วิธีเข้าถึง Inbox Zero ใน Gmail

คุณเคยพลาดอีเมลสำคัญเพราะกล่องขาเข้าของคุณเต็มไปด้วยข้อความก่อนหน้าที่ยังไม่ได้ตอบหรือไม่? คนส่วนใหญ่เคยประสบปัญหานี้ และเกือบทุกคนทราบดีถึงสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวของอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านจำนวน 50 ฉบับที่เรียกร้องความสนใจของคุณทันทีที่คุณเปิดกล่องจดหมายในตอนเช้า 

จากการศึกษาพบว่าพนักงานใช้เวลามากถึง28 เปอร์เซ็นต์ของสัปดาห์ในการอ่านและตอบอีเมล นั่นเป็นมากกว่าหนึ่งในสี่ของเวลาทั้งหมดที่คุณทำงาน คุณจะทำได้มากกว่านี้อีกมากเพียงใดหากคุณไม่ต้องจัดการกับอีเมลที่ส่งเข้ามาไม่หยุดหย่อน 

กล่องจดหมายเป็นศูนย์คืออะไร?

Inbox Zero เป็นแนวคิดที่พัฒนาโดย Merlin Mann ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพการทำงาน แม้ว่าคนส่วนใหญ่จะตีความ "ศูนย์" ในชื่อเพื่ออ้างถึงจำนวนอีเมลที่คนๆ หนึ่งมี แต่เดิมนั้นหมายถึงเวลาที่ผู้คนใช้คิดเกี่ยวกับอีเมล หากคุณมีอีเมลเป็นศูนย์ คุณใช้เวลาแทบเป็นศูนย์ในการคิดถึงอีเมลเหล่านี้

บทความนี้จะแนะนำวิธีรักษาจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านในกล่องจดหมายของคุณให้เหลือน้อยที่สุดโดยใช้เครื่องมือที่มีให้คุณภายใน Gmail รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่คุณสามารถนำไปใช้กับวันทำงานของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการกับกลุ่มอีเมลที่คุณได้รับ ตลอดวัน. 

พื้นฐานการจัดการอีเมล

ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลคือการปิดกล่องจดหมายของคุณ อา��ฟังดูสวนทางกับสัญชาตญาณ แต่การให้เวลากับตัวเองในการอ่านและตอบกลับอีเมลนั้นดีกว่าที่จะจัดการเมื่ออีเมลมาถึง การวิจัยแสดงให้เห็นว่ากำหนดเส้นตายไม่ว่าจะกำหนดขึ้นเองหรือไม่ก็ตาม ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและลดเวลาที่ใช้ในโครงการ

จัดสรรเวลาห้านาทีทุกต้นชั่วโมง หรืออาจยี่สิบนาทีในช่วงเริ่มต้นและสิ้นสุดของวันเพื่อตอบอีเมล ลบอีเมลใด ๆ ที่เป็นสแปมอย่างชัดเจน หากอีเมลต้องใช้เวลาสองนาทีหรือน้อยกว่าในการตอบ ให้ตอบกลับก่อน 

หากอีเมลต้องการเวลาในการตอบ ให้ย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่กำหนดเป็นพิเศษ

ใช้ Gmail เพื่อเข้าถึง Inbox Zero

Gmail เป็นไคลเอ็นต์อีเมลที่มีผู้ใช้มากที่สุดในโลก แต่คนส่วนใหญ่ไม่ทราบว่าแพลตฟอร์มนี้มีประโยชน์หลากหลายเพียงใด Gmail เต็มไปด้วยเครื่องมือและตัวเลือกที่ปรับแต่งได้ ซึ่งให้คุณควบคุมรูปลักษณ์ของมันได้อย่างมหาศาล Inbox Zero จะทำสำเร็จได้มากขึ้นเมื่อคุณใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเหล่านี้ 

ใช้ดาวพิเศษ

ทุกคนรู้เกี่ยวกับความสามารถในการ "ติดดาว" อีเมลด้วยการคลิกไอคอนรูปดาว แต่คุณรู้หรือไม่ว่ามีดาว 12 แบบที่แตกต่างกันที่สามารถใช้ได้ คลิกการตั้งค่า > ดูการตั้งค่าทั้งหมด > ทั่วไปแล้วเลื่อนจนกว่าคุณจะเห็นส่วนย่อย  ดาว

ดาวมีสีต่างๆ กัน แต่ยังมีไอคอน เช่น เครื่องหมายอัศเจรีย์ ลูกศรกรอไปข้างหน้า เครื่องหมายถูก เครื่องหมายคำถาม และตัว i ตัวพิมพ์เล็ก ตามค่าเริ่มต้น เฉพาะดาวหลักเท่านั้นที่เปิดใช้งาน แต่คุณสามารถคลิกและลากไอคอนใดๆ ไปยัง ส่วน ใช้งานเพื่อเปิดใช้งานได้ 

มีเพียงสัญลักษณ์เดียวเท่านั้นที่จะปรากฏใน Gmail คลิกหลาย ๆ ครั้งเพื่อวนดูดาวต่าง ๆ ที่คุณเลือกไว้ เลือกอย่างน้อยสี่สัญลักษณ์: ดาวมาตรฐาน ดาวสีแดง ตัว i ตัวพิมพ์เล็ก และเครื่องหมายถูกสีเขียว 

ตั้งค่ากล่องขาเข้าและตัวกรองหลายรายการ

คุณอาจคุ้นเคยกับแท็บต่างๆ ที่มีอยู่ใน Gmail อยู่แล้ว: โปรโมชัน ส่วนตัว โซเชียล ฯลฯ ไปที่การตั้งค่า> กล่องจดหมายและข้างประเภทกล่องจดหมาย ให้คลิกช่องแบบเลื่อนลงและเลือกกล่องจดหมายหลายกล่อง

