6 วิธีในการส่งออกประวัติการแชทของ Microsoft Teams

Microsoft Teams ได้กลายเป็นส่วนสำคัญในการสื่อสารในที่ทำงานยุคใหม่ โดยอำนวยความสะดวกในการแบ่งปันข้อมูลและการทำงานร่วมกัน แม้จะมีฟีเจอร์การแชทและการทำงานร่วมกันที่มีประสิทธิภาพของ MS Teams แต่คุณอาจต้องส่งออกหรือดาวน์โหลดการสนทนาแชทของคุณด้วยเหตุผลหลายประการ บทความนี้จะสำรวจวิธีการยอดนิยมในการส่งออกประวัติการแชทของ Microsoft Teams

ก่อนที่จะเจาะลึกโซลูชัน มาทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ของการดาวน์โหลดหรือส่งออกประวัติการแชทของ Teams ก่อน การบันทึกประวัติการแชทของทีมอาจมีประโยชน์ด้วยเหตุผลหลายประการ รวมถึงการเก็บรักษาข้อมูล การเก็บบันทึกการสื่อสาร การถ่ายโอนความรู้ การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและการปฏิบัติตามข้อกำหนด เป็นต้น

ด้วยความเข้าใจนี้ เราจะมาอ่านบทความต่อเพื่อสำรวจวิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุงานนี้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. คัดลอกข้อความและบันทึกเป็นไฟล์ข้อความ 

นี่เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการบันทึกประวัติการแชทใน Microsoft Teams สิ่งที่คุณต้องทำคือคลิกและลากเคอร์เซอร์เพื่อคัดลอกข้อความที่คุณต้องการและวางลงในไฟล์ข้อความ ทำตามขั้น���อนด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 1 : กดปุ่ม Windows บนแป้นพิมพ์ พิมพ์  Microsoft Teamsแล้วคลิก Open

หมายเหตุ : บน Mac ให้กด 'Command+Space' บนแป้นพิมพ์ พิมพ์  Teamsแล้วกดปุ่ม Return

ขั้นตอนที่ 2 : เมื่อเปิดตัวแล้ว ให้ไปที่ส่วนแชทหรือทีมจากมุมซ้ายบนของหน้าต่าง Teams

ขั้นตอนที่ 3: เลือกและเปิดการแชทที่คุณต้องการบันทึก อาจเป็นการสนทนาส่วนตัว การสนทนากลุ่ม หรือการแชทใน Teams

ขั้นตอนที่ 4 : เมื่อเปิดแชทแล้ว ให้เลือกส่วนของแชทที่คุณต้องการบันทึกโดยการลากเมาส์ตั้งแต่เริ่มต้นแชทไปจนถึงจุดสิ้นสุด

ขั้นตอนที่ 5 : เมื่อเลือกแล้ว คลิกขวาแล้วเลือกคัดลอก หรือกด 'Ctrl + C' เพื่อคัดลอกข้อความที่เลือกไปยังคลิปบอร์ดของคุณ 

หมายเหตุ : กด 'Command + C' บน Mac เพื่อคัดลอกข้อความที่เลือก

ขั้นตอนที่ 6 : ตอนนี้ไปที่เดสก์ท็อปของคุณ คลิกขวาบนพื้นที่ว่าง เลือก ใหม่ และเลือก เอกสารข้อความ

หมายเหตุ : หากคุณใช้ Mac ให้พิมพ์Text Editorจากการค้นหา Spotlight โดยกด 'Command+Space' บนแป้นพิมพ์

ขั้นตอนที่ 7 : คลิกเปิดเอกสารข้อความ

ขั้นตอนที่ 8 : เมื่ออยู่ในเอกสารข้อความ ให้กด 'Ctrl+V' และข้อความแชทของคุณจะถูกคัดลอก

ขั้นตอนที่ 9 : กด Ctrl + S เพื่อบันทึกเอกสาร จากนั้น คุณสามารถย้ายเอกสารไปทุกที่ที่คุณต้องการหรือแชร์กับผู้อื่นทางอีเมลหรือ WhatsApp

แค่นั้นแหละ. คุณได้บันทึกการแชทของ Teams เป็นเอกสารแล้ว หากวิธีนี้ยาวเกินกว่าที่คุณจะทำตามได้ ให้ไปยังวิธีถัดไป

2. ถ่ายภาพหน้าจอ

นี่เป็นหนึ่งในวิธีที่ง่ายและใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุด ไม่เฉพาะเจาะจงกับ MS Teams แต่เป็นแพลตฟอร์มโซเชียลหรือการสื่อสารใดๆ เรามีบทความเกี่ยวกับการจับภาพหน้าจอบนแพลตฟอร์มใดๆ อยู่แล้ว ด้านล่างคือบางส่วนของพวกเขา

