13 điều cần biết hàng đầu về chia sẻ màn hình trong Microsoft Teams

Chia sẻ màn hình khá quan trọng trong các ứng dụng hội nghị truyền hình như Zoom, Microsoft Teams, Google Meet và các ứng dụng khác. Bằng cách đó, bạn có thể hiển thị tệp cho những người tham gia khác bằng chức năng chia sẻ màn hình mà không cần gửi tệp đó cho bất kỳ ai hoặc mọi người tham gia. Nhờ đó, mọi người có thể xem và thảo luận nội dung của tập tin cùng một lúc.

Chia sẻ màn hình có đơn giản vậy không? Không. Nhưng, bạn có thể sử dụng một vài tính năng tiện lợi. Bạn có thể chia sẻ màn hình nền, cửa sổ, âm thanh hệ thống và những thứ khác.

Trong bài đăng này, chúng tôi đi sâu vào tính năng chia sẻ màn hình có sẵn trong Microsoft Teams. Vì vậy, đây là những điều cần thiết hàng đầu về chia sẻ màn hình trong Microsoft Teams mà bạn nên biết.

1. Điều gì sẽ xảy ra khi bạn chia sẻ màn hình

Chia sẻ màn hình trong Microsoft Teams, tương tự như các ứng dụng khác , cho phép bạn chia sẻ nội dung trên màn hình của mình với những người khác. Khi bạn nhấn nút chia sẻ màn hình, bạn sẽ được yêu cầu chọn những gì bạn muốn chia sẻ - máy tính để bàn hoặc tệp.

Một số người dùng bối rối và tự hỏi liệu những người tham gia khác có thể mở hoặc quản lý màn hình hiển thị cho họ hay không. Không, điều đó là không thể. Ví dụ: nếu bạn chia sẻ màn hình với email của bạn được mở trong đó, những người khác chỉ có thể nhìn thấy cửa sổ email. Họ không thể truy cập hoặc mở email của bạn.

2. Những gì có thể được chia sẻ trong nhóm

Trên Microsoft Teams, bạn có thể chia sẻ màn hình nền, một cửa sổ, bản trình bày hoặc Bảng trắng của mình.

Khi bạn chia sẻ màn hình nền của mình, mọi thứ ở nền trước màn hình của bạn sẽ hiển thị cho những người khác. Vì vậy, khi bạn chuyển đổi giữa các cửa sổ, các thành viên khác có thể thấy điều đó. Nếu bạn chỉ muốn tập trung vào một cửa sổ duy nhất, ngay cả khi bạn chuyển đổi giữa các cửa sổ, bạn nên chuyển sang chế độ Cửa sổ. Điều đó rất hữu ích nếu bạn không muốn người khác nhận thấy những gì khác đang mở trên màn hình của bạn.

Có một số hạn chế đối với tính năng chia sẻ màn hình:

• Chế độ Cửa sổ không khả dụng trên các ứng dụng dành cho thiết bị di động và Linux.
• Bảng trắng chỉ hoạt động với các cuộc gọi trong Nhóm chứ không phải các cuộc trò chuyện riêng lẻ.
• Chức năng Bảng trắng được giới hạn cho các ứng dụng máy tính để bàn và web. Có nghĩa là, nó không thể được khởi động từ các ứng dụng di động nhưng bạn có thể nhìn thấy Bảng trắng trên điện thoại của mình khi ai đó từ máy tính để bàn hoặc web đang chia sẻ.
• Trên web, chỉ có thể sử dụng chia sẻ màn hình trên các trình duyệt Google Chrome và Microsoft Edge.
• Trên macOS, Nhóm yêu cầu bạn thay đổi cài đặt Quyền riêng tư (Tùy chọn hệ thống> Bảo mật & Quyền riêng tư> Quyền riêng tư) nếu bạn muốn chia sẻ màn hình của mình với người khác.

3. Chia sẻ màn hình hỗ trợ nền tảng nào

Tính năng chia sẻ màn hình của Teams có sẵn trên tất cả các nền tảng. Bạn có thể sử dụng nó trên web, Android, iOS, Windows, Mac và Linux. Tuy nhiên, một số chế độ chia sẻ màn hình bị giới hạn ở một số nền tảng nhất định.

4. Cách chia sẻ màn hình trong Microsoft Teams

Hãy xem cách chia sẻ màn hình trên web, máy tính để bàn và ứng dụng di động.

Chia sẻ màn hình trên Web và Máy tính để bàn

Gọi cho người mà bạn muốn chia sẻ màn hình của mình hoặc bắt đầu cuộc họp trong Nhóm bằng cách sử dụng nút Gặp gỡ ngay.

Sau đó, trên màn hình gọi điện, hãy nhấp vào biểu tượng chia sẻ màn hình ở thanh công cụ dưới cùng. Bạn sẽ được hiển thị các cách khác nhau để chia sẻ - Máy tính để bàn, Cửa sổ, PowerPoint và Bảng trắng, như được hiển thị bên dưới. Bấm vào cái mà bạn muốn chia sẻ.

Chia sẻ màn hình trên Android và iOS

Trên màn hình gọi điện, chạm vào biểu tượng dấu ba chấm ở thanh công cụ dưới cùng. Chọn Chia sẻ từ menu hiển thị.

Sau đó, chọn tùy chọn thích hợp - ảnh, video, PowerPoint hoặc màn hình.

5. Làm thế nào để biết những gì đang được chia sẻ

Màn hình hiện đang được chia sẻ trên Teams sẽ có đường viền màu đỏ xung quanh. Kiểm tra ảnh chụp màn hình bên dưới để xem màn hình được chia sẻ sẽ trông như thế nào khi chế độ Cửa sổ được chọn.

6. Cách Ngừng Chia sẻ

Trên màn hình nền, bạn sẽ thấy cửa sổ nổi có dấu chéo ở góc dưới bên phải của thanh công cụ tùy chọn. Nhấn vào biểu tượng chia sẻ màn hình dừng.

Trên ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy mở ứng dụng Nhóm và nhấn vào nút Dừng trình bày ở dưới cùng

7. Bạn có thể chú thích trên màn hình chia sẻ không

Không. Bạn không thể vẽ hoặc viết trên màn hình chia sẻ ngoại trừ trên Bảng trắng. Tham khảo hướng dẫn chi tiết của chúng tôi về cách sử dụng Bảng trắng trong Nhóm để biết rằng việc đó đã được thực hiện.

Mẹo : Tìm hiểu Whiteboard trong Windows khác với OneNote như thế nào .

8. Cách chia sẻ âm thanh hệ thống trong khi chia sẻ màn hình

Cho dù bạn đang phát video hoặc tệp có âm thanh trong đó, những người tham gia khác không thể nghe thấy âm thanh theo mặc định. Để chia sẻ âm thanh hệ thống, bạn cần bật một cài đặt.

Bạn có thể làm điều đó trước khi chia sẻ màn hình hoặc sau đó. Nếu bạn muốn chia sẻ âm thanh ngay từ đầu, hãy nhấp vào nút chia sẻ màn hình trong khi gọi. Sau đó, chọn hộp bên cạnh Bao gồm âm thanh hệ thống.

Ngoài ra, khi bạn đã bắt đầu chia sẻ màn hình, hãy di chuột qua cạnh trên của màn hình. Một thanh công cụ sẽ xuất hiện. Bật hoặc tắt âm thanh hệ thống bằng nút có sẵn.

9. Cách chuyển đổi giữa các Windows trong khi chia sẻ màn hình

Có hai cách để chuyển đổi giữa nhiều cửa sổ trong khi bạn đang chia sẻ màn hình. Trong phương pháp đầu tiên, bạn cần dừng chia sẻ nếu bạn đã chọn chế độ Cửa sổ. Sau đó, chọn cửa sổ mà bạn muốn chọn và chia sẻ lại. Tuy nhiên, đó không phải là một cách hiệu quả.

Để đạt được điều tương tự một cách hiệu quả, bạn nên sử dụng phương pháp thứ hai liên quan đến việc sử dụng chế độ Chia sẻ trên máy tính để bàn. Điều đó sẽ hiển thị toàn bộ màn hình của bạn. Giờ đây, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa bất kỳ cửa sổ nào và những người tham gia có thể thấy điều đó.

