Khách hàng Nhắn tin tức thì (IM): Tại sao họ không phù hợp với tổ chức?

Các cửa hàng ứng dụng trên cả máy tính và điện thoại di động đều tràn ngập hàng trăm ứng dụng hoặc ứng dụng Nhắn tin tức thì (IM), một số ứng dụng đã thay đổi cách chúng ta giao tiếp. Tin nhắn trực tiếp, trò chuyện nhóm, gọi điện video , chia sẻ tài liệu và tệp. Việc sử dụng biểu tượng cảm xúc và nhãn dán làm cho cuộc giao tiếp của bạn trở nên tương tác hơn. Nhưng, những ứng dụng này đáng tin cậy đến mức nào?

Tìm hiểu Tin nhắn tức thì là gì?

Nguồn ảnh: Có dây

Nhắn tin tức thì hoặc IM đề cập đến việc tham gia vào giao tiếp thông qua việc gửi và nhận tin nhắn thời gian thực dưới dạng văn bản. Điều này được thực hiện thông qua một ứng dụng độc lập, có thể được sở hữu, quản lý và điều hành bởi một công ty bên thứ ba, được gọi là ứng dụng khách IM. Ứng dụng IM có một số tính năng độc đáo cốt lõi nhất định giúp chúng tách biệt với các phương tiện giao tiếp khác như phòng trò chuyện và email. Điều này bao gồm "sự hiện diện", cho phép người dùng biết liệu người dùng ở đầu nhận có trực tuyến hay không. Hơn nữa, các ứng dụng IM hỗ trợ chia sẻ tệp trực tiếp trong một phiên văn bản trực tiếp, cho phép người dùng xem lại tài liệu, hình ảnh và các tệp khác trong thời gian thực và thảo luận trên đó.

Những Ứng dụng này Khác với Email như thế nào?

Nguồn hình ảnh: Tech Spirited

Email không đảm bảo thông tin liên lạc trong thời gian thực tức thì giữa hai bên. Nó không cung cấp phản hồi ngay lập tức từ người dùng nhận mặc dù có kết nối internet. Hơn nữa, email dành cho các cuộc trò chuyện mô tả ở dạng văn bản dài, trong khi đó, IM thường có độ dài ngắn hơn. Thêm vào đó, IM nhằm mục đích hiển thị giao tiếp trực tiếp và không có xu hướng tạo thành một loạt các giao tiếp dựa trên chuỗi chồng chéo giữa nhiều người dùng. Tuy nhiên, các ứng dụng IM hiện đại đang hỗ trợ cuộc trò chuyện dựa trên nhóm thông qua cuộc trò chuyện nhóm.

IM hoạt động như thế nào?

Nguồn hình ảnh: Phương tiện

Ứng dụng IM độc lập của bên thứ ba có máy chủ mạng riêng. Hoạt động của tất cả các ứng dụng khách IM đều giống nhau bất kể nền tảng của chúng. Các ứng dụng IM thiết lập kết nối giữa máy chủ và thiết bị của người dùng bằng kết nối internet của họ. Người dùng khởi động máy khách IM bằng cách đăng ký UserID và Mật khẩu được lưu với máy chủ của máy khách. Bây giờ, với tư cách là người dùng, bạn cho phép ứng dụng khách IM truy cập danh sách liên hệ của mình, danh sách này sẽ kiểm tra danh sách người dùng của nó, được gọi là danh sách bạn thân. Sau đó, khách hàng sẽ gửi cho bạn thông tin liên quan đến địa chỉ liên hệ nào của bạn là một phần trong danh sách bạn thân của nó và có sẵn để kết nối.

Khi danh sách bạn thân được cá nhân hóa của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể chọn người dùng mà bạn muốn giao tiếp và phần còn lại của quá trình là một miếng bánh. Trong khi bạn trò chuyện, máy khách-máy chủ sẽ hoạt động như một phương tiện truyền giữa bạn và thiết bị của người nhận.

