วิธีใช้จดหมายเวียนใน Gmail

เมื่อคุณต้องการส่งอีเมลเดียวกันให้กับลูกค้า ไคลเอนต์ พนักงาน สมาชิกคลับ หรือกลุ่มที่คล้ายกัน คุณสามารถพิมพ์อีเมลหนึ่งครั้งและส่งข้อความถึงทุกคนโดยใช้เครื่องมือจดหมายเวียนของ Gmail

เมื่อเรียกว่าคุณลักษณะ "การส่งหลายรายการ" จดหมายเวียนใน Gmail ช่วยให้คุณสามารถแทรก Google Contacts หรือรายชื่อผู้รับจดหมายจาก Google ชีตได้ จากนั้น ปรับแต่งข้อความอีเมลของคุณด้วยแท็กรวม รวมลิงก์ยกเลิกการสมัครที่ไม่ซ้ำกัน และเพลิดเพลินกับกระบวนการส่งอีเมลจำนวนมากง่ายๆ โดยใช้แอปพลิเคชันอีเมลที่คุณชื่นชอบ

สารบัญ

เกี่ยวกับจดหมายเวียนใน Gmail

มาดูข้อกำหนดของบัญชี Google ขีดจำกัดการส่ง และรายละเอียดอื่นๆ เกี่ยวกับจดหมายเวียนใน Gmail กัน

• จดหมายเวียนมีให้บริการสำหรับสมาชิก Google Workspace รวมถึง Workspace Individual, Business Standard และ Plus, Enterprise Starter, Standard และ Plus และ Education Standard และ Plus
• บัญชี Google Workspace ที่รองรับมีอีเมลขาออกได้สูงสุด 2,000 ฉบับต่อวัน ด้วยจดหมายเวียน คุณสามารถส่งอีเมลถึงผู้รับได้มากถึง 1,500 คน ซึ่งจะทำให้คุณมี 500 คนสำหรับอีเมลอื่น ๆ
• คุณสามารถเพิ่มผู้รับได้เพียงคนเดียวในฟิลด์ CC หรือ BCCโดยใช้จดหมายเวียน โปรดทราบว่าการดำเนินการนี้จะส่งอีเมลไปยังที่อยู่นั้นสำหรับผู้รับแต่ละรายในช่องถึง ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณส่งจดหมายเวียนถึงผู้รับ 100 คน ที่อยู่ในฟิลด์ CC จะได้รับสำเนาของอีเมลนั้น 100 ชุด
• คุณสามารถรวมเอกสารแนบโดยใช้จดหมายเวียน อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้จะนับรวมกับพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งไฟล์แนบขนาด 1MB ไปยังผู้รับ 100 คน คุณจะใช้พื้นที่ 100MB
• แต่ละข้อความจะมีลิงก์ยกเลิกการสมัครที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเฉพาะที่ด้านล่าง ในกรณีที่ผู้รับรายนั้นไม่ต้องการรับอีเมลของคุณอีกต่อไป
• ถ้าผู้รับได้ยกเลิกการสมัครรับข้อความของคุณก่อนหน้านี้ และคุณรวมไว้ในจดหมายเวียน คุณจะเห็นการแจ้งเตือนหลังจากที่คุณส่งอีเมลพร้อมจำนวนผู้รับที่จะไม่ได้รับข้อความ
• คุณไม่สามารถใช้จดหมายเวียนสำหรับการตอบกลับหรือส่งต่อหรือเมื่อคุณจัดกำหนดการอีเมลหรือใช้โหมดข้อมูลลับ

วิธีเพิ่มผู้รับในจดหมายเวียนใน Gmail

แม้ว่าคุณสามารถเลือกผู้รับอีเมลของคุณได้หลังจากที่คุณเขียนข้อความแล้ว แต่วิธีที่ดีที่สุดคือเลือกผู้รับไว้ล่วงหน้าเมื่อใช้จดหมายเวียน จากนั้นจะแจ้งให้คุณทราบถึงแท็กผสานที่มีอยู่เพื่อปรับแต่งข้อความในแบบของคุณ

เพิ่มผู้รับจาก Google Contacts

ในการเริ่มต้นใช้ Google Contacts ของคุณเป็นผู้รับ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้

1. เลือกเขียนที่ด้านซ้ายบนเพื่อสร้างอีเมลใหม่ ใช้ ไอคอน แสดงเมนูหลัก (สามบรรทัด) หากคุณไม่เห็นเขียน