Lưu ý: Toàn bộ quá trình chuyển đổi giữa nhiều cửa sổ cũng như phần còn lại của khu vực màn hình sẽ hiển thị cho những người tham gia cuộc họp ở chế độ Máy tính để bàn.

10. Có bao nhiêu người có thể chia sẻ màn hình cùng một lúc

Không thể chia sẻ màn hình bởi nhiều người trình bày trong một cuộc họp. Chỉ một trong số họ có thể chia sẻ màn hình tại một thời điểm. Tuy nhiên, nếu người thứ hai nhấn nút chia sẻ màn hình, họ sẽ có quyền chia sẻ màn hình và việc chia sẻ sẽ bị dừng đối với người trình bày ban đầu. Họ cũng sẽ được thông báo về điều tương tự.

11. Cách mở ứng dụng nhóm khi chia sẻ màn hình

Khi bạn chia sẻ toàn bộ màn hình của mình, ứng dụng Nhóm sẽ được thu nhỏ. Nếu bạn muốn mở trò chuyện hoặc thực hiện bất kỳ hành động nào khác trong ứng dụng, hãy nhấp vào biểu tượng ứng dụng trên thanh tác vụ.

Mẹo: Tìm hiểu cách ngăn Microsoft Teams khởi chạy khi khởi động.

12. Khi bạn chia sẻ màn hình, máy ảnh có bật không

Vâng. Video của bạn sẽ hiển thị với những người khác ngay cả khi đang chia sẻ màn hình. Nếu bạn đang ở trên máy tính để bàn, bạn sẽ thấy video của bốn người tham gia trong cửa sổ nổi. Để xem video của riêng bạn, hãy mở ứng dụng Nhóm và video của bạn sẽ khả dụng.

13. Cách chia sẻ tệp và tài liệu ngoài PowerPoint

Microsoft cung cấp tùy chọn gốc để chia sẻ tệp PowerPoint trong ứng dụng Nhóm. Để chia sẻ các tệp khác, hãy mở chúng trên PC của bạn một cách bình thường. Sau đó, chia sẻ chúng bằng cách sử dụng Màn hình nền hoặc chế độ Cửa sổ.

Mẹo thưởng: Cách ngăn người khác chia sẻ màn hình

Như đã nói ở trên, mọi người đều có quyền chia sẻ màn hình. Điều đó đôi khi có thể có vấn đề. Để tránh điều đó, bạn có thể ngăn người khác chia sẻ màn hình của họ. Mặc dù không có nút trực tiếp để tắt tính năng này, nhưng vẫn tồn tại một giải pháp.

Bạn cần thay đổi vai trò của những người tham gia cuộc họp của mình thành Người tham dự. Theo mặc định, họ được giữ như Người trình bày, có quyền giống như Người tổ chức. Người tham dự không có quyền chia sẻ màn hình và chỉ có thể xem màn hình được chia sẻ.

Để thay đổi vai trò của nh��ng người tham gia trên màn hình, hãy nhấp vào biểu tượng của những người tham gia khi đang trong cuộc gọi họp. Sau đó, nhấp vào biểu tượng ba chấm bên cạnh tên của người tham gia và chọn Đặt làm người tham dự.

Trên ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy nhấn vào biểu tượng của những người tham gia trong cuộc họp. Sau đó, chạm và giữ tên của người tham gia. Chọn Làm người tham dự từ menu.

Đang chờ chú thích

Bạn sẽ không muốn những người tham dự chú thích ngẫu nhiên trên màn hình của mình khi bạn đang chia sẻ nó - giống như điều đó đã xảy ra với Zoom. Tuy nhiên, tính năng cung cấp chú thích trong khi chia sẻ màn hình của Zoom bị thiếu trong Microsoft Teams, tại thời điểm viết bài này. Viết nguệch ngoạc trên màn hình giúp ghi chú và chỉ vào những thứ mà nếu không sẽ là một công việc khó khăn. Chúng tôi hy vọng họ sẽ sớm giới thiệu tính năng này.

Tiếp theo: Bạn có quen thuộc với Microsoft Teams không? Xem các mẹo được đề cập trong bài đăng tiếp theo để cải thiện trải nghiệm Microsoft Teams của bạn.