วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel: 2 วิธีที่ดีที่สุดในปี 2023

เพื่อให้งานป้อนข้อมูลไม่มีที่ติและรวดเร็ว คุณต้องเรียนรู้วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel

Excel เป็นซอฟต์แวร์ป้อนข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถใช้มันเพื่อความต้องการในการป้อนข้อมูลส่วนตัวและแบบมืออาชีพ เช่น สร้างรายการวัสดุสำนักงาน ทำรายการวัสดุในครัวเรือน สร้างสินค้าคงคลังสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือที่บ้าน และอื่นๆ อีกมากมาย

ในงานป้อนข้อมูล คุณต้องพิมพ์ข้อมูลขนาดเล็ก เช่น ชื่อ ที่อยู่ ปริมาณ สถานที่ ราคา ฯลฯ เมื่อมีคนตรวจสอบฐานข้อมูลนี้ พวกเขาอาจต้องการป้อนความคิดเห็น เช่น ตรวจสอบแล้ว รอการตรวจสอบ พบข้อผิดพลาด ฯลฯ

หากคุณหรือพนักงานของคุณเริ่มดำเนินการด้วยตนเอง การบรรลุวัตถุประสงค์จะใช้เวลาหลายวัน ดังนั้น คุณต้องทำให้แผ่นงาน Excel ที่คุณเก็บข้อมูลเป็นแบบอัตโนมัติ คำสั่งรายการแบบหล่นลงของ Excel เป็นระบบอัตโนมัติขั้นพื้นฐานที่คุณสามารถใช้ได้โดยไม่ต้องเรียนรู้การเขียนโค้ด Visual Basic สำหรับ Excel อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีสร้างรายการใน Excel ด้วยเมนูแบบเลื่อนลง

รายการแบบหล่นลงใน Microsoft Excel คืออะไร

วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel

รายการแบบหล่นลงของ Excel เป็นเครื่องมือตรวจสอบข้อมูลของแอปพลิเคชัน Excel คุณต้องเลือกช่วงหรือรายการข้อมูลสำหรับรายการแบบหล่นลง จากนั้น เพียงใช้คำสั่ง Data Validation สำหรับรายการ Drop Down ในเซลล์เป้าหมายหรือช่วงเซลล์เพื่อรับคำแนะนำสำหรับการป้อนข้อมูล

รายการแบบหล่นลงช่วยลดการคาดเดาจากงานป้อนข้อมูล นอกจากนี้ คุณจะพิมพ์ผิดเป็นศูนย์และข้อผิดพลาดอื่นๆ เมื่อคุณใช้คุณลักษณะรายการแบบหล่นลงของ Excel นอกจากนี้ยังเป็นเครื่องมือป้อนข้อมูลอัตโนมัติที่ใช้กันอย่างแพร่หลายใน Microsft Excel

คุณสามารถใช้รายการแบบหล่นลงได้เมื่อใด

ต่อไปนี้คือบางสถานการณ์ที่คุณสามารถใช้คำสั่ง Data Validation:

