วิธีตั้งค่าลางานใน Gmail

หากคุณใช้ไคลเอ็นต์อีเมลทั่วไปในสภาพ แวดล้อมแบบองค์กร เช่น Outlook คุณอาจเคยชินกับการตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน คุณทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถตั้งค่าการตอบกลับเมื่อลางานใน Gmail ได้เช่นกัน

เนื่องจากคนส่วนใหญ่ใช้ Gmail เป็นบัญชีอีเมลส่วนตัว การแจ้งให้ผู้อื่นทราบเมื่อคุณไปเที่ยวพักผ่อนหรือวันหยุดจึงมีประโยชน์

การทำเช่นนี้ค่อนข้างง่ายใน Gmail แต่กระบวนการจะแตกต่างจากที่คุณคุ้นเคยใน Outlook เล็กน้อย ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีตั้งค่าเมื่อลางานใน Gmail วิธีปิดใช้งาน และสิ่งที่คนอื่นๆ คาดหวังที่จะเห็นจากคุณเมื่อคุณเปิดใช้งาน

วิธีตั้งค่าลางานใน Gmail

หากคุณกำลังจะไปพักผ่อนช่วงวันหยุดและต้องการแจ้งเตือนผู้อื่นว่าคุณอาจไม่สามารถตอบกลับอีเมลของพวกเขาได้เร็วเหมือนปกติ การตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานคือหนทางที่เหมาะสม

ในการเริ่มต้นทำตามขั้นตอนด้านล่าง ก่อนอื่นให้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ของคุณ

1. เลือก ไอคอน การตั้งค่า เกียร์ ที่มุมขวาบนของบัญชี Gmail ของคุณ

2. เลือกดูการตั้งค่าทั้งหมดที่ด้านบนของรายการการตั้งค่า

3. เลื่อนลงไปที่ ส่วน การตอบกลับอัตโนมัติที่ด้านล่าง เปลี่ยนการตั้งค่าเป็นเปิดการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ

4. เลือกวันแรกของวันหยุดของคุณ พิมพ์บรรทัดเรื่องและข้อความที่คุณต้องการตอบกลับอัตโนมัติทุกครั้งที่มีคนส่งอีเมลถึงคุณ

โปรดสังเกตตัวเลือกต่อไปนี้เมื่อคุณกรอกแบบฟอร์มนี้

• คุณไม่จำเป็นต้องเปิดใช้งานและเลือกวันสุดท้ายแต่เป็นความคิดที่ดีที่จะไม่ลืมเปิดใช้การตอบกลับอัตโนมัติทิ้งไว้
• ตามค่าเริ่มต้น ฟิลด์ข้อความจะใช้ตัวแก้ไขการจัดรูปแบบที่หลากหลาย ซึ่งคุณสามารถใช้แถบการจัดรูปแบบเพื่อจัดรูปแบบข้อความได้ หากคุณเลือกข้อความธรรมดาเหนือช่องข้อความ การจัดรูปแบบจะเปลี่ยนเป็นข้อความล้วน
• เลือกส่งการตอบกลับไปยังบุคคลในรายชื่อติดต่อของฉันเท่านั้นหากคุณต้องการกำหนดเป้าหมายการตอบกลับอัตโนมัติของผู้ตอบกลับอัตโนมัติเฉพาะกับคนที่คุณรู้จักเท่านั้น และไม่ต้องสนใจคนอื่นๆ ทั้งหมด นี่เป็นความคิดที่ดีหากคุณไม่ต้องการให้คนแปลกหน้ารู้ว่าคุณไม่ได้อยู่บ้านเป็นเวลานาน 

5. เลือกบันทึกการเปลี่ยนแปลงเพื่อเปิดใช้งานการตอบกลับวันหยุด

วิธีปิดการไม่อยู่ที่สำนักงานใน Gmail

มีสองวิธีที่คุณสามารถปิดใช้งานการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ ขณะที่เปิดใช้งาน คุณจะเห็นข้อความที่ด้านบนของกล่องจดหมายเกี่ยวกับสถานะของผู้ตอบกลับ

คุณสามารถเลือกสิ้นสุดทันทีเพื่อปิดการตอบกลับทันที นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วในการปิดใช้งานโดยไม่ต้องค้นหาผ่านการตั้งค่า Gmail อีกครั้งเพื่อแก้ไขการตั้งค่าการตอบกลับ

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการปิดใช้งานการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติในการตั้งค่า Gmail คุณสามารถเลือกการตั้งค่าวันหยุดในข้อความแจ้งเตือน หรือคุณสามารถกลับไปที่หน้าต่างการตั้งค่า Gmail

เลื่อนกลับไปที่ด้านล่างของเมนูการตั้งค่า Gmail เพื่อค้นหา ส่วน การตอบกลับอัตโนมัติอีกครั้ง