1. ในหน้าต่างเขียน ให้เลือก ไอคอน ใช้จดหมายเวียน (สัญลักษณ์ผู้ติดต่อ) ที่ด้านขวาสุดของช่องถึงและทำเครื่องหมายในช่องสำหรับจดหมายเวียน

1. จากนั้นคุณสามารถเริ่มพิมพ์ชื่อผู้รับของคุณและเลือกจากคำแนะนำหรือเลือกลิงก์ถึงและเลือกผู้รับจากหน้าต่างเลือกผู้ติดต่อ

เพิ่มผู้รับจาก Google ชีต

หากต้องการแทรกผู้รับจาก Google ชีต ให้เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าชีตของคุณอย่างถูกต้อง

• ข้อมูลผู้รับทั้งหมดจะต้องอยู่บนแท็บแรกของสเปรดชีต
• ผู้รับแต่ละคนและรายละเอียดจะต้องอยู่ในแถวแยกกัน
• ใช้ส่วนหัวคอลัมน์แบบข้อความเท่านั้นเพื่อกำหนดแท็กผสาน หากส่วนหัวมีอักขระพิเศษ แท็กผสานจะถูกระบุด้วยตัวอักษรคอลัมน์แทน เช่น @A สำหรับคอลัมน์ A

หากแผ่นงานของคุณพร้อมใช้งาน ให้เลือกเขียนที่ด้านซ้ายบนใน Gmail เพื่อสร้างข้อความ

1. เลือก ไอคอน ใช้จดหมายเวียนที่ด้านขวาสุดของช่องถึงและทำเครื่องหมายในช่องสำหรับจดหมายเวียน จากนั้นเลือกเพิ่มจากสเปรดชีต

1. ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ให้ใช้แท็บ Google ไดรฟ์ที่ด้านบนเพื่อค้นหาและเลือก Google ชีต จากนั้นเลือก ปุ่ม แทรกที่ด้านล่างขวา

1. ในหน้าต่างถัดไป ให้ใช้กล่องแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกชื่อคอลัมน์ที่มีรายละเอียดของผู้รับสำหรับแท็กผสาน โปรดทราบว่าคุณอาจเห็นเฉพาะช่องแบบเลื่อนลงสำหรับอีเมล ชื่อ และนามสกุลเท่านั้น อย่างไรก็ตาม คุณจะเห็นแท็กรวมในอีเมลสำหรับรายละเอียดอื่นๆ ในชีตของคุณ

1. เลือกเสร็จสิ้นแล้วคุณจะกลับไปที่หน้าต่างเขียนพร้อมชื่อของแผ่นงานในช่องถึง

เคล็ดลับ : ถ้ารายชื่อผู้รับของคุณอยู่ใน Excel ให้ดูวิธีแปลงไฟล์ Excel เป็น Google ชีตสำหรับจดหมายเวียน

วิธีใช้ Merge Tags ในอีเมลของคุณ

เมื่อคุณเพิ่มผู้รับลงในจดหมายเวียนแล้ว คุณจะมีแท็กผสานที่พร้อมใช้งาน

ขณะที่เขียนนี้:

• หากคุณเพิ่มผู้รับจาก Google Contacts คุณสามารถใช้แท็กสำหรับชื่อ นามสกุล หรือชื่อเต็มตลอดจนที่อยู่อีเมลได้

• หากคุณเพิ่มผู้รับจาก Google ชีต คุณสามารถใช้แท็กสำหรับส่วนหัวคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณได้

เพิ่มแท็กผสาน

หากต้องการเพิ่มแท็กลงในอีเมลของคุณ ให้พิมพ์สัญลักษณ์ @ (At) พร้อมชื่อแท็กหรือเลือกแท็กจากรายการแบบเลื่อนลงที่ปรากฏขึ้น

คุณสามารถเพิ่มแท็กไปที่ใดก็ได้ในข้อความของคุณ ยกเว้นบรรทัดหัวเรื่องอีเมลและภายในข้อความไฮเปอร์ลิงก์

ดูตัวอย่างแท็กผสาน

หากคุณสงสัยว่ารายละเอียดจะแสดงอย่างไรหลังจากแทรกแท็กผสาน คุณสามารถดูตัวอย่างได้อย่างง่ายดาย

