Inbox Zero: ทุกสิ่งที่คุณต้องรู้

กล่องจดหมายอีเมล—สิ่งแรกที่คุณนึกถึงหลังจากได้ยินคำนี้คืออะไร พวกคุณบางคนคงเริ่มนึกภาพกล่องขาเข้าที่เต็มไปด้วยอีเมลส่งเสริมการขายนับพันฉบับที่อยู่เหนือหน้าจอใช่ไหม ครั้งสุดท้ายที่คุณพยายามล้างกล่องจดหมายของคุณคือเมื่อไหร่? มีข้อความอีเมลจำนวนมากอยู่ในกล่องจดหมายของเราเป็นเวลาหลายปี และน่าเศร้าที่เราไม่ได้ทำอะไรกับมันจริงๆ

เมื่อพูดถึงการจัดการอีเมล Inbox Zero เป็นแนวทางใหม่ที่มุ่งเป้าไปที่การทำให้กล่องจดหมายของคุณว่างเปล่า และโดยเปล่าประโยชน์ เราไม่ได้หมายความว่ามีจำนวนอีเมลเป็นศูนย์อย่างแน่นอน อันที่จริง Inbox Zero เป็นกลยุทธ์ที่เข้มงวดมากกว่าที่จะจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ฟังดูน่าสนใจใช่ไหม สงสัยว่า Inbox Zero คืออะไร และจะบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร ไม่ต้องกังวล! คุณมาถูกที่แล้ว ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึง Inbox Zero และทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับคำนี้

ที่มาของภาพ: Help Scout

มาเริ่มกันเลย.

Inbox Zero คืออะไร?

แนวคิดของ Inbox Zero ถูกนำมาใช้ในปี 2549 โดยผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตที่มีชื่อเสียงที่รู้จักในชื่อ Merlin Mann เมื่อพูดถึงการทำความเข้าใจแนวทางของ Inbox Zero ก่อนอื่นต้องเข้าใจว่า Zero ในคำว่า "Inbox Zero" ไม่ได้หมายถึงการมีกล่องขาเข้าที่ว่างเปล่า

เนื่องจากอีเมลกลายเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ทรงพลังที่สุดรูปแบบหนึ่งในช่วงเวลาหนึ่ง จึงเป็นที่มาเพียงแหล่งเดียวที่เชื่อถือได้และเชื่อถือได้ว่ามีคนพยายามติดต่อคุณอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าที่ทำงานหรือนักการตลาดเพื่อส่งเสริมการขาย เกือบทุกคนที่อยู่รอบๆ กำลังกำหนดเป้าหมายกล่องจดหมายอีเมลของคุณด้วยข้อความของพวกเขา ลองนึกภาพว่ามันน่ากลัวแค่ไหนเมื่อเราเปิดกล่องจดหมายอีเมลของเราหลังจากช่วงวันหยุดพักร้อน? ข้อความอีเมลต่อเนื่องที่ยังไม่ได้อ่านจำนวนมากกำลังเบียดเสียดกล่องจดหมายของเราที่จ้องมองผ่านเราและรอให้เราตอบกลับ และเมื่อเวลาผ่านไป จำนวนอีเมลที่ได้รับก็เพิ่มขึ้นเท่านั้น ซึ่งทำให้กล่องจดหมายอีเมลของเรายุ่งเหยิงยิ่งขึ้นไปอีก

ที่มาของรูปภาพ: Kinkread Tech

แล้ว Inbox Zero คืออะไรกันแน่? หากเราพยายามทำความเข้าใจในแง่ง่ายๆ Inbox Zero เป็นกลยุทธ์การจัดการอีเมลที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อจัดระเบียบกล่องจดหมายของเรา วัตถุประสงค์สูงสุดของการมี Inbox Zero คือเมื่อคุณไม่มีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายของคุณ และอีเมลทั้งหมดได้รับการตอบกลับ อ่าน ติดป้ายกำกับหรือดำเนินการใดๆ ที่จำเป็นอย่างถูกต้อง ควรทำอย่างมีประสิทธิภาพ

ดูสิ่งนี้ด้วย:-

วิธีจัดการไฟล์ PST ใน Microsoft Outlook Microsoft Outlook เป็นสื่อที่ดีมากในการซิงค์บัญชีอีเมลทั้งหมดของคุณในที่เดียว มันเก็บข้อมูลทั้งหมด...

