งลงถังขยะ มันจะจัดระเบียบกล่องจดหมายด้วยหมวดหมู่และโฟลเดอร์ต่างๆ

• กำหนด  เวลาในการอ่านและตอบกลับอีเมล

การรับการแจ้งเตือนหรือการแจ้งเตือนทำให้คุณเพิกเฉยต่อความรับผิดชอบของคุณ แม้ว่าการพิจารณาอีเมลของคุณในเวลาที่กำหนดจะช่วยคุณในความช่วยเหลือเร่งด่วน รวมทั้งช่วยคุณในการรักษาและปรับปรุงปฏิทินของคุณเกี่ยวกับการประชุม
คุณยังร่างอีเมลสำหรับกรณีฉุกเฉินได้โดยอัปเดตหมายเลขติดต่อและระบุเวลาที่เหมาะสมในการติดต่อคุณ เนื่องจากงานหนัก คุณจึงตรวจอีเมลได้ทุกชั่วโมงเป็นเวลาสิบถึงสิบห้านาทีหรือตรวจอีเมลวันละ 3-4 ครั้ง เช่น ในช่วงเช้า บ่าย และ เย็น

อ่านเพิ่มเติม:  วิธีตั้งค่าอีเมลในแอป Outlook สำหรับ Android

• การจัดเรียงอีเมลตามหมวดหมู่

เมื่อคุณได้รับอีเมลจำนวนมากร่วมกัน คุณอาจลืมให้ความสนใจกับอีเมลสำคัญ หรือบางครั้งคุณอาจลบออกโดยไม่ได้ตั้งใจโดยไม่ได้อ่าน มันเกิดขึ้นเมื่อคุณได้รับอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ และไม่มีโฟลเดอร์และหมวดหมู่ที่พร้อมให้ใส่อีเมลในโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้อง บางครั้ง เมื่อคุณลบขยะออกจากกล่องจดหมาย แสดงว่าคุณลบอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงานทิ้งไป อย่างไรก็ตาม คุณสามารถกู้คืนพวกมันจากถังขยะได้ แต่บางครั้งคุณก็ไม่รู้ว่าคุณทำไปแล้วหรือเปล่า!

คุณอาจชอบ:  วิธีใช้ Outlook กับ Gmail

ทุกคนมีวิธีจัดการสิ่งของของตนเอง นี่เป็นเพียงคำแนะนำวิธีจัดการอีเมลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและวิธีสร้างนั้นง่ายมาก อย่างไรก็ตาม คุณสามารถหาระบบที่เหมาะกับคุณได้