วิธีแทรกชิปอัจฉริยะแบบแปรผัน (ตัวยึดตำแหน่ง) ใน Google เอกสาร

หากคุณเคยสร้างเอกสารที่ใช้ตัวยึดตำแหน่งข้อความ คุณจะประทับใจกับฟีเจอร์ของ Google Docs นี้ เมื่อใช้ Variable Smart Chip คุณสามารถแทรกตัวยึดตำแหน่ง กำหนดค่า และอัปเดตโดยอัตโนมัติทั่วทั้งเอกสารได้

แทนที่จะยุ่งยากกับส่วนเสริมหรือแอปของบริษัทอื่น คุณสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณเมื่อสร้างเอกสารประเภทต่างๆ ด้วยฟังก์ชัน Variable Smart Chip

สารบัญ

หมายเหตุ : ตามที่เขียนบทความนี้ Variable Smart Chip พร้อมให้บริการแก่ลูกค้า Google Workspace Business Standard และ Plus, Enterprise Standard และ Plus, Education Plus และ Nonprofit หวังว่า Google จะนำคุณลักษณะนี้มาสู่บัญชี Google ส่วนบุคคลในบางจุด

เกี่ยวกับชิปอัจฉริยะแบบแปรผัน

ดังที่ได้กล่าวไว้ Variable Smart Chip คือตัวยึดตำแหน่งข้อความที่คุณสามารถแทรกในเอกสารของคุณได้ เหมาะสำหรับข้อความที่คุณต้องการให้ผู้อื่นเพิ่ม เช่น ชื่อหรือนามสกุล ที่อยู่ หรือหมายเลขโทรศัพท์ คุณยังสามารถใช้ตัวแปรสำหรับสิ่งที่คุณต้องเพิ่มแต่กำลังรอ เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์ วันที่ หรือที่อยู่เว็บไซต์

ไม่ว่าคุณจะใช้ตัวแปรสำหรับตัวคุณเองหรือผู้อื่นที่แชร์ด้วย ตัวแปรเหล่านี้จะทำให้คุณสามารถสร้างเอกสารและเพิ่มรายการเหล่านั้นในภายหลังได้

เมื่อคุณเพิ่มตัวแปร คุณสามารถกำหนดค่าและข้อความได้ตลอดเวลา จากนั้น ทุกจุดที่คุณใช้ตัวแปรในเอกสารจะอัปเดตด้วยค่านั้น

มาดูวิธีแทรกและใช้ตัวแปรใน Google เอกสารพร้อมตัวอย่างบางส่วน

วิธีแทรกชิปอัจฉริยะแบบแปรผัน

หากต้องการเพิ่ม Variable Smart Chip ให้กับเอกสารของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้

1. วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการ แล้วเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
2. เลือกแทรก > ชิปอัจฉริยะและเลือกตัวแปรในเมนูที่แสดงออกมา
3. พิมพ์ สัญลักษณ์ @ (At) และเลือกตัวแปรจากเมนูแบบเลื่อนลง

1. ในหน้าต่างเล็กๆ ที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกแทรกตัวแปรใหม่

1. ตั้งชื่อตัวแปรของคุณในหน้าต่างป๊อปอัปถัดไป คุณยังสามารถใช้หลักการตั้งชื่อเริ่มต้น ตัวแปร 1 ตัวแปร 2 และอื่นๆ ได้ เลือกสร้าง _

1. จากนั้นคุณจะเห็นตัวแปรพร้อมชื่อในเอกสารของคุณและในแถบด้านข้างตัวแปรที่เปิดทางด้านขวา

คุณสามารถเพิ่มตัวแปรสำหรับรายการอื่นๆ ลงในเอกสารของคุณได้ในลักษณะเดียวกัน เพียงจำไว้ว่าควรใช้ตัวแปรเพิ่มเติมสำหรับรายการต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างตัวแปรหนึ่งสำหรับชื่อและตัวแปรที่สองสำหรับที่อยู่ได้

นำชิปอัจฉริยะแบบแปรผันมาใช้ซ้ำ

วัตถุประสงค์ของตัวแปรคือการวางไว้ในเอกสารของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการ จากนั้นอัปเดตด้วยค่าของมันเมื่อคุณพร้อม

หากต้องการแทรกตัวแปรเดียวกันในตำแหน่งอื่น ให้ทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• เลือกแทรก > ชิปอัจฉริยะเลือกตัวแปรและเลือกชื่อตัวแปรจากรายการป๊อปอัป
• พิมพ์ สัญลักษณ์ @ (At) เลือกตัวแปรและเลือกชื่อตัวแปรจากรายการป๊อปอัป
• เปิดแถบด้าน ข้างตัวแปร วางเมาส์เหนือตัวแปรที่คุณต้องการใช้ แล้วเลือกแทรก

กำหนดค่าให้กับตัวแปร

เมื่อคุณเพิ่มตัวแปรให้กับเอกสารของคุณแล้ว คุณสามารถกำหนดค่าของมันได้ตลอดเวลา ค่าคือข้อความที่คุณต้องการใช้ คุณสามารถทำได้ในตัวแปรเองหรือในแถบด้านข้าง

เพิ่มข้อความโดยใช้ตัวแปร

หากต้องการกำหนดค่าให้กับตัวแปรแบบแทนที่ ให้เลือกตัวแปรแล้วป้อนข้อความที่คุณต้องการใช้ สิ่งนี้จะบันทึกค่าลงในตัวแปรนั้นโดยอัตโนมัติ

เพิ่มข้อความโดยใช้แถบด้านข้าง

หากต้องการกำหนดค่าในแถบด้านข้างตัวแปร ให้เลือกตัวแปรแล้วใช้ ไอคอน เปิดในแถบด้านข้างในแถบเครื่องมือที่ปรากฏขึ้น หรือไปที่เครื่องมือ > ตัวแปรในเมนู