1. วางเมาส์เหนือแท็กผสานในข้อความของคุณแล้วเลือกดูตัวอย่าง

1. จากนั้นคุณจะเห็นหน้าต่างปรากฏขึ้นเพื่อแสดงผู้รับแต่ละรายและรายละเอียดที่เกี่ยวข้องสำหรับแท็กนั้น หากคุณมีผู้รับหลายคน คุณสามารถใช้การค้นหาที่ด้านบนเพื่อค้นหาผู้รับเหล่านั้นได้

1. เลือกตกลงเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณจะกลับไปที่หน้าต่างเขียน

รวมค่าเริ่มต้นสำหรับแท็กผสาน

คุณยังสามารถตั้งค่าเริ่มต้นให้กับแท็กผสานได้ วิธีนี้จะมีประโยชน์หากผู้รับไม่มีรายละเอียดที่คุณพยายามเพิ่ม ตัวอย่างเช่น หากคุณแทรกแท็กผสานชื่อและผู้รับไม่มีชื่ออยู่ในรายการ คุณสามารถใช้คำหรือวลีเริ่มต้นแทนได้

หากต้องการเพิ่มค่าเริ่มต้น ให้วางเมาส์เหนือแท็กผสานในอีเมลของคุณ แล้วเลือกตั้งค่าเริ่มต้น

เพิ่มคำหรือวลีในกล่องที่ปรากฏขึ้น และเลือกบันทึก

สำหรับผู้รับที่ไม่มีข้อมูล แท็กผสานในอีเมลจะถูกแทนที่ด้วยค่าเริ่มต้น

ดูตัวอย่างและส่งอีเมลของคุณ

เมื่อคุณสร้างจดหมายเวียนใน Gmail เสร็จแล้ว คุณจะสามารถดูตัวอย่างอีเมลก่อนที่จะส่งได้ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถดูอีเมลได้เหมือนกับที่ผู้รับเห็น ดังนั้นหากคุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ คุณก็สามารถทำได้ก่อนที่จะกดปุ่มส่ง

1. เมื่อคุณพร้อม ให้เลือกดำเนินการต่อที่ด้านล่างของหน้าต่างเขียน

1. คุณจะเห็นข้อความป๊อปอัปพร้อมรายละเอียดโดยย่อเกี่ยวกับอีเมลขยะเมื่อส่งอีเมลจำนวนมาก เลือกเรียนรู้เพิ่มเติมเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม จากนั้นคลิกรับทราบเพื่อดำเนินการต่อ

1. จากนั้น คุณจะเห็นหน้าต่างป๊อปอัปอีกหน้าต่างแสดงจำนวนผู้รับที่คุณส่งอีเมลถึง และตัวเลือกในการดูตัวอย่าง เลือกส่งตัวอย่าง

คุณจะได้รับอีเมลชื่อ "ข้อความทดสอบ" ไปยังกล่องจดหมายของคุณภายในไม่กี่นาที แท็กผสานจะถูกเติมด้วยผู้รับรายแรกในรายการของคุณหรือค่าเริ่มต้น หากมี

เมื่อคุณตรวจสอบการแสดงตัวอย่างแล้ว คุณสามารถกลับไปที่หน้าต่างเขียนเพื่อปรับแต่งตามที่คุณต้องการได้ เมื่อคุณพร้อมที่จะส่งอีเมล ให้ทำตามขั้นตอนเดียวกันนี้แล้วเลือกส่งทั้งหมดในหน้าต่างพร้อมส่ง

คุณสามารถค้นหาอีเมลจดหมายเวียนที่คุณส่งใน โฟลเดอร์ ส่งแล้วเหมือนกับอีเมลอื่นๆ ที่ส่งไป

ทำให้อีเมลเป็นเรื่องง่ายด้วย Gmail Mail Merge

เมื่อคุณต้องการส่งจดหมายข่าว ประกาศ หรืออีเมลอื่นถึงคนจำนวนมาก โปรดจำฟังก์ชันการรวมจดหมายใน Gmail ด้วยความสามารถในการแทรกรายชื่อติดต่อจาก Google ชีต ใช้ช่องผสานสำหรับอีเมลส่วนบุคคล และดูตัวอย่างข้อความก่อนที่จะส่ง ทั้งหมดนี้ทำได้โดยไม่ต้องใช้โปรแกรมเสริมจดหมายเวียนจากบุคคลที่สาม กระบวนการนี้ไม่มีอะไรง่ายไปกว่านี้อีกแล้ว

สำหรับบทช่วยสอนที่เกี่ยวข้องกับแอปอื่นๆ ให้ดูวิธีสร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Wordสำหรับข้อความที่พิมพ์แทนที่จะทำการตลาดผ่านอีเมล