• วิธีง่ายๆ ในการถ่ายภาพหน้าจอใน Windows 11
• จะหาภาพหน้าจอได้ที่ไหนใน Windows 11 และ 10
• เครื่องมือจับภาพหน้าจอฟรีที่ดีที่สุดสำหรับ Windows และ Mac
• วิธีที่ดีที่สุดในการจับภาพหน้าจอบน Android

หากต้องการก้าวไปอีกขั้น โปรดอ่านบทความต่อไปนี้ ขึ้นอยู่กับเบราว์เซอร์ของคุณ เกี่ยวกับวิธีจับภาพหน้าจอการสนทนาแชทของคุณแบบเต็มหน้า ตรวจสอบด้านล่าง;

• วิธีถ่ายภาพหน้าจอแบบเต็มหน้าบน Microsoft Edge
• วิธีถ่ายภาพหน้าจอแบบเต็มหน้าบน Google Chrome 

หากคุณไม่ต้องการใช้ภาพหน้าจอแต่ต้องการให้เป็นรูปแบบเอกสาร ให้ดูวิธีถัดไป

3. บันทึกเป็น PDF โดยใช้ตัวเลือกการพิมพ์ 

วิธีนี้ต้องการให้คุณใช้หรือเข้าถึง Microsoft Teams จากเบราว์เซอร์ (Google Chrome, Microsoft Edge หรือ Firefox) ทำตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อพิมพ์การแชทใน Teams อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ขั้นตอนที่ 1 : เปิดเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac ของคุณ ไปที่เว็บไซต์ Microsoft Teams และเข้าสู่ระบบด้วยข้อมูลประจำตัวบัญชีของคุณ

หมายเหตุ : หากระบบถาม ให้คลิกตัวเลือก 'ใช้เว็บแอปแทน' เพื่อเข้าถึง Teams บนเว็บเบราว์เซอร์ต่อไป

ไปที่ทีม Microsoft

ขั้นตอนที่ 2 : ตอนนี้ไปที่ส่วนแชทหรือแชททีมจากมุมซ้ายบนของหน้าต่างทีม คลิกที่ไอคอนจุดแนวตั้งสามจุดที่มุมขวาบน

ขั้นตอนที่ 3 : จากเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือกพิมพ์

ขั้นตอนที่ 4 : ในหน้าต่างพิมพ์ คลิกที่รายการแบบเลื่อนลงปลายทาง เลือก 'บันทึกเป็น PDF' แล้วคลิกบันทึก 

แค่นั้นแหละ. แชทที่เลือกจะถูกบันทึกเป็นไฟล์ PDF ซึ่งสามารถแชร์ผ่านอีเมลได้ หากคุณไม่ต้องการใช้เบราว์เซอร์ แต่ต้องการขั้นตอนที่รวดเร็วในการแบ่งปันการแชทกับผู้อื่นทางอีเมล ให้ดูวิธีการถัดไป 

4. แชร์ไปที่ Outlook 

วิธีนี้เป็นวิธีที่สะดวกที่สุดหากคุณต้องการส่งออกแชทใน Teams ไปยังอีเมล อย่างไรก็ตาม มันมีข้อเสียเปรียบหลักประการหนึ่งคือ คุณสามารถแชร์ได้ครั้งละหนึ่งข้อความเท่านั้น หากเป็นเพียงข้อความเดียวที่คุณต้องการแบ่งปัน ให้ทำตามคำแนะนำด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 1 : เปิด Microsoft Teams และไปที่ส่วน Chat หรือ Teams จากมุมซ้ายบนของหน้าต่าง Teams

ขั้นตอนที่ 2 : เลือกข้อความที่คุณต้องการแชร์ คลิกขวา และเลือก 'แชร์ไปยัง Outlook'

ในโมดอลป๊อปอัป ข้อความจะถูกเติม ซึ่งคุณสามารถแชร์ผ่าน Outlook ได้อย่างง่ายดาย วิธีนี้จะไม่ทำงานหากคุณมีหลายข้อความที่จะแชร์ ลองดูวิธีถัดไปหากคุณมีหลายข้อความที่จะแชร์

5. ใช้ส่วนขยาย Teams Chat Extractor

ต่างจากส่วนขยายระดับปฏิบัติการอื่นๆ ที่มีใน Chrome เว็บสโตร์ตรงที่มีส่วนขยายมากมาย ในความเป็นจริงมีเพียงส่วนขยายเดียวที่เรียกว่า 'Microsoft Teams Chat Extractor' ที่พร้อมใช้งานเพื่อแยกการแชทหรือการสนทนาจาก Microsoft Teams อย่างไรก็ตาม ในระหว่างการทดสอบ ส่วนขยายใช้งานไม่ได้ หากได้ผลสำหรับคุณ ด้านล่างนี้คือขั้นตอนต่างๆ

ด้านล่างนี้คือบทความบางส่วนที่คุณอาจต้องตรวจสอบก่อนที่จะดำเนินการตามขั้นตอนด้านล่าง