Xem thêm:-

6 Mẹo và thủ thuật hữu ích trên web WhatsApp WhatsApp Web là một dịch vụ nhắn tin an toàn, đáng tin cậy cho phép bạn gửi và nhận tin nhắn từ máy tính ...

Tại sao các tổ chức có thể bị thua lỗ do những khách hàng IM này?

Các ứng dụng IM dễ sử dụng, có quy trình đăng ký đơn giản và có vô số tính năng để mang lại cho bạn trải nghiệm giao tiếp trực tiếp. Thêm vào đó, nó cho phép bạn chia sẻ tệp và hình ảnh và một số trong số chúng cũng thường cho phép chia sẻ vị trí. Vì vậy, tại sao các tổ chức không thể sử dụng các tính năng này để thực hiện giao tiếp chuyên nghiệp hàng ngày và chia sẻ tệp của họ? Chà, có những hạn chế có thể gây rủi ro cho các doanh nghiệp này:

• Chia sẻ tệp trên máy chủ của bên thứ ba có thể khiến bạn mất quyền riêng tư dữ liệu

Bất kỳ thông tin hoặc tệp nào được chia sẻ trên máy khách IM liên quan đều được truyền từ người gửi đến người nhận, sử dụng các gói dữ liệu, thông qua máy chủ của máy khách. Các gói này chứa thông tin đã truyền của bạn, thông tin này sẽ được lưu trữ mãi mãi với máy khách. Vì những ứng dụng khách IM này không ở trong nhà, bạn không có quyền kiểm soát việc bảo vệ tính riêng tư của tệp và không kiểm soát được khả năng truy cập của chúng. Bạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào các nhà khai thác IM để đảm bảo rằng dữ liệu được bảo vệ khỏi truy cập trái phép. Mặc dù rất nhiều khách hàng IM nói rằng thông tin luôn được mã hóa; tuy nhiên, ai có thể nói nó là thật?

Là chủ sở hữu hoặc người quản lý của bất kỳ tổ chức nào, bạn chắc chắn không muốn bất kỳ thông tin nào liên quan đến doanh nghiệp của mình bị chia sẻ trên các máy chủ của bên thứ ba. Mặc dù các công ty IM đã tuyên bố rằng dữ liệu luôn được bảo vệ, nhưng các sự cố gần đây về vi phạm dữ liệu và giám sát tình báo trái phép đối với người dùng ứng dụng khách IM lại nói ngược lại.

• Thiếu bảo mật dữ liệu

Nguồn hình ảnh: TechCrunch

Mặc dù bạn có thể bảo vệ thiết bị của mình khỏi phần mềm gián điệp và phần mềm độc hại thông qua sử dụng các dịch vụ tường lửa, nhưng bạn không thể chỉ bảo vệ đường truyền giữa thiết bị và máy chủ IM bằng cách sử dụng tường lửa.

Internet rộng khắp và chứa đầy những nguy cơ độc hại có thể gây hại cho các hoạt động web của bạn, thậm chí cản trở các cuộc trò chuyện của bạn. Các máy khách IM yêu cầu kết nối với các mạng công cộng và do đó, máy chủ của họ lưu trữ và xử lý các gói thông tin từ nhiều mạng trên toàn cầu. Máy chủ này rất dễ bị tấn công bởi phần mềm độc hại và việc có thể truy cập được trên bất kỳ mạng công cộng nào khiến việc dựa vào chúng để bảo mật càng trở nên rủi ro hơn. Trong bất kỳ nỗ lực hack thành công nào, dữ liệu của bạn sẽ bị xâm phạm và sau đó, nó có thể bị sử dụng sai mục đích và các hoạt động bất hợp pháp.