• คุณกำลังสร้างฐานข้อมูลบน Excel และคุณต้องการตัวดำเนินการป้อนข้อมูลเพื่อพิมพ์ข้อมูลที่คุณต้องการ ไม่ใช่ขยะ
• คุณต้องการให้ตัวดำเนินการป้อนข้อมูลใช้ข้อมูลที่จัดหมวดหมู่เท่านั้นเมื่อป้อนข้อมูลในเวิร์กชีต Excel
• คุณกำลังสร้างแบบฟอร์มออนไลน์หรือออฟไลน์ฟรีบน Excel และคุณต้องการให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลที่มีในแบบฟอร์มเท่านั้นและไม่ต้องทำอะไรอีก
• ฐานข้อมูลของคุณมีชื่อซ้ำ หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่ ฯลฯ นอกจากนี้ ขึ้นอยู่กับข้อมูลเหล่านี้ คุณชำระบิลหรือใบแจ้งหนี้ ดังนั้น ความแม่นยำจึงมีความสำคัญอย่างมากสำหรับโครงการ ในกรณีเช่นนี้ คุณต้องใช้รายการแบบหล่นลงใน Excel
• คุณกำลังสร้างแผ่นงาน Excel สำหรับของใช้ในครัวเรือน และคุณต้องการให้สมาชิกในครอบครัวทำรายการจากรายการที่อนุญาตเท่านั้น
• ทีมป้อนข้อมูลของคุณชอบใช้แป้นพิมพ์ลัดเป็นอย่างมาก และด้วยเหตุนี้ รายการแบบหล่นลงของ Excel จึงมอบความสะดวกสบายที่ไม่มีใครเทียบได้
• คุณกำลังสร้างฐานข้อมูลคำขอซื้อหรือเครื่องใช้สำนักงาน และคุณต้องการเพียงให้พนักงานสร้างคำขอซื้อสำหรับสเตชันเนอรี ฮาร์ดแวร์ IT หรืออุปกรณ์เสริมที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าเท่านั้น

วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel: การใช้ช่วงข้อมูล

มีสองวิธีในการสร้างรายการใน Excel ด้วยลูกศรแบบเลื่อนลง หนึ่งใช้ช่วงข้อมูลที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า และอีกอันหนึ่งพิมพ์ตัวเลือกด้วยตนเอง ค้นหาขั้นตอนด้านล่างสำหรับเมนูแบบเลื่อนลงอัตโนมัติที่สุดใน Excel:

• สร้างแผ่นงานใหม่ใน Excel และตั้งชื่อว่าฐานข้อมูล
• ตอนนี้ สร้างส่วนหัวของคอลัมน์ในเซลล์A1ตามประเภทหรือชื่ออื่นที่คุณต้องการ ตัวอย่างเช่น ฉันให้รายการเมนูแบบเลื่อนลงเป็นส่วนหัวของคอลัมน์IT Hardware ในบทช่วยสอนนี้
• ตอนนี้ คัดลอกและวางข้อมูลจากที่อื่นหรือพิมพ์ด้วยตนเองเพื่อเติมเซลล์ด้านล่างส่วนหัวของคอลัมน์ด้วยรายการที่คุณต้องการในเมนูแบบเลื่อนลง
• ฉันกำลังพิมพ์ตัวเลือกคำขอซื้ออุปกรณ์ไอที เช่น Monitor, Speaker, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU และอื่นๆ

ถึงตอนนี้ คุณได้สร้างฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ซึ่งคำสั่งการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลใน Excel จะแสดงตัวเลือกหรือตัวเลือกรายการแบบหล่นลง ตอนนี้มาสร้างรายการแบบหล่นลงจริงโดยทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงที่นี่:

• เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel
• ตอน นี้คลิก แท็บ ข้อมูลบนเมนูริบบิ้นของ Excel
• ใน ส่วนคำสั่ง เครื่องมือข้อมูลให้คลิกลูกศรแบบเลื่อนลงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• เมนูบริบทจะเปิดขึ้นพร้อมตัวเลือกสองสามตัว เลือก การตรวจ สอบความถูกต้องของข้อมูล
• ตอนนี้ คุณควรเห็น เครื่องมือ คำสั่ง Data Validationบนแผ่นงานที่คุณต้องการเพิ่มรายการแบบหล่นลงสำหรับ Excel
• ประกอบด้วยสามแท็บ เหล่านี้คือข้อความเข้า การตั้งค่า และการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
• คลิกการตั้งค่า
• ภายใต้ ตัวเลือก เกณฑ์การตรวจสอบให้คลิกรายการดรอปดาวน์ด้านล่างเมนูอนุญาต
• เลือกรายการจากรายการแบบเลื่อนลง
• ตามค่าเริ่มต้นควรเลือกรายการดรอปดาวน์ในเซลล์และละเว้นว่างไว้ ถ้าไม่ตรวจสอบพวกเขา
• คลิกลูกศรขึ้นในช่องแหล่งที่มา ขณะนี้ กล่อง โต้ตอบ การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลจะย่อเล็กสุดเป็นแถบบางๆ พร้อมช่องว่าง
• ไปที่แผ่นงานฐานข้อมูลและเลือกช่วงเซลล์ในรายการดรอปดาวน์ของ Excel
• เลือกเซลล์ว่างด้านล่างรายการสุดท้าย มันจะช่วยให้คุณขยายรายการโดยไม่ต้องแก้ไขแหล่งที่มาอีกครั้ง
• Excel จะเติมข้อมูลต้นฉบับโดยอัตโนมัติสำหรับรายการแบบเลื่อนลง คุณเพียงแค่คลิกลูกศรลงบนแถบตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• ตอนนี้คุณควรเห็นกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลที่ขยายอีกครั้ง แต่คราวนี้ คุณจะเห็นช่วงข้อมูลต้นฉบับในช่องแหล่งที่มา
• เพียงคลิกตกลงและคุณพร้อมแล้ว

ยินดีด้วย! คุณได้สร้างรายการดรอปดาวน์รายการแรกใน Excel แล้ว ตอนนี้ เพียงคัดลอกสิ่งนี้ไปที่อื่นที่คุณต้องการแสดงรายการเดียวกันเมื่อพนักงานหรือผู้ใช้รายอื่นกรอกข้อมูลลงในแผ่นบันทึกข้อมูล

คุณอาจต้องการล็อกเวิร์กชีตฐานข้อมูลเพื่อไม่ให้ใครทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับรายการตัวเลือกในรายการดรอปดาวน์ในเวิร์กชีตการป้อนข้อมูล ทำตามขั้นตอนด่วนเหล่านี้เพื่อรักษาความปลอดภัยรายการ:

• เลือกช่วงเซลล์ที่คุณต้องการล็อค
• คลิกขวาแล้วเลือก จัด รูปแบบเซลล์
• ไปที่ แท็บ การป้องกันและทำเครื่องหมายที่ตัวเลือกล็อค
• คลิกตกลงเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลงรูปแบบเซลล์
• ตอนนี้ ไปที่ แท็บ รีวิวบนริบบิ้นของ Excel
• เลือกไอคอนแผ่นป้องกัน
• ใน กล่องโต้ตอบ Protect Sheetให้ป้อนรหัสผ่านในฟิลด์ว่าง
• ป้อนรหัสผ่านอีกครั้งและ Excel จะล็อกแผ่นงานให้ดี

จากนี้ไปจะไม่มีใครสามารถเปลี่ยนรายการเมนูแบบเลื่อนลงได้

วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel: การใช้รายการ

หากคุณต้องการเมนูแบบเลื่อนลงสั้นๆ เช่น ใช่/ไม่ใช่ ตรวจสอบแล้ว/ไม่ผ่านการตรวจสอบ มอบหมายแล้ว/เปิด สมบูรณ์/ไม่สมบูรณ์ ฯลฯ คุณสามารถใช้รายการด้วยตนเองแทนวิธีช่วงข้อมูล ช่วยประหยัดเวลา ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel โดยใช้รายการ:

• คลิกเซลล์เพื่อเติมเมนูแบบเลื่อนลง
• เลือกการตรวจสอบข้อมูลจาก แท็บ ข้อมูลของเมนูริบบิ้น
• ภายใต้เมนูอนุญาตให้คลิกรายการ
• ตอนนี้ เพียงพิมพ์รายการของรายการในฟิลด์แหล่ง ที่มา
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณคั่นแต่ละรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาค
• คลิกตกลงเพื่อใช้รายการแบบหล่นลง

นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดและเร็วที่สุดในการสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel อย่างไรก็ตาม วิธีแรกมีความน่าเชื่อถือมากกว่าเมื่อคุณใช้รายการแบบหล่นลงจำนวนมาก

วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel: การแสดงข้อความเข้า

รายการแบบหล่นลงที่ว่างเปล่าอาจไม่ได้พูดอะไรมากนักกับตัวดำเนินการป้อนข้อมูล คุณต้องเพิ่มคำแนะนำเฉพาะ เพื่อไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถเพิ่มข้อความคำแนะนำลงในรายการแบบหล่นลงใน Excel:

• คลิกเซลล์ใดก็ได้ที่มี คำ สั่งData Validation ที่ใช้งานอยู่
• ตอนนี้ ไปที่ แท็ บข้อมูล > การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล > คลิกการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• ภายใน กล่องโต้ตอบ Data Validationคลิกแท็บInput Message
• พิมพ์ข้อความขนาดเล็กสำหรับชื่อเรื่องจากนั้นพิมพ์ข้อความโดยละเอียดในช่องป้อนข้อความ
• คลิกตกลงเพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

ตอนนี้ เมื่อใดก็ตามที่ผู้ใช้เลือกเซลล์ที่มีคำสั่งการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในรายการดรอปดาวน์ พวกเขาจะเห็นข้อความเกี่ยวกับวิธีเติมข้อมูลในเซลล์โดยใช้รายการจากรายการแบบเลื่อนลง

วิธีสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel: แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

หากมีคนทำข้อผิดพลาดขณะใช้รายการแบบเลื่อนลงในแผ่นป้อนข้อมูล Excel ของคุณ คุณยังสามารถแสดงข้อความแสดงข้อผิดพลาดได้อีกด้วย สิ่งนี้จะทำให้แน่ใจว่าผู้ใช้ดำเนินการแก้ไขข้อผิดพลาดและไม่ข้ามเซลล์ นี่คือขั้นตอนในการเปิดใช้งานแสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด:

• ทำตามขั้นตอนที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้จนกว่าคุณจะได้รับกล่องโต้ตอบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• ตอนนี้ เลือกแท็บการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด
• เลือกรูปแบบข้อผิดพลาดจากสามตัวเลือก: หยุด คำเตือน และข้อมูล
• จากนั้นพิมพ์ข้อความสั้นๆ สำหรับหัวข้อ การแจ้ง เตือนข้อผิดพลาด
• ตอนนี้ ป้อนข้อความโดยละเอียดในช่องข้อความแสดงข้อผิดพลาด

การทำงานที่ดี! เมื่อเปิดใช้งาน แสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด แผ่นงานจะแสดงกล่องโต้ตอบข้อผิดพลาดหากมีคนพิมพ์สิ่งอื่นนอกเหนือจากรายการที่กล่าวถึงในรายการแบบหล่นลงใน Excel

รายการแบบหล่นลงใน Excel: คำสุดท้าย

ตอนนี้คุณรู้วิธีสร้างรายการใน Excel ด้วยดรอปดาวน์ในสองวิธีที่แตกต่างกัน คุณสามารถลองวิธีสร้างรายการแบบหล่นลงของ Excel และสร้างแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลเพื่อช่วยพนักงานของคุณ

คุณยังสามารถสร้างรายการของใช้ในบ้านที่ใช้งานง่ายสำหรับร้านขายของชำ ฮาร์ดแวร์ เสื้อผ้า สาธารณูปโภค และอื่นๆ โดยใช้รายการแบบหล่นลงใน Excel

อย่าลืมแสดงความคิดเห็นด้านล่างหากคุณรู้วิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างรายการแบบหล่นลงใน Excel

ถัดไป เรียนรู้การ  เลิกซ่อนแถวหรือคอลัมน์ใน Excel  และ  เทมเพลตปฏิทิน Excel บางแบบสำหรับปีใดก็ได้