10 เคล็ดลับการนำเสนอด้วย Zoom สำหรับการประชุมใหญ่ครั้งต่อไปของคุณ

หลังจากที่คุณเรียนรู้วิธีตั้งค่าและใช้ Zoom แล้วคุณอาจรู้สึกว่าคุณพร้อมสำหรับการประชุมออนไลน์ครั้งใหญ่ครั้งแรกแล้ว อย่างไรก็ตาม เจ้าของที่พักที่ดีทราบดีว่าการนำเสนอ Zoom ที่ประสบความสำเร็จนั้นต้องมีการเตรียมการมากมาย รวมถึงต้องทำตามกฎสองสามข้อด้วย 

หากคุณต้องการทำให้การประชุมใหญ่ครั้งต่อไปของคุณประสบความสำเร็จใน Zoom ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น และคุณจะกลายเป็นผู้นำเสนอที่มีความมั่นใจและมีส่วนร่วม

ตรวจสอบอุปกรณ์ของคุณ

สิ่งแรกที่ต้องทำเพื่อหลีกเลี่ยงการสะดุดระหว่างการนำเสนอ Zoom คือการตรวจสอบอุปกรณ์ของคุณ มีการทดสอบหลายอย่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อตรวจสอบว่าเว็บแคมของคุณทำงานหรือไม่ รวมถึงการแก้ไขที่คุณสามารถทำได้หากไมค์ของคุณดูเหมือนจะทำงานไม่ถูกต้อง 

หลังจากที่คุณทดสอบเว็บแคมแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดตำแหน่งให้ผู้คนเห็นใบหน้าของคุณแทนที่จะเห็นแค่หน้าผากหรือไหล่ ในการดำเนินการนั้น ขั้นแรกให้ตัดสินใจว่าคุณจะนำเสนองานแบบยืนหรือนั่ง แล้วจึงปรับระดับกล้องของคุณ 

สิ่งสำคัญอื่น ๆ ที่ควรตรวจสอบ ได้แก่ แบตเตอรี่แล็ปท็อปของคุณ เสียบปลั๊กหากคุณไม่แน่ใจว่าแบตเตอรี่จะใช้ได้ตลอดงานนำเสนอของคุณ ตรวจสอบการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณด้วย วิดีโอหรือเสียงที่ล้าหลังจะทำให้ผู้เข้าร่วมมีสมาธิได้ยากขึ้น 

แต่งตัวเพื่อสร้างความประทับใจ

เมื่อคุณทำด้านเทคนิคเสร็จแล้ว ให้พิจารณาตัวเองและสภาพแวดล้อมของคุณอย่างมีวิจารณญาณ หากคุณวางแผนที่จะเปิดวิดีโอ คุณควรเปลี่ยนชุด PJ ออกแม้ว่าคุณจะอยู่ที่บ้านก็ตาม การแต่งตัวจะช่วยให้คุณรู้สึกมั่นใจมากขึ้นและให้แรงบันดาลใจที่ถูกต้องแก่คุณ 

หากคุณไม่พอใจกับสิ่งรอบตัว คุณสามารถใช้คุณสมบัติพื้นหลังเสมือนจริงที่ยอดเยี่ยมของ Zoom ได้ตลอดเวลา และตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งใดที่อยู่ข้างหลังหรือรอบๆ ตัวคุณที่สามารถเบี่ยงเบนความสนใจของผู้เข้าร่วมจากงานนำเสนอ Zoom ของคุณได้ 

ซ้อมการนำเสนอของคุณล่วงหน้า

แม้ว่าคุณจะเป็นผู้พูดในที่สาธารณะที่มีความมั่นใจ ก็ไม่เสียหายที่จะซักซ้อมช่วงเวลาสำคัญของการนำเสนอ เป็นไปไม่ได้ที่จะคาดเดาทุกปัญหาที่อาจเกิดขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการนำเสนอแบบ Zoom ดังนั้นจึงอาจเป็นเรื่องยากที่จะด้นสดทันทีหากคุณไม่ได้ซ้อมทั้งหมดล่วงหน้า 

ความคิดที่ดีคือการนำเสนอตัวอย่างที่บ้านกับสมาชิกในครอบครัวหรือกับเพื่อนทางอินเทอร์เน็ต จะช่วยให้คุณทราบสิ่งที่คาดหวังจากการประชุมในอนาคต และความท้าทายประเภทใดที่คุณต้องเอาชนะก่อนที่จะนำเสนอ 

