วิธีจัดเรียงหรือกรองตามสีใน Google ชีต

ในปี 2020 Google ได้เพิ่มคุณสมบัติที่มีประโยชน์ที่สุดอย่างหนึ่งให้กับ Google ชีต นั่นคือ ความสามารถในการจัดเรียงหรือกรองตามสี

นี่คือสิ่งที่ผู้ใช้สามารถทำได้ใน Microsoft Excel มาระยะหนึ่งแล้ว การมีฟีเจอร์นี้ใน Google ชีตหมายความว่าการโยกย้ายชีต Excel ไปยังสเปรดชีตออนไลน์จะง่ายยิ่งขึ้นไปอีก

หากคุณสงสัยว่าเหตุใดคุณจึงอาจต้องการจัดเรียงหรือกรองตามสี ให้พิจารณาสถานการณ์ที่คุณตั้งค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การจัดเรียงด้วยวิธีนี้ช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้ เช่น เรียงลำดับการเตือนหรือการจัดอันดับตามหมวดหมู่หรือลำดับความสำคัญ แทนที่จะอิงตามตัวเลขแต่ละตัว

จัดเรียงตามสีใน Google ชีต

มาดูสเปรดชีตที่มีรายการคะแนนของนักเรียนที่ครอบคลุมช่วงต่างๆ กัน ในสเปรดชีตนี้ เราได้กำหนดค่าการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขเพื่อกำหนดรหัสสีที่เหมาะสมสำหรับแต่ละช่วงเกรด

ด้วยชีตที่จัดรูปแบบในลักษณะนี้หากคุณจัดเรียงตามคอลัมน์ B คุณจะเห็นเกรดที่เรียงจาก A ถึง B แต่คุณจะไม่เห็นอย่างชัดเจนว่าบล็อกของเกรดใดประกอบกันเป็นกลุ่มเกรดตามตัวอักษร

วิธีที่ดีที่สุดในการทำเช่นนี้คือการจัดเรียงตามสี 

เพื่อทำสิ่งนี้:

1. เลือกข้อมูลจากเมนู เลือกมุมมองตัวกรองจากนั้นเลือกสร้างมุมมองตัวกรองใหม่ 

2. หากต้องการจัดเรียงรายการที่มีเกรด "A" ทั้งหมดอยู่ด้านบน คุณสามารถจัดเรียงตามสีเขียว เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนของคอลัมน์ เลือกจัดเรียงตามสีเลือกเติมสีจากนั้นเลือกสีที่คุณต้องการจัดเรียง ในกรณีนี้ให้เลือกสีเขียวอ่อน

3. สีที่คุณเลือกจะถูกจัดกลุ่มและจัดเรียงที่ด้านบนสุดของรายการ

คุณอาจสังเกตเห็นว่าคุณไม่สามารถจัดเรียงตามสีทั้งหมดได้ ซึ่งก็สมเหตุสมผลแล้ว เพราะสีไม่มีลำดับให้จัดเรียง

อย่างไรก็ตาม หากคุณจัดเรียงคอลัมน์ตามตัวเลข สีจะถูกจัดระเบียบตามช่วงตัวเลขด้วย ประเด็นหลักของการจัดเรียงตามสีใน Google ชีตคือการระบุรายการกลุ่มเดียวในรายการขนาดใหญ่อย่างรวดเร็วตามการจัดรูปแบบเซลล์ (ซึ่งโดยปกติจะขึ้นอยู่กับการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข )

กรองตามสีใน Google ชีต

อีกวิธีในการจัดกลุ่มรายการตามสีคือการใช้คุณลักษณะการกรอง ตอนนี้ Google ชีตให้คุณกรองสีอื่นๆ ทั้งหมด ยกเว้นสีที่คุณสนใจ

ในรายการที่ใหญ่ขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับการจัดกลุ่มรายการทั้งหมดที่คุณสนใจ ในขณะที่ลบความยุ่งเหยิงของข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด

ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนของคอลัมน์ เลือกกรองตามสีเลือกเติมสีจากนั้นเลือกสีที่คุณต้องการกรองตาม ในกรณีนี้เป็นสีเขียวอ่อน

เมื่อคุณกรองตามสีหนึ่งแล้ว คุณจะเห็นแถวทั้งหมดที่คอลัมน์ที่คุณกรองมีสีที่คุณเลือกแสดงอยู่ แถวอื่นๆ ทั้งหมดที่มีสีอื่นจะถูกกรองออกจากมุมมอง

นี่เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการมุ่งเน้นไปที่กลุ่มข้อมูล ลบสิ่งอื่นๆ ที่อาจขัดขวางการวิเคราะห์ของคุณ