• วิธีการติดตั้งส่วนขยาย Chrome
• วิธีปักหมุดส่วนขยายบนแถบเครื่องมือ Chrome

ขั้นตอนที่ 1 : ขั้นแรก ดาวน์โหลดและเพิ่มส่วนขยายลงในเบราว์เซอร์ Chrome ของคุณ

ดาวน์โหลด Teams Chat Extractor

ขั้นตอนที่ 2 : เมื่อดาวน์โหลดแล้ว ให้คลิกที่ไอคอนส่วนขยายของ Chrome และปักหมุดส่วนขยาย Teams Chat Extractor เพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย

ขั้นตอนที่ 3 : ไปที่การแชทของทีมที่คุณต้องการส่งออก

ขั้นตอนที่ 4 : เลื่อนขึ้นไปที่ข้อความแรกเพื่อโหลดการสนทนาทั้งหมด และคลิกที่ไอคอน Microsoft Teams Chat Extrator

ขั้นตอนที่ 4 : คัดลอกและวางข้อความลงในเอกสาร Microsoft Word หรือ Text เมื่อแยกการสนทนาทั้งหมดพร้อมการประทับวันที่และเวลา

ไปแล้ว. คุณได้แยกข้อความทั้งหมดของการสนทนา Microsoft Teams แล้ว อย่างไรก็ตาม คุณควรรู้ว่ารูปภาพและ GIF จะไม่ถูกจับภาพ เฉพาะข้อความเท่านั้นที่จะถูกคัดลอก

วิธีถัดไปและวิธีสุดท้ายสำหรับผู้ที่ไม่ต้องการใช้ส่วนขยายและต้องการส่งออกแชทอย่างเป็นทางการ

6. ส่งออกการแชท 

จากวิธีการทั้งหมดที่กล่าวถึงในบทความ นี่เป็นวิธีอย่างเป็นทางการในการดาวน์โหลดการสนทนาแชท ดังนั้นโดยไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป ให้ทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงด้านล่างนี้

ขั้นตอนที่ 1 : ไปที่หน้าส่งออกข้อมูล Teams จากเบราว์เซอร์ที่คุณต้องการบนคอมพิวเตอร์ Windows หรือ Mac

หมายเหตุ : คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft ของคุณ

ขั้นตอนที่ 2 : ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากประวัติการแชทและสื่อ เลือกส่งคำขอ

ขั้นตอนที่ 3 : ในป๊อปอัป คลิกดำเนินการต่อ

Microsoft จะระบุคำขอที่รอดำเนินการของคุณ

ให้เวลาสักครู่แล้วตรวจสอบหน้านี้อีกครั้ง คุณควรเห็นตัวเลือกเพื่อให้สามารถส่งออกข้อมูลการแชทของทีมได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณมีข้อสงสัยใดๆ โปรดดูส่วนคำถามที่พบบ่อยด้านล่าง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการส่งออกประวัติการแชทของ Microsoft Teams

1. ประวัติการแชทใน Teams ได้รับการสำรองข้อมูลหรือไม่

ใช่ โดยทั่วไปประวัติการสนทนาของ Microsoft Teams จะถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์และได้รับการสำรองข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูล Microsoft 365 อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้แต่ละรายยังสามารถส่งออกและบันทึกประวัติการแชทในเครื่องได้

2. มีการจำกัดจำนวนประวัติการแชทที่ฉันสามารถส่งออกได้หรือไม่?

Microsoft Teams อาจมีข้อจำกัดบางประการเกี่ยวกับจำนวนประวัติการแชทที่สามารถส่งออกพร้อมกันได้ คุณอาจต้องทำการส่งออกหลายครั้งหากคุณมีประวัติการแชทที่กว้างขวาง

3. การส่งออกประวัติการแชทจะลบออกจาก Microsoft Teams หรือไม่

ไม่ การส่งออกประวัติการแชทไม่ได้ลบออกจาก Microsoft Teams มันเพียงสร้างสำเนาของประวัติการแชทในรูปแบบที่ดาวน์โหลดได้

4. ฉันสามารถส่งออกประวัติการแชทได้บ่อยแค่ไหน?

อาจไม่มีการจำกัดความถี่ในการส่งออกประวัติการแชท แต่โดยทั่วไปจะดำเนินการตามที่จำเป็นสำหรับการสำรองข้อมูล การอ้างอิง หรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เก็บสำเนาของการแชทในทีม

เราได้สำรวจว่าทำไมคุณอาจต้องการดาวน์โหลดหรือส่งออกประวัติการแชทของ Microsoft Teams และให้วิธีการที่ดีที่สุดในการทำงานนี้ให้สำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ ประวัติการแชทของคุณเป็นทรัพยากรอันมีค่าที่คุณสามารถรักษาและเข้าถึงได้ด้วยวิธีการที่ถูกต้องเมื่อจำเป็น