เลือกปิดการตอบกลับอัตโนมัติเพื่อปิดใช้งานการตอบกลับอัตโนมัติ 

หมายเหตุ – คุณไม่จำเป็นต้องทำเช่นนี้หากคุณตั้ง ค่าฟิลด์ วันสุดท้ายเป็นวันที่สิ้นสุดวันหยุดของคุณ การช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติจะปิดใช้งานโดยอัตโนมัติหลังจากวันที่นี้

แต่ถ้าคุณต้องการปิดการตอบกลับอัตโนมัติก่อนการตั้งค่าวันสุดท้าย ขั้นตอนข้างต้นจะใช้ได้

วิธีการทำงานของโปรแกรมช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติของ Gmail

โปรดทราบว่าเนื่องจากคุณสามารถป้อนได้เฉพาะวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ เวลาจะถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติทางอีเมล

• วันที่เริ่ม เวลา: 00:00 น. เที่ยงคืน
• หมดเขตเวลา 23.59 น

หากคุณต้องการให้เวลาเริ่มต้นที่เที่ยงคืนก่อนวันที่วันหยุดของคุณเริ่มต้น ให้ตั้งวันที่เริ่มต้นล่วงหน้าหนึ่งวันก่อนวันเริ่มต้นวันหยุดของคุณ

ผู้ที่ส่งอีเมลถึงคุณในขณะที่คุณเปิดใช้งานการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติจะเห็นพฤติกรรมต่อไปนี้จากบัญชี Gmail ของคุณ

• ผู้คนจะเห็นการตอบกลับอัตโนมัติของคุณในครั้งแรกที่ส่งข้อความถึงคุณ หากพวกเขาส่งข้อความถึงคุณอีกครั้ง ระบบจะไม่ส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ
• หากผ่านไปสี่วันและมีบุคคลคนเดิมส่งข้อความถึงคุณ การตอบกลับอัตโนมัติจะทำงานอีกครั้ง
• หากคุณแก้ไขการตอบกลับในวันหยุดของคุณ ตัวจับเวลาจะเริ่มต้นใหม่ และใครก็ตามที่ส่งข้อความถึงคุณเป็นครั้งแรกหลังจากแก้ไขจะได้รับการตอบกลับอัตโนมัติ
• Gmail ฉลาดพอที่จะไม่ตอบกลับข้อความอัตโนมัติใดๆ ที่ถูกจัดเรียงโดยอัตโนมัติในโฟลเดอร์สแปมหรือรายชื่ออีเมล
• ผู้ใช้ Gmail คนอื่นๆ จะเห็นสถานะ "ลางาน" ของคุณ หากพวกเขาเริ่มเขียนอีเมลถึงคุณ 

สร้างการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นใน Gmail ด้วยตัวกรอง

หากคุณต้องการสร้างการตอบกลับอัตโนมัติที่ตรงเป้าหมายยิ่งขึ้นด้วยข้อความที่กำหนดเองสำหรับบางคน คุณสามารถทำได้โดยใช้ตัวกรองของ Gmail

1. ก่อนที่คุณจะสามารถใช้ตัวกรองเพื่อเล่นซ้ำอัตโนมัติ คุณต้องสร้างเทมเพลตอีเมลเพื่อตอบกลับ ในการดำเนินการนี้ ให้เขียนอีเมลใหม่ใน Gmail ด้วยอีเมลที่คุณต้องการตอบกลับ จากนั้น เลือกเมนู “เพิ่มเติม” สามจุดที่มุมล่างขวาของหน้าต่าง แล้วเลือกแม่แบบเลือกบันทึกฉบับร่างเป็นแม่แบบจากนั้นเลือก บันทึกเป็นแม่ แบบใหม่

1. ตั้งชื่อเทมเพลตในหน้าต่างป๊อปอัป

1. หากต้องการเข้าถึงตัวกรองของ Gmail ให้กลับไปที่การตั้งค่า Gmail เลือกตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อกที่ด้านบนของหน้าต่างการตั้งค่า

1. เลื่อนไปที่ด้านล่างสุดของหน้านี้แล้วเลือกสร้างตัวกรองใหม่

4. ในแบบฟอร์มสร้างตัวกรอง พิมพ์ที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการตอบกลับอัตโนมัติในช่องจาก เลือกสร้างตัวกรองเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

1. ในหน้าต่างสร้างตัวกรอง ให้เปิดใช้งานช่องทำเครื่องหมายถัดจากส่งเทมเพลต ในช่องดรอปดาวน์ ให้เลือก เทมเพลต Boss Replyที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้

1. สุดท้าย เพียงเลือก ปุ่ม สร้างตัวกรองที่ด้านล่าง จากนั้นตัวกรองใหม่และการตอบกลับอัตโนมัติของคุณจะเปิดใช้งาน

ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่บุคคลที่มีที่อยู่ที่คุณกำหนดไว้ในตัวกรองส่งอีเมลถึงคุณ พวกเขาจะได้รับการ ตอบกลับ เมื่อลางานพร้อมเทมเพลตที่คุณสร้างขึ้น