ปิดการแจ้งเตือนการเข้าประชุม

วิธีหนึ่งในการลดสิ่งรบกวนระหว่างการประชุม Zoom คือการปิดใช้งานการแจ้งเตือนการเข้าร่วมสำหรับผู้เข้าร่วม ไม่ใช่ทุกคนที่จะมาตรงเวลา และขึ้นอยู่กับขนาดของทีมของคุณ การได้ยินเสียงกริ่งและเห็นการแจ้งเตือนสำหรับรายการใหม่ทุกรายการที่ปรากฏขึ้นอาจไม่เพียงรบกวนกระบวนการนำเสนอของคุณ แต่ยังทำให้คุณรำคาญอีกด้วย 

หากต้องการปิดใช้งานการแจ้งเตือนเหล่านี้ ให้ไปที่การตั้ง ค่าบัญชี Zoom > การประชุม > ในการประชุมแล้วสลับการแจ้งเตือนเสียงเมื่อมีคนเข้าร่วมหรือออกจากการตั้งค่า 

ขอให้มีคนตรวจสอบห้องรอ

Zoom มีห้องรอซึ่งผู้เข้าร่วมทุกคนมารวมตัวกันก่อนเข้าประชุม เป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการหลีกเลี่ยงคนที่สุ่มเข้าร่วมและทำลายงานนำเสนอของคุณ ข้อเสียของระบบนี้คือคุณต้องอนุมัติทุกคำขอจากห้องรอด้วยตนเอง หากมีคนมาสายหรือพยายามเข้าร่วมการประชุมอีกครั้งหลังจากที่เริ่มไปแล้ว คุณอาจไม่สังเกตเห็นการแจ้งเตือนและปล่อยให้บุคคลนั้นติดอยู่ในขอบเขตการซูมส่วนบุคคล 

เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณสามารถขอให้เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งดูหน้าต่างผู้เข้าร่วมเพื่ออนุญาตให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นเข้ามาจากห้องรอได้ 

เรียนรู้ทางลัดการซูมที่จำเป็น

การเรียนรู้ทางลัดที่มีประโยชน์ที่สุดใน Zoom สามารถช่วยให้คุณนำเสนองานได้ดีและกลายเป็นพิธีกรมืออาชีพ นอกจากนี้ บางส่วนยังช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาที่ไม่คาดคิดได้อย่างรวดเร็วและประหยัดเวลาระหว่างการนำเสนอของคุณ ต่อไปนี้คือทางลัดการซูมที่จำเป็นที่สุดบางส่วนที่คุณต้องรู้

• Alt + M (สำหรับ Windows) หรือCmd + Ctrl + M (สำหรับ Mac) 

ทางลัดนี้จะปิดเสียงทุกคนพร้อมกัน ยกเว้นโฮสต์ (คุณ) 

• Alt + M (สำหรับ Windows) หรือCmd + Ctrl + U (สำหรับ Mac)

การดำเนินการนี้จะเปิดเสียงทุกคนสำหรับทุกคนยกเว้นโฮสต์ 

• Alt + Shift + T (สำหรับ Windows) หรือCmd + T (สำหรับ Mac)

ทางลัดที่มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการจับภาพหน้าจอของการประชุม Zoom

• พื้นที่ (ส��หรับ Windows, Mac)

หากคุณอยู่ในโหมดปิดเสียงและต้องการตอบคำถามอย่างรวดเร็วแล้วกลับไปปิดเสียง ให้เว้นวรรคขณะพูดเพื่อเปิดเสียงตัวเองชั่วคราว 

คุณสามารถเรียนรู้ส่วนที่เหลือของแป้นพิมพ์ลัด Zoom ที่มีประโยชน์ได้ในการตั้งค่าของแอป เปิดแอป Zoom บนเดสก์ท็อป ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ แล้วไปที่การตั้งค่า เลือกแป้นพิมพ์ลัดเพื่อดูรายการทางลัดทั้งหมด 