• Đối với Khách hàng IM, Tổ chức của bạn sẽ là một Sản phẩm

Nguồn ảnh: Người đưa tin

Các ứng dụng khách IM được điều hành bởi các tập đoàn kinh doanh và cũng giống như các tổ chức của bạn, họ cũng có một mô hình kinh doanh. Các công ty này sử dụng thông tin người dùng của bạn cho các chiến dịch tiếp thị khác nhau và kiếm tiền để đổi lấy việc chia sẻ thông tin đó với các nhà quảng cáo có liên quan. Là một chủ sở hữu doanh nghiệp, ai sẽ không bao giờ muốn thông tin tổ chức của mình được công khai cho một nguồn không xác định hoặc không xác định.

• Vấn đề sao lưu và giới hạn chuyển giao

Nguồn hình ảnh: Đánh giá giải pháp

Ở cấp độ doanh nghiệp, mọi doanh nghiệp đều muốn duy trì một bản ghi các tài liệu có chứa dữ liệu tổ chức quan trọng. Dữ liệu này được sử dụng làm tài liệu tham khảo trong các chiến lược kinh doanh trong tương lai. Nhưng không có ứng dụng nhắn tin nào cung cấp cho bạn dung lượng sao lưu lớn. Hơn nữa, mọi ứng dụng khách IM đều có giới hạn về giới hạn ký tự cho văn bản, cũng như kích thước tệp được chuyển. Đối với mục đích tổ chức, những hạn chế này có thể là rào cản giao tiếp và chia sẻ dữ liệu.

Trong hầu hết các trường hợp, một tổ chức kinh doanh sẽ chọn một dịch vụ sao lưu đám mây riêng bên cạnh ứng dụng khách IM. Điều này một lần nữa sẽ gây ra rủi ro khi sử dụng máy chủ của bên thứ ba. Do đó, dữ liệu đã lưu của bạn luôn nằm trên một máy chủ đám mây bên ngoài và bạn phụ thuộc vào chủ sở hữu của máy chủ về tính bảo mật của nó. Vì vậy, bất kể bạn làm gì, nếu ứng dụng IM mà bạn đang sử dụng không nội bộ, tức là, được xây dựng để đáp ứng các sở thích chỉ dành cho văn phòng, tổ chức của bạn sẽ tiếp tục đối mặt với những vấn đề này.

• Hỗ trợ người tiêu dùng?

Nguồn hình ảnh: AnswerFirst

Sẽ có một dấu hỏi lớn hơn sau đó. Là một người dùng cá nhân, đối mặt với các vấn đề như mất dữ liệu hoặc lỗi máy chủ không phải là vấn đề lớn. Nhưng ở trong một tổ chức, những vấn đề này có thể khiến bạn phải trả giá đắt. Một tổ chức chắc chắn không thể để mất dữ liệu hoặc không thể đối phó với các công việc hàng ngày của mình nếu khách hàng giao tiếp của họ từ bỏ nó. Máy chủ của bên thứ ba thường có thể gặp sự cố và đôi khi thậm chí bị đóng cửa bởi các công ty quản lý của họ vì đủ loại lý do. Bây giờ, chúc bạn may mắn với việc tung hứng giữa các chuyên gia dịch vụ tiêu dùng của họ, đồng thời gây nguy hiểm cho công việc và thời gian của bạn.

• Bên cạnh Kiểm soát bằng không: Các thay đổi và cập nhật thường xuyên

Nguồn ảnh: Có dây

Các ứng dụng khách IM của bên thứ ba có nhiều hơn một người dùng. Do đó, có hàng trăm người tiêu dùng khác của các ứng dụng như vậy và tất cả đều có các yêu cầu khác nhau. Giờ đây, công ty chủ sở hữu của ứng dụng khách IM có liên quan sẽ thực hiện các thay đổi hoặc nâng cấp trong ứng dụng đó, theo nhu cầu của phần lớn người tiêu dùng. Bạn, với tư cách là chủ doanh nghiệp, không thể chắc chắn liệu những nâng cấp hoặc thay đổi đó có đáp ứng lợi ích của bạn hay không.

