Bạn muốn gửi một email hàng loạt? Đây là cách tạo email hợp nhất trong Publisher

Gửi email hàng loạt từng là một quá trình tốn nhiều thời gian, nhưng Microsoft Publisher đã làm cho việc này trở nên dễ dàng. Đây là cách thực hiện.

Tạo tệp nhà xuất bản của bạn và sau đó đi đến menu gửi thư và chọn tùy chọn phối thư điện tử .

Mở bước đầu tiên trong trình hướng dẫn để chọn người nhận hoặc tạo danh sách người nhận mới

Chọn các trường tùy chỉnh để chèn vào tệp nhà xuất bản của bạn

Chọn người bạn đang gửi email hàng loạt, sau đó thêm chủ đề hoặc đính kèm tệp

Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp nhỏ, một trong những điều hữu ích nhất là gửi hàng loạt email đến khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng tiềm năng. Các dịch vụ như Mailchimp mang lại cơ hội cho các email tiếp thị hàng loạt nhưng phải trả thêm phí. Thông thường, bạn cũng có thể gửi hàng loạt email và tài liệu tiếp thị bằng cách sử dụng các tính năng kết hợp thư trong Outlook hoặc Microsoft Word.

Tuy nhiên, Microsoft Publisher cho phép bạn tạo các thư hoặc bản tin email hàng loạt có phong cách và chuyên nghiệp hơn nhiều. Chúng tôi vẫn đang đi sâu vào các tính năng của từng ứng dụng Office và hôm nay, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể tạo một bản phối email trông chuyên nghiệp với Publisher mà không mất thêm phí với đăng ký Office 365 của mình.

Khởi chạy Publisher và đi đến menu gửi thư

Để bắt đầu, bạn có thể tạo tệp nhà xuất bản của riêng mình từ đầu với tùy chọn Trống 8,5 x 11 " hoặc bằng cách sử dụng một trong các mẫu. Nếu bạn không chắc chắn về cách bắt đầu, bạn có thể tìm kiếm các mẫu trực tuyến từ tệp mới Một gợi ý tuyệt vời cho người mới bắt đầu gửi email hàng loạt là mẫu "bản tin", có nhiều vùng văn bản và ảnh mà bạn có thể hoán đổi hoặc tùy chỉnh bằng tài liệu của riêng công ty bạn.

Khi bạn đã tùy chỉnh tệp hoặc mẫu của mình bằng thông tin công ty của riêng bạn, bạn có thể chuyển đến menu ở trên cùng. Từ đó, bạn sẽ muốn chọn tùy chọn Gửi thư . Sau đó, bạn sẽ thấy một tùy chọn ở bên trái cho  E-mail Merge. Bạn sẽ muốn nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh đó và chọn  Step by Step Wizard. 

Chọn các tùy chọn người nhận của bạn

Từ trình hướng dẫn, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn và phần giải thích về cách thức hoạt động của quá trình hợp nhất email. Đối với bước đầu tiên này, bạn sẽ muốn chú ý đến Tạo danh sách người nhận. Từ đó, bạn có thể sử dụng một danh sách hiện có của địa chỉ liên lạc , chọn danh bạ từ Outlook, hoặc chọn để t ype ra một danh sách mới . Thông thường, tốt nhất bạn nên chọn liên hệ từ Outlook, đây sẽ là nhà của hầu hết những người bạn muốn liên hệ. Nếu bạn chọn điều đó, bạn có thể chọn chọn danh sách liên hệ và chọn liên hệ của mình, sau đó chuyển sang bước tiếp theo.

Nếu không, bạn có thể chọn loại ra một danh sách mới. như chúng tôi đang ở đây. Để làm như vậy, bạn có thể quay lại Tab Thư và nhấp vào Chọn Người nhận , sau đó chọn Nhập Danh sách Mới. Sau khi nhập xong tên và thông tin cá nhân, bạn có thể tìm một vị trí để lưu Danh sách địa chỉ và nhấp vào OK, tiếp theo là  Có và sau đó chọn Có để tham khảo trong tương lai.

Chuẩn bị tài liệu của bạn để phối e-mail

Tiếp theo, bạn có thể quay lại trình hướng dẫn phối e-mail bằng cách nhấp vào nó từ dải băng trên cùng. Trong trình hướng dẫn, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng danh sách liên hệ của mình đã được chọn. Nếu không, bạn có thể quay lại một bước và nhấp vào Chỉnh sửa danh sách người nhận.  Từ đó, bạn có thể nhấp vào bên dưới Chọn danh sách hiện có để tải lên danh sách bạn đã tạo trước đó.

Sau khi được chọn, bạn có thể chuyển sang bước 2 bằng cách nhấp qua trình hướng dẫn. Bạn sẽ cần chuẩn bị tài liệu của mình để phối thư điện tử. Là một phần của quy trình, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn xuất hiện trong trình hướng dẫn, bao gồm tên, số và địa chỉ email và các loại thông tin khác. Đảm bảo đặt con trỏ của bạn ở những vị trí cần thiết trong tài liệu và sau đó nhấp để chèn. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi chỉ đi cho cái tên. hoặc địa chỉ. Có các tùy chọn cho một số liên kết được cá nhân hóa, cũng như hình ảnh, nhưng chúng tôi sẽ không đề cập đến những liên kết đó.

Hãy sẵn sàng để gửi hàng loạt email của bạn

Khi bạn đã nhập xong các trường vào trường Nhà xuất bản, đã đến lúc gửi email đó! Bạn sẽ thấy một tùy chọn để xem trước email, chỉ để đảm bảo rằng nó đúng. Bạn cũng sẽ nhận thấy rằng sẽ có cảnh báo nếu có vấn đề tiềm ẩn. Bạn có thể bấm vào đây để sửa. Nếu không, bạn có thể chỉ cần nhấp vào Gửi Email để được hỗ trợ.

Từ hộp bật lên, hãy nhớ nhấp vào  Đến và cuộn xuống và chọn tùy chọn Địa chỉ Email  từ danh sách. Sau đó, bạn có thể nhập chủ đề của riêng bạn. Để tùy chỉnh cuối cùng, bạn cũng có thể nhấp vào Tùy chọn và chọn CC, BCC và đặt mức độ ưu tiên của email. Bạn cũng có thể đính kèm tệp.

Sau khi hài lòng, bạn có thể nhấn  Gửi để gửi tin nhắn của mình. Nhà xuất bản cũng sẽ thông báo cho bạn biết người bạn đang gửi email, vì vậy bạn sẽ muốn nhấn  OK để xác nhận. Sau khi bạn làm như vậy, e-mail hàng loạt của bạn sẽ được gửi đi.

Bạn sẽ tận dụng sức mạnh của Microsoft Publisher như thế nào?

Mặc dù chúng tôi đã giải thích cách bạn có thể sử dụng Microsoft Publisher để gửi hàng loạt email hoặc bản tin, nhưng vẫn có nhiều cách sử dụng khác cho nó. Ứng dụng Office 365 này rất tuyệt để tạo thiệp Cảm ơn, thiệp sinh nhật, biểu ngữ, áp phích, nhãn, danh thiếp, v.v. Khả năng là vô tận và bạn có thể làm hầu hết mọi thứ với Publisher để làm cho doanh nghiệp của mình tỏa sáng! Vui lòng cho chúng tôi biết bạn đang sử dụng Publisher như thế nào bằng cách gửi nhận xét cho chúng tôi bên dưới.