Inbox Zero สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเราได้อย่างไร

ลองนึกภาพว่าคุณกำลังมีวันที่วุ่นวายในที่ทำงานเมื่อคุณมีงานที่ค้างอยู่มากมายที่ต้องทำในระหว่างวัน และทันทีที่คุณลงชื่อเข้าใช้บัญชีอีเมล คุณจะเห็นอีเมลจำนวนมากรอให้คุณตอบกลับ คุณไม่ต้องการเชอร์รี่อยู่ด้านบนใช่ไหม แม้ว่าคุณจะพยายามทำงานอื่นๆ ให้สำเร็จ อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านเหล่านั้นก็ยังคอยกวนใจคุณอยู่เสมอ

การปฏิบัติตามแนวทาง Inbox Zero เป็นสิ่งที่ควรทำเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ ถ้าคุณไม่ต้องการให้ประสิทธิภาพการทำงานของคุณลดลง คุณควรนำกลยุทธ์ Inbox Zero มาใช้ ใช้เวลาเล็กน้อยจากตารางงานที่ยุ่งๆ ของคุณและดำเนินการที่จำเป็นเพื่อกำจัดข้อความอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดออกจากกล่องจดหมายของคุณ ต่อไปนี้คือการดำเนินการทางอีเมลที่สำคัญบางประการที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของกลยุทธ์ Inbox Zero

กลยุทธ์กล่องจดหมายเป็นศูนย์

ที่มาของภาพ: Tech Soup Canada

• ลบ: อีเมลเกี่ยวข้องกับคุณหรือไม่ ไม่แม้แต่ซิลช์! แล้วคุณจะรออะไร แตะปุ่มลบแล้วส่งอีเมลไปที่ถังขยะทันที
• ผู้รับมอบสิทธิ์: อีเมลนั้นเกี่ยวข้องกับคุณหรือไม่ ถ้าใช่ก็ตอบกลับไป และหากต้องการให้ผู้อื่นทราบ ให้มอบหมายอีเมลทันทีโดยส่งไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง
• ที่เก็บถาวร: มีอีเมลบางฉบับที่ไม่ต้องการให้คุณดำเนินการในทันที แต่มีข้อความสำคัญ ในการจัดการกับอีเมลดังกล่าว การดำเนินการที่ดีที่สุดคือ "เก็บถาวร" เพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ในอนาคตเมื่อใดก็ได้ที่คุณต้องการ
• ตอบกลับ: แม้ว่าคุณจะมีเวลาไม่เพียงพอ และหากอีเมลต้องการการดูแลอย่างเร่งด่วน อย่ารอช้าที่จะตอบกลับ คุณใช้เวลาเพียงสองนาทีในการร่างคำตอบใช่ไหม เหตุใดจึงต้องรอทั้งวันเพื่อทำเช่นนั้นและประสบกับประสิทธิภาพการทำงานของคุณ? ทำทันที!

บทสรุป

ไม่ว่าคุณจะใช้กลยุทธ์ Inbox-Zero ที่กล่าวถึงข้างต้นแบบใด ก็จะช่วยให้คุณสบายใจได้อย่างแน่นอน การจัดการกับอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ เนื่องจากคุณไม่ต้องกังวลกับอะไรในแต่ละวัน เราหวังว่าโพสต์นี้จะขจัดข้อสงสัยทั้งหมดของคุณเกี่ยวกับ Inbox Zero และเราจะจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณได้อย่างไร คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับกลยุทธ์การจัดการอีเมลนี้ อย่าลังเลที่จะแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกและข้อเสนอแนะของคุณในช่องแสดงความคิดเห็นด้านล่าง