Cách bắt đầu với Microsoft Lists

Microsoft Lists là phần bổ sung mới nhất cho ứng dụng Microsoft 365 ổn định. Mặc dù tên có thể khiến bạn viết tắt nó như một lần lặp lại Outlook Tasks, To-Do hoặc Planner khác, nhưng trên thực tế, Lists là một sản phẩm duy nhất gần với Excel hơn bất kỳ cái nào ở trên.

Được hỗ trợ bởi SharePoint và được truy cập thông qua giao diện web, Danh sách có thể được coi là nỗ lực của Microsoft nhằm tái tạo các giải pháp mã thấp như Airtable . Nó "giống ứng dụng" hơn một bảng tính, đồng thời cho phép người dùng kiểm soát nhiều hơn so với một ứng dụng danh sách thông thường như To-Do hoặc Wunderlist tiền nhiệm của nó.

Sức mạnh của danh sách chỉ thực sự được đánh giá cao khi nhìn thấy nó hoạt động. Giả sử bạn đã có đăng ký hợp lệ, ứng dụng sẽ hiển thị trong ngăn kéo ứng dụng Office 365 - nó có biểu tượng màu sáng với bảng màu ấm.

Nhấp vào nút "Danh sách mới" nổi bật để bắt đầu. Bạn nên dành một chút thời gian để xem trước các mẫu mặc định, vì chúng minh họa cách thức sử dụng Danh sách.

Lấy ví dụ như Trình theo dõi vấn đề mặc định. Nó sử dụng bố cục dựa trên lưới nằm ở đâu đó giữa bảng tính và ứng dụng danh sách thông thường. Sau đó, có Trình quản lý nội dung, thậm chí còn trực quan hơn - nó bao gồm hình ảnh và một số chip thông tin màu.

Bạn có thể bắt đầu một danh sách mới từ một mẫu bằng cách nhấp vào "Sử dụng mẫu". Bạn cũng có thể tạo một danh sách từ đầu, điều này sẽ yêu cầu bạn sử dụng giao diện kiểu SharePoint để thiết lập các trường của riêng bạn. Bạn cũng có thể nhập bảng tính Excel, thu hẹp hơn nữa khoảng cách giữa Danh sách và các ứng dụng máy tính để bàn thông thường.

Tuy nhiên, khi tạo danh sách, bạn cần đặt tên, mô tả, màu sắc và biểu tượng cho danh sách. Sau khi bạn thiết lập, danh sách sẽ mở ra một phương tiện chặn trống.

Bạn có thể thêm dữ liệu bằng cách nhấp vào nút "Mới" ở trên cùng bên trái. Thao tác này sẽ hiển thị một biểu mẫu cho phép bạn thêm một mục mới vào danh sách. Các trường trên biểu mẫu sẽ khớp với những trường được định cấu hình trong danh sách.

Khi bạn thực hiện nhiều bổ sung cùng một lúc, bạn có thể chuyển sang chế độ xem Lưới từ góc trên bên trái. Điều này biến mọi thứ trên màn hình thành một trường có thể chỉnh sửa, rất giống với một bảng tính. Sử dụng giao diện này, bạn có thể nhanh chóng quản lý dữ liệu trong danh sách của mình.

Bạn có thể xuất dữ liệu của mình sang bảng tính Excel bằng nút trên thanh công cụ trên cùng. Một tùy chọn khác là nhận cảnh báo qua email hoặc SMS bất cứ khi nào dữ liệu thay đổi trong danh sách - nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm ("...") ở trên cùng, sau đó nhấp vào "Cảnh báo cho tôi". Hộp thoại xuất hiện sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn toàn diện để cho phép bạn chọn những gì bạn nhận được thông báo về thời gian và địa điểm thông báo được gửi.

Điều này hoàn thành chuyến tham quan đầu tiên của chúng tôi về Danh sách. Trong các bài viết tới, chúng ta sẽ xem xét việc tạo và sửa đổi danh sách, quản lý dữ liệu trong danh sách và khám phá các tùy chọn chế độ xem khác nhau có sẵn trong ứng dụng. Cũng cần lưu ý rằng Lists có thể tích hợp vào nhiều công cụ khác của Microsoft, bao gồm Power Apps, Automate và Microsoft Teams, cho phép bạn sử dụng dịch vụ như một kho lưu trữ trung tâm cho thông tin của bạn.