ขอให้ผู้เข้าร่วมปิดเสียงของพวกเขา

การขอให้ผู้อื่นปิดเสียงไมโครโฟนในระหว่างการนำเสนอ Zoom ของคุณอาจดูเหมือนเป็นเคล็ดลับที่ชัดเจน อย่างไรก็ตาม หากคุณมีคนที่ไม่คุ้นเคยกับการนำเสนอออนไลน์รูปแบบนี้ในทีมของคุณ เราขอแนะนำให้คุณระบุประเด็นนี้ก่อนที่คุณจะเริ่มนำเสนอ 

คุณสามารถช่วยพวกเขาได้โดยชี้ให้เห็นวิธีการทำสิ่งนี้ใน Zoom 

คุณสามารถปิดเสียงโดยใช้ทางลัดAlt + A (สำหรับ Windows) หรือCmd + Shift + A (สำหรับ Mac) หรือผ่าน การตั้งค่าของแอป Zoom โดยทำตามเส้นทางการตั้งค่า > เสียง > ปิด เสียง  ไมโครโฟนของฉันเมื่อเข้าร่วมการประชุม

หยุดการนำเสนอชั่วคราวเพื่อตอบคำถาม

ไม่ว่าคุณคิดว่างานนำเสนอของคุณมีรายละเอียดมากเพียงใด ผู้ชมของคุณอาจมีคำถามหรือข้อสังเกตที่พวกเขาต้องการแบ่งปันกับทีม การหยุดการนำเสนอของคุณบ่อยๆ จะช่วยชี้แจงว่าข้อมูลนั้นชัดเจนสำหรับทุกคนหรือไม่ และเพื่อนร่วมงานของคุณมีอะไรจะเพิ่มเติมหรือไม่ 

บันทึกบันทึกการแชทเพื่อติดตามผล

สิ่งสำคัญคือต้องจดบันทึกในระหว่างการนำเสนอ แม้ว่าคุณจะเป็นผู้นำเสนอก็ตาม คำถามและข้อสังเกตสำคัญที่ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณถามตลอดการประชุมอาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการติดตามผลในอนาคต โชคดีที่ Zoom สามารถทำเพื่อคุณได้ด้วยคุณสมบัติที่ให้คุณบันทึกบันทึกการแชทของคุณ 

การซูมจะไม่บันทึกประวัติการแชทของคุณโดยอัตโนมัติ คุณต้องเปิดใช้ฟังก์ชันนี้ล่วงหน้า 

โดยไปที่ การตั้ง ค่า บัญชีZoom ของคุณแล้วไปตามเส้นทางการประชุม > ในการประชุม (พื้นฐาน) > การบันทึกแชทอัตโนมัติ วิธีนี้จะบันทึกข้อความทั้งหมดในการแชทโดยอัตโนมัติ แม้แต่ข้อความที่ส่งแบบส่วนตัวระหว่างผู้เข้าร่วม 

บันทึกการนำเสนอซูมของคุณ

เคล็ดลับสุดท้ายคือการบันทึกงานนำเสนอ Zoom ของคุณ มีประโยชน์มากกว่าหนึ่งระดับ คุณสามารถส่งการบันทึกไปยังบุคคลที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ รวมถึงผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องการดูรายละเอียดเพิ่มเติมในบางส่วน คุณยังสามารถใช้การบันทึกเพื่อวิเคราะห์ทักษะการนำเสนอและพัฒนาทักษะของคุณในฐานะวิทยากรในที่สาธารณะ 

หากคุณกังวลว่าจะลืมบันทึกการประชุม คุณสามารถไปที่การตั้งค่า การซูม > การบันทึกและเปิดใช้งานการบันทึกการประชุมผ่านซูมโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มต้น 

ถึงเวลาพัฒนาทักษะการนำเสนอแบบซูมของคุณ 

การจัดประชุมงานใหญ่ในแอพเช่น Zoom คือความเป็นจริงใหม่ ชอบไม่ชอบก็ต้องปรับตัว ข่าวดีก็คือ Zoom ค่อนข้างใช้งานง่ายและใช้งานง่าย ตราบใดที่คุณทำการทดสอบและตรวจสอบทั้งหมดล่วงหน้างานนำเสนอของคุณจะดำเนินไปอย่างราบรื่นอย่างแน่นอน 

คุณเคยจัดการประชุมใหญ่ใน Zoom หรือไม่? เคล็ดลับอะไรบ้างที่คุณต้องการแบ่งปันกับคนที่กำลังจะจัดงานนำเสนอใน Zoom เป็นครั้งแรก แบ่งปันความรู้เรื่อง Zoom ของคุณกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง