Zoom Breakout Rooms: สิ่งที่คุณต้องรู้

การถูกบังคับให้ปฏิบัติตามsocial distancingสถานที่ทำงาน สถาบัน และแม้แต่การแฮงเอาท์ทางสังคม ได้หันไปใช้การประชุมทางวิดีโอเพื่อติดต่อกับชีวิตปกติของพวกเขา และแอพอย่าง Zoom ก็ช่วยชีวิตได้ไม่ยาก

Zoom หนึ่งในแพลตฟอร์มการประชุมทางไกลชั้นนำของโลก มีผู้ใช้เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ นับตั้งแต่เกิดการระบาดของ COVID-19 บริษัทซอฟต์แวร์ในสหรัฐฯ แห่งนี้ได้เพิ่มฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยและยูทิลิตี้ของ Zoom ในช่วงสองสามเดือนที่ผ่านมา โดยหวังว่าจะทำให้แพลตฟอร์มนี้มีความเอื้อเฟื้อเผื่อแผ่มากที่สุด จากที่ง่ายต่อการใช้อินเตอร์เฟซหลักในการละครของคุณสมบัติการผลิตรวมทั้งภูมิหลังที่กำหนดเองมีเหตุผลมากมายที่จะสลับไปซูม และวันนี้ เราจะพูดถึงคุณลักษณะหนึ่งที่ทำให้แอปพลิเคชันแตกต่างออกไป

ที่เกี่ยวข้อง: เกมที่ดีที่สุดที่จะเล่นผ่าน Zoom

สารบัญ

• Zoom Breakout Rooms คืออะไร?
• ห้อง Zoom Breakout ให้บริการฟรีหรือไม่
• จะสร้างห้องฝ่าวงล้อมได้อย่างไร?
  • สร้างห้อง Zoom Breakout ขณะอยู่ในการประชุม
  • กำหนดห้องกลุ่มย่อยล่วงหน้าผ่านเว็บพอร์ทัล
• ข้อจำกัดของ Zoom Breakout Rooms
• แล้วการบันทึกล่ะ?
• กฎของห้องกลุ่มย่อยที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
  • การแก้ไขห้องกลุ่มย่อยที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
• ห้องแยกจากมุมมองของผู้เข้าร่วม
• วิธีการปิดห้องฝ่าวงล้อม?

Zoom Breakout Rooms คืออะไร?

Zoom Breakout Rooms อนุญาตให้โฮสต์แบ่งกลุ่มการประชุมหลักออกเป็นหลายกลุ่มย่อย ไม่ว่าจะเป็นเซสชั่นระดมความคิดหรือกิจกรรมของทีมเสมือนจริง ทางเลือกในการแบ่งการประชุมออกเป็น50 เซสชันแยกกันนั้นมีประโยชน์อย่างปฏิเสธไม่ได้ ในฐานะเจ้าภาพ คุณสามารถควบคุมวิธีการมอบหมายผู้เข้าร่วมได้อย่างเต็มที่ ทั้งแบบอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง ในขณะที่มีตัวเลือกในการข้ามจากการประชุมหนึ่งไปยังอีกการประชุมหนึ่ง

• วิธีดูผู้เข้าร่วมทั้งหมดพร้อมกันบน Zoom
• วิธีค้นหารหัสผ่านการประชุม Zoom

ห้อง Zoom Breakout ให้บริการฟรีหรือไม่

ใช่แล้ว. สิ่งที่คุณต้องทำคือลงชื่อสมัครใช้ด้วยZoomลงชื่อเข้าใช้โปรไฟล์ของคุณและเปิดใช้งานตามที่ระบุด้านล่าง

จะสร้างห้องฝ่าวงล้อมได้อย่างไร?

https://www.youtube.com/watch?v=j_O7rDILNCM

ก่อนไปที่รายละเอียดที่เต็มไปด้วยเลือด คุณต้องแน่ใจว่าตัวเลือกในการสร้างห้องกลุ่มย่อยเปิดใช้งานอยู่

ลงชื่อเข้าใช้เว็บพอร์ทัลซูม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าสู่ระบบในฐานะเจ้าของหรือมีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบเพราะคุณต้องแก้ไขการตั้งค่าบัญชี ไปที่หน้าโปรไฟล์ ตอนนี้ คลิก การตั้งค่า > การประชุม > ในการประชุม (ขั้นสูง) [หากคุณมีบัญชีผู้ดูแลระบบ จะอยู่ภายใต้การจัดการบัญชี > การตั้งค่าบัญชี]

ค้นหาตัวเลือกห้องกลุ่มย่อยแล้วคลิกปุ่มสลับเพื่อเปิดใช้งาน

ขณะอยู่ที่นี่ คุณอาจเลือกที่จะเปิดใช้ตัวเลือก "อนุญาตให้โฮสต์กำหนดผู้เข้าร่วมไปยังห้องกลุ่มย่อยเมื่อจัดตารางเวลา"

เมื่อเปิดใช้งานสำเร็จ คุณจะเห็นตัวเลือกห้องกลุ่มย่อย (ปุ่ม) ที่ด้านล่างของแผง ทุกครั้งที่คุณจัดการประชุม

คลิกเพื่อกำหนดผู้เข้าร่วมห้องกลุ่มย่อยก่อนเริ่มการประชุม จากนั้นผู้เข้าร่วมจะถูกส่งไปยังห้องกลุ่มย่อยโดยตรงแทนห้องประชุมหลัก

สร้างห้อง Zoom Breakout ขณะอยู่ในการประชุม

แน่นอน Zoom ยังให้ตัวเลือกแก่คุณในการแบ่งกลุ่มออกเป็นกลุ่มย่อยในขณะที่การประชุมกำลังดำเนินอยู่

คลิกที่ปุ่มห้องกลุ่มย่อยที่แผงด้านล่างเพื่อแสดงตัวเลือกที่มี—เมื่อคุณแชร์หน้าจอ ตัวเลือกห้องกลุ่มย่อยจะย้ายไปใต้เมนูเพิ่มเติม “…” ขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เข้าร่วม คุณจะต้องเลือกจำนวนห้องที่คุณต้องการแยกออกเป็น จากนั้นเลือกว่าคุณต้องการให้ Zoom มอบหมายผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติหรือควบคุมได้มากขึ้นโดยเลือกด้วยตัวเอง หลังจากยืนยันแล้ว ให้คลิกสร้างห้องกลุ่มย่อย

หากคุณได้เลือกที่จะมอบหมายผู้เข้าร่วมด้วยตนเอง ตอนนี้คุณจะต้องทำงานสกปรกด้วยตัวเองเพื่อย้ายเพื่อนร่วมงานออกจากห้องประชุมหลัก คลิกที่ปุ่ม Assign ซึ่งอยู่ติดกับห้องกลุ่มย่อย *หมายเลข* เพื่อตรวจสอบชื่อสมาชิกที่คุณต้องการรวมไว้ หลังจากตรวจสอบซ้ำแล้ว ให้คลิกที่ปุ่มกำหนดอีกครั้ง วางเคอร์เซอร์เหนือชื่อผู้เข้าร่วมเพื่อย้ายไปยังห้องอื่นหรือแลกเปลี่ยนกับสมาชิกคนอื่น เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกเปิดห้องทั้งหมด

หลังจากสร้างห้องแล้ว คุณจะเห็นตัวเลือกเข้าร่วมซึ่งอยู่ติดกับชื่อห้องประชุม คลิกเพื่อเข้าสู่ห้องกลุ่มย่อย

กำหนดห้องกลุ่มย่อยล่วงหน้าผ่านเว็บพอร์ทัล

ฝ่าวงล้อมห้องพักยังสามารถกำหนดผ่านเว็บพอร์ทัล อย่างไรก็ตาม คุณจะมีตัวเลือกในการเชิญผู้ใช้ Zoom ภายในโดยตรง — เฉพาะผู้ใช้ที่อยู่ในบัญชีเดียวกัน — เท่านั้น สำหรับคนอื่น คุณจะต้องนำเข้าไฟล์ CSV

การเชิญผู้ใช้ภายใน

ตรงไปที่เว็บพอร์ทัล Zoomและเข้าสู่ระบบ เปิดใช้งานการเข้าร่วมก่อนโฮสต์ภายใต้การตั้งค่าทั่วไป ถัดไป นำทางไปยังตัวเลือกการประชุมใต้แท็บ การประชุม

จากนั้นตรวจสอบการกำหนดล่วงหน้าของห้องกลุ่มย่อย แล้วคลิกไฮเปอร์ลิงก์สร้างห้อง

แต่ละห้องที่คุณสร้างจะมีกล่องข้อความที่มีป้ายกำกับว่า 'เพิ่มผู้เข้าร่วม' ใส่ชื่อหรืออีเมลของผู้เข้าร่วมและยืนยันโดยการกดปุ่มบันทึก

การเชิญผู้ใช้ภายนอก

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ คุณจะต้องนำเข้าไฟล์ CSV เพื่อเชิญผู้ใช้ Zoom ภายนอก โชคดีที่กระบวนการนี้ไม่น่าเบื่ออย่างที่คุณคิด หลังจากการตรวจสอบฝ่าวงล้อมห้องพักล่วงหน้ากำหนดให้คลิกที่นำเข้าจาก CSV

เติมส่วนกำหนดชื่อห้องล่วงหน้าของไฟล์ CSV โดยใช้ Google ชีตหรือ Microsoft Excel ด้วยชื่อห้องกลุ่มย่อย ในทำนองเดียวกัน กรอกคอลัมน์ที่อยู่อีเมลด้วยที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องของผู้เข้าร่วม คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตได้จาก Zoom เอง

บันทึกไฟล์ CSV และอัปโหลดไปที่ Zoom แพลตฟอร์มจะตรวจสอบภายในเวลาที่กำหนด

ข้อจำกัดของ Zoom Breakout Rooms

Breakout Rooms เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่โดดเด่นของแพลตฟอร์ม อย่างไรก็ตาม มีข้อจำกัดบางประการที่คุณต้องปฏิบัติตาม

• จำนวนผู้เข้าร่วมสูงสุดต่อห้อง (FYI จำเป็นต้องมีส่วนเสริมสำหรับการประชุมขนาดใหญ่สำหรับความจุสูงสุด):
  • 20 ห้องย่อย: ผู้เข้าร่วมสูงสุด 500 คนต่อห้อง
  • 30 ห้องย่อย: ผู้เข้าร่วมสูงสุด 400 คนต่อห้อง
  • 50 ห้องย่อย: ผู้เข้าร่วมสูงสุด 200 คนต่อห้อง
• เวอร์ชันแอปต้องเป็น 4.5.0 ขึ้นไป
• ผู้ใช้ Zoom Mobile App หรืออุปกรณ์ H.323/SIP ไม่สามารถจัดการ Breakout Room
• ผู้ใช้ Chromebook/Chrome OS ไม่สามารถเข้าร่วมหรือจัดการห้องกลุ่มย่อย

แล้วการบันทึกล่ะ?