ส่วนใหม่จะปรากฏขึ้นเรียกว่าส่วนกล่องจดหมายหลายส่วน คุณสามารถตั้งชื่อส่วนที่กำหนดเองได้สูงสุดห้าส่วนเพื่อดูข้างกล่องจดหมายหลักของคุณ แม้ว่าสองส่วนจะถูกกรอกโดยค่าเริ่มต้น ส่วนหนึ่งใช้สำหรับอีเมลที่ติดดาว ส่วนอีกส่วนหนึ่งใช้สำหรับฉบับร่าง ส่วนเหล่านี้กำหนดโดยคำค้นหา ดังนั้นคุณจะต้องเรียนรู้ว่าดาวพิเศษแต่ละดวงเรียกว่าอะไรเพื่อแยกส่วนสำหรับส่วนเหล่านี้

นี่คือชื่อของดาวแต่ละดวง:

• ดาวสีเหลือง
• ดาวสีแดง
• ดาวสีส้ม
• ดาวเขียว
• บลูสตาร์
• ดาวสีม่วง
• ปังเหลือง (เครื่องหมายอัศเจรีย์)
• ปังแดง
• คำถามสีม่วง
• Orange-guillemet (สัญลักษณ์กรอไปข้างหน้า)
• ตรวจสอบสีเขียว
• ข้อมูลสีน้ำเงิน (ตัวพิมพ์เล็ก i)

ช่องคำค้นหารู้จักตัวดำเนินการที่แตกต่างกัน ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้คำสั่ง OR/AND เพื่อรวมดาวหลายดวงไว้ในส่วนเดียวกันได้ ข้าง ช่อง คำค้นหาคือ ช่อง ชื่อส่วน ป้อนชื่อเฉพาะที่คุณต้องการให้เรียกฟิลด์นี้

เพื่อให้บรรลุ Inbox Zero วิธีที่ดีที่สุดคือตั้งค่าส่วนเฉพาะบางส่วน:

• ต้องการการดำเนินการ/ตอบกลับ
• ต้องการคำตอบด่วน
• รอการตอบกลับ
• ได้รับมอบหมาย

คุณสามารถเลือกที่จะตั้งค่าส่วนที่ห้าตามความต้องการของคุณ แต่สี่ส่วนนี้จะจัดการงานพื้นฐานที่สุด 

ถึง Inbox Zero

เมื่อคุณเปลี่ยนการตั้งค่า Gmail แล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการทุกอย่าง ขั้นแรก ให้ตั้งค่าตัวกรองของคุณ ป้อนต่อไปนี้:

เมื่อคุณได้รับอีเมล สิ่งแรกที่คุณควรทำคือตัดสินใจว่าจะต้องมีการตอบกลับหรือไม่หรือคุณควรลบทิ้ง หากอีเมลเป็นสแปมหรือไม่รับประกันการตอบกลับ ให้ลบหรือเก็บถาวรทันที 

หากอีเมลต้องการการตอบกลับและจะใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที ให้ตอบกลับ หากคุณต้องการเวลามากกว่าสองนาที ให้คลิก ไอคอน รูปดาวหนึ่งครั้ง หากอีเมลเร่งด่วนและควรเป็นอีเมลถัดไปที่คุณตอบกลับ ให้คลิกไอคอนสองครั้งเพื่อทำเครื่องหมายด้วยดาวสีแดง 

เมื่อคุณตอบกลับอีเมล หากคุณกำลังรอการตอบกลับ ให้คลิก ไอคอน รูปดาวสามครั้งเพื่อระบุว่าเป็น “รอการตอบกลับ” หากคุณได้รับอีเมลที่มีผู้อื่นจัดการได้ดีกว่า ให้ส่งต่อไปยังบุคคลที่เหมาะสม แล้วคลิก ไอคอน รูปดาวสี่ครั้งเพื่อทำเครื่องหมายเป็น “มอบหมายแล้ว” 

เลือกเวลาที่คุณต้องการตอบกลับอีเมลและมุ่งเน้นที่การทำงานภายในเวลาดังกล่าวเท่านั้น การกำหนดเส้นตายและกำหนดระยะเวลาในการจัดการอีเมลด้วยตัวเองจะช่วยลดระยะเวลาที่คุณใช้ในกล่องจดหมายของคุณ เพื่อให้คุณสามารถโฟกัสกับงานที่สำคัญมากขึ้นได้ หากคุณเลือกที่จะจัดการตั้งแต่ต้นชั่วโมง ให้โฟกัสไปที่การตอบกลับอีเมลเร่งด่วนก่อน แล้วค่อยจัดการส่วนที่เหลือจากตรงนั้น 

เมื่อนำวิธีการเหล่านี้ไปใช้จริง คุณจะสามารถควบคุมกล่องจดหมายเข้าทั้งหมดได้ในไม่ช้า ถ้ามันยุ่งเหยิงอยู่แล้ว ให้แบ่งเวลาครึ่งชั่วโมงต่อวันเพื่อจัดเรียงอีเมลที่คุณมีอยู่แล้วและพิจารณาว่าสำคัญหรือไม่ ตอบสนองต่อสิ่งที่จำเป็น ลบสิ่งที่ไม่ต้องการ 

อาจใช้เวลาสักครู่แต่ตัวกรองกล่องจดหมายที่กำหนด และเครื่องมืออื่นๆ จะช่วยให้คุณเข้าถึง Inbox Zero ได้ และคุณจะพบว่าเทคนิคใดช่วยให้คุณคงอยู่จุดนั้นได้ดีที่สุด