การจัดเรียงหรือกรองตามสีใน Google ชีตเป็นวิธีที่ละเอียดน้อยกว่าการจัดเรียงตามตัวเลขเพียงอย่างเดียว แต่บางครั้งการแสดงภาพข้อมูลในหมวดหมู่หรือกลุ่มแบบนี้ก็มีประโยชน์มากกว่า

จัดเรียงตามสีข้อความใน Google ชีต

ในลักษณะเดียวกับที่คุณสามารถ จัดเรียงหรือกรองสีของเซลล์ใน Google ชีต คุณสามารถทำเช่นเดียวกันโดยอิงจากสีข้อความ สิ่งนี้มีประโยชน์ด้วยเหตุผลทั้งหมดข้างต้น แต่คุณได้สร้างการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขสำหรับสีข้อความแทนที่จะเป็นสีของเซลล์

ในการจัดเรียงตามสีข้อความ:

1. เลือกข้อมูลจากเมนู เลือกมุมมองตัวกรองจากนั้นเลือกสร้างมุมมองตัวกรองใหม่ 

2. หากต้องการจัดเรียงรายการที่มีเกรด "A" ทั้งหมดอยู่ด้านบน คุณสามารถจัดเรียงตามข้อความสีเขียว เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนสุดของคอลัมน์ เลือกจัดเรียงตามสีเลือกสีข้อความจากนั้นเลือกสีที่คุณต้องการจัดเรียง ในกรณีนี้คือสีเขียวเข้ม

3. สีที่คุณเลือกจะถูกจัดกลุ่มและจัดเรียงที่ด้านบนสุดของรายการ

เช่นเดียวกับการจัดเรียงแบบเติม สีข้อความที่คุณเลือกจะจัดกลุ่มรายการทั้งหมดด้วยสีข้อความนั้นที่ด้านบนสุดของรายการ รายการทั้งหมดภายใต้กลุ่มนั้นยังคงไม่เรียงลำดับ

อีกครั้ง เป็นวิธีที่ดีในการมุ่งเน้นไปที่กลุ่มหรือหมวดหมู่ของข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง แต่ถ้าคุณต้องการจัดเรียงตามลำดับตัวเลขจริงๆ คุณจะต้องจัดเรียงตามเนื้อหาของเซลล์ (ตัวเลข) ตามปกติ

กรองตามสีข้อความใน Google ชีต

คุณยังสามารถกรองเรคคอร์ดที่เป็นสีอื่นๆ ออกได้ เหลือเพียงกลุ่มที่เป็นสีที่คุณต้องการเท่านั้น อีกครั้ง วิธีนี้มีประโยชน์สำหรับรายการที่ยาวมากซึ่งคุณต้องการกรองค่าอื่นๆ ทั้งหมดที่ไม่อยู่ในช่วงหรือหมวดหมู่ที่คุณกำลังมองหา 

ในการกรองตามสีข้อความ:

1. เลือกข้อมูลจากเมนู เลือกมุมมองตัวกรองจากนั้นเลือกสร้างมุมมองตัวกรองใหม่ 

2. หากต้องการกรองรายการให้แสดงเฉพาะเกรด "A" ที่ด้านบน คุณสามารถกรองตามข้อความสีเขียว เลือกไอคอนตัวกรองที่ด้านบนของคอลัมน์ เลือกกรองตามสีเลือกสีข้อความจากนั้นเลือกสีที่คุณต้องการจัดเรียง ในกรณีนี้ให้เลือกสีเขียวเข้ม

3. สีที่คุณเลือกจะถูกจัดกลุ่มและแสดงรายการที่ด้านบนโดยไม่มีสีข้อความอื่นแสดง

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับรายการที่ยาวมาก ซึ่งคุณจำเป็นต้องกรอง "สัญญาณรบกวน" (ข้อมูลอื่นๆ ทั้งหมด) ออก ดังนั้นคุณจึงสามารถโฟกัสเฉพาะข้อมูลที่คุณสนใจได้

จัดเรียงหรือกรองตามสีใน Google ชีต

การใช้ฟังก์ชันจัดเรียงหรือกรองใน Google ชีตตามสีช่วยให้คุณจัดกลุ่มและจัดระเบียบข้อมูลได้ ไม่เหมือนการเรียงลำดับหรือการกรองตามปกติ เพราะไม่ได้จัดระเบียบข้อมูลตามแต่ละแถว แต่เรียงตามบล็อกของแถวแทน เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดหมวดหมู่และจัดระเบียบข้อมูลในบล็อก

มันมีประโยชน์ถ้าคุณใช้อย่างถูกต้องเมื่อใดก็ตามที่คุณมีข้อมูลที่จัดรูปแบบตามเงื่อนไข