เลือกไม่มีค่าด้านล่างชื่อตัวแปร คุณจะเห็นตัวแปรในเอกสารของคุณว่างเปล่าและพร้อมให้คุณป้อนข้อความ เมื่อคุณดำเนินการแล้ว ให้ใช้EnterหรือReturnเพื่อบันทึก

หลังจากที่คุณกำหนดค่าให้กับตัวแปรของคุณแล้ว คุณจะเห็นการอัปเดตนี้ในทุกตำแหน่งที่คุณวางตัวแปรไว้ในเอกสารของคุณ ซึ่งเป็นจุดประสงค์ของ Smart Chip

เปลี่ยนชื่อตัวแปร

เนื่องจากชื่อเริ่มต้นสำหรับตัวแปรไม่ชัดเจน คุณอาจต้องการตั้งชื่อที่มีความหมายมากขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณสร้างตัวแปรหลายตัวสำหรับเอกสารของคุณ

เปิดแถบด้านข้างตัวแปร เลื่อนเคอร์เซอร์ไปเหนือตัวแปรที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อ แล้วเลือก ไอคอน แก้ไขชื่อ (ดินสอ)

เมื่อป๊อปอัปการ เปลี่ยนชื่อปรากฏขึ้น ให้ตั้งชื่อใหม่และเลือกบันทึก

จากนั้นคุณจะเห็นชื่อที่อัปเดตในแถบด้านข้าง รายการตัวแปรที่จะแทรก และภายในตัวแปรเองจนกว่าคุณจะกำหนดค่าของมัน

ลบตัวแปร

หากคุณตัดสินใจว่าไม่ต้องการใช้ตัวแปรอีกต่อไป คุณสามารถลบตัวแปรนั้นได้ โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้จะลบตัวแปรและค่าของตัวแปรหากกำหนด ออกจากทุกตำแหน่งในเอกสารของคุณ

เปิดแถบด้านข้างตัวแปร วางเคอร์เซอร์ไว้เหนือตัวแปรที่คุณต้องการลบ แล้วเลือก ไอคอน ลบคำจำกัดความตัวแปร (ถังขยะ)

ในป๊อปอัปการยืนยัน ให้เลือกลบเพื่อลบตัวแปร

ตัวอย่างการใช้ตัวแปรใน Google เอกสาร

หากคุณสงสัยว่าจะใช้ตัวแปรเพื่อวัตถุประสงค์ของคุณเองได้อย่างไร เรามีตัวอย่าง 2-3 ตัวอย่าง

สำเนาการตลาด

ที่นี่ เรากำลังสร้างเอกสารสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่ของลูกค้าของเรา เรายังไม่มีชื่อผลิตภัณฑ์หรือที่อยู่เว็บไซต์ ดังนั้นเราจึงแทรกตัวแปรสำหรับทั้งสองรายการแทน เมื่อเปิดแถบด้านข้างตัวแปร คุณจะเห็นเส้นขอบสีน้ำเงินตลอดทั้งข้อความ

เมื่อลูกค้าของเราให้รายละเอียดเหล่านี้แก่เรา เราก็กำหนดค่าให้กับตัวแปรและเอกสารของเราจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ ตัวแปรเหล่านั้นจะแสดงข้อความและเส้นขอบสีเทา

เมื่อคุณปิดแถบด้านข้างตัวแปร คุณจะสังเกตเห็นว่าตัวแปรเหล่านั้นมีลักษณะเหมือนกับข้อความที่เหลือโดยไม่มีเส้นขอบ

เอกสารที่ใช้ร่วมกัน

ในตัวอย่างถัดไป เรามีเอกสารที่เราต้องการให้ผู้อื่นกรอกรายละเอียดให้ครบถ้วน เราตั้งค่าตัวแปรสำหรับชื่อ นามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และวันที่

เมื่อเราแบ่งปันเอกสาร ผู้รับเพียงเลือกตัวแปรแต่ละตัวและป้อนข้อมูลของตน ตัวแปรที่ใช้มากกว่าหนึ่งครั้งจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

จากนั้นเราก็มีเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ซึ่งมีตัวแปรปรากฏเหมือนกับข้อความอื่นๆ

หมายเหตุ : หากคุณแชร์เอกสารโดยใช้ตัวแปรกับบุคคลมากกว่าหนึ่งคน ค่าที่กำหนดจะอัปเดตตามการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ คุณอาจขอให้ผู้รับแต่ละคนทำสำเนาการเปลี่ยนแปลงของตน

ประหยัดเวลา ลดข้อผิดพลาด และจัดระเบียบ

Google ได้เปิดตัวชิปอัจฉริยะใหม่หลายตัวในปีที่แล้วนับตั้งแต่เปิดตัวฟีเจอร์ Smart Canvas คุณสามารถเพิ่มกิจกรรมในปฏิทินโดยใช้ชิป Date ลิงก์ไปยังชื่อไฟล์ด้วยชิป File และใส่รายละเอียดการติดต่อด้วยชิป People

ตอนนี้คุณสามารถประหยัดเวลาในการพิมพ์ข้อความเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก รวมถึงลดความเสี่ยงในการพิมพ์ผิดและจัดระเบียบเอกสารของคุณโดยใช้ Variable Smart Chip ใน Google เอกสาร เก็บคุณลักษณะที่มีประโยชน์นี้ไว้ในใจสำหรับเอกสารถัดไปของคุณ

สำหรับวิธีอื่น ๆในการประหยัดเวลาในแอป Google โปรดดูวิธีใช้รายการแบบเลื่อนลงใน Google ชีต