ตามที่คุณคาดหวัง การบันทึกจะแตกต่างออกไปเล็กน้อยเมื่อใช้งานห้องกลุ่มย่อย

หากเปิดใช้การบันทึกในระบบคลาวด์ ระบบจะบันทึกเฉพาะห้องประชุมหลักเท่านั้น ไม่ใช่ห้องกลุ่มย่อย สิ่งนี้สามารถข้ามได้หากผู้ใช้ — หนึ่งคนจากแต่ละห้องกลุ่มย่อย — เลือกใช้การบันทึกในเครื่อง

กฎของห้องกลุ่มย่อยที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ในส่วนก่อนหน้านี้เราขอให้คุณเปิดใช้งานการเข้าร่วมก่อนที่จะเป็นเจ้าภาพ การเปิดใช้งานตัวเลือกนี้ คุณได้ให้ตัวเลือกแก่ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในการมุ่งหน้าไปยังห้องกลุ่มย่อยที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เนื่องจากพวกเขามาถึงก่อนคุณ

อย่างไรก็ตาม หากผู้เข้าร่วมเข้าร่วมหลังจากคุณ พวกเขาจะไม่ถูกกำหนดโดยอัตโนมัติให้กับห้องที่คุณตัดสินใจก่อนหน้านี้ จากนั้น คุณจะมีตัวเลือกในการวางด้วยตนเองในห้องกลุ่มย่อย หรือเลือกกำหนดการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

หากต้องการทำอย่างหลัง คุณจะต้องคลิกที่สร้างใหม่และกดกู้คืนไปยังห้องที่กำหนดไว้ล่วงหน้า หลังจากคุณจัดเรียงใหม่เสร็จแล้ว ให้คลิกเปิดห้องทั้งหมด

การแก้ไขห้องกลุ่มย่อยที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

หากคุณไม่พึงพอใจกับงานที่มอบหมายให้ผู้เข้าร่วมก่อนหน้านี้ คุณสามารถเลือกจัดเรียงใหม่ก่อนเริ่มการประชุมได้ ต้องการทำเช่นนั้นสัญญาณแรกเข้าเว็บพอร์ทัลซูม จากนั้นไปที่การประชุม และเลือกการประชุมที่คุณต้องการแก้ไข คลิกดูรายละเอียดในส่วนห้องกลุ่มย่อย แก้ไขตามต้องการและบันทึก

ห้องแยกจากมุมมองของผู้เข้าร่วม

ส่วนข้างต้นรองรับโฮสต์ของห้องกลุ่มย่อยเป็นหลัก ตอนนี้ เรากำลังดูห้องกลุ่มย่อยจากมุมมองของผู้เข้าร่วม

หากผู้จัดการประชุมกำหนดให้คุณเข้าร่วมห้องกลุ่มย่อย คุณจะได้รับข้อความแจ้งให้เข้าร่วม คลิกเข้าร่วมห้องกลุ่มย่อยเพื่อไปยังห้องที่กำหนด นอกจากนี้ยังมีตัวเลือกในการเข้าร่วมในภายหลัง

ตามปกติ คุณจะมีตัวเลือกในการใช้ไมโครโฟน แชร์หน้าจอ และเปิดเว็บแคม นอกจากนี้ คุณยังสามารถขอให้โฮสต์ของคุณช่วยเหลือได้ คลิกที่ ขอความช่วยเหลือ จากนั้น เชิญโฮสต์ให้ทำเช่นนั้น สุดท้าย คุณยังสามารถเลือกที่จะออกจากการประชุม — และกลับไปที่ห้องประชุมหลัก — ทุกเมื่อที่คุณต้องการ เพียงคลิกที่ Leave Breakout Room เพื่อออกจากห้อง

วิธีการปิดห้องฝ่าวงล้อม?

ในฐานะเจ้าของที่พัก คุณสามารถเลือกที่จะปิดห้องกลุ่มย่อยได้ทุกเมื่อที่ต้องการ เพียงตรงไปที่หน้าจอ Breakout Rooms และคลิกที่ Close All Rooms ผู้เข้าร่วมจะมีเวลา 1 นาทีในการสรุปการอภิปรายและเข้าห้อง หลังจากปิดห้องแล้ว ผู้เข้าร่วมทั้งหมดจะกลับไปที่หน้าจอหลัก