Ngoài ra, các điều khoản thỏa thuận, chính sách bảo mật và thỏa thuận người dùng thường bị thay đổi mà bạn không biết. Điều hành một tổ chức không có quyền kiểm soát việc chia sẻ dữ liệu và giao tiếp tổ chức là một nhiệm vụ đầy rủi ro. Nó có đáng để mạo hiểm không?

• Sự tham gia của thành viên có thể thấp

Nguồn ảnh: Có dây

Tại sao bạn cần một ứng dụng khách IM cho không gian văn phòng của mình? Để giữ cho mọi thành viên tham gia được kết nối thông qua một công cụ chung và để đảm bảo rằng các quyết định và thông tin của tổ chức được đến với mọi người, không có bất kỳ sự phân biệt nào. Bây giờ, có hàng trăm ứng dụng khách IM trên mạng. Không thể có mọi thành viên của tổ chức sẽ sử dụng cùng một ứng dụng khách IM. Vì vậy, một số người trong số họ sẽ tải xuống ứng dụng nhắn tin tức thời mà họ không quan tâm. Vì họ sẽ không sẵn sàng hoạt động ở đó, điều đó sẽ ảnh hưởng đến sự tham gia của người dùng.

• Nó không chỉ dành cho công việc

Ứng dụng khách IM nào được sử dụng rộng rãi nhất; WhatsApp, Google Hangouts, Skype, v.v.?

Bên phải?

Nguồn hình ảnh: Android Central

Không có ứng dụng nào trong số này phân chia giữa những người chính thức và các liên hệ cá nhân của bạn. Nếu các kết nối cá nhân của bạn có sẵn trên ứng dụng được tổ chức của bạn sử dụng, chúng sẽ được đưa vào danh sách bạn thân của bạn. Vì vậy, bây giờ, các cuộc trò chuyện cá nhân và nghề nghiệp của bạn được hợp nhất, làm cho giao diện của bạn và quản lý giao tiếp tổ chức của bạn trở thành một nhiệm vụ rắc rối.

Với tất cả những điều này đã nói, rõ ràng là sử dụng máy chủ bên thứ ba toàn cầu và Ứng dụng nhắn tin tức thì cho mục đích tổ chức hoàn chỉnh không phải là một lựa chọn tốt. Vì các ứng dụng khách IM này được vận hành bởi các tập đoàn kinh doanh, chúng không bao giờ có khả năng đáp ứng các lợi ích tổ chức của bạn một cách ưu tiên. Hơn nữa, chúng đi kèm với tất cả những bất lợi mà một máy chủ ngoài cơ sở sẽ gây ra. Nó khiến thông tin của bạn có nguy cơ bị đánh cắp và lạm dụng, khiến bạn mất kiểm soát, hạn chế đặc quyền truyền dữ liệu của bạn và quan trọng nhất, nó chia sẻ dữ liệu của bạn với người ngoài để thu lợi thương mại.

Bạn có nghĩ rằng bằng cách này bạn có thể điều hành và mở rộng một doanh nghiệp an toàn trong tương lai không? Với quá nhiều sự giám sát đối với các hoạt động tổ chức của bạn, những ứng dụng khách IM này khó có thể giúp bạn phát triển. Vì vậy, điều quan trọng là bạn, với tư cách là chủ doanh nghiệp phải tìm ra một giải pháp thay thế, có thể giải quyết những rắc rối của bạn một lần và mãi mãi. 

Ứng dụng khách IM nội bộ có tiềm năng thay thế các sứ giả của bên thứ ba . Vì chúng chạy trên các máy chủ riêng và không có bất kỳ sự can thiệp nào của bên thứ ba, chúng có thể là giải pháp thay thế tốt nhất mà các tổ chức hiện đại có thể lựa chọn.