Cách đồng bộ thư viện SharePoint bằng OneDrive for Business

Nếu bạn sử dụng SharePoint trên Office 365 hoặc máy chủ tại chỗ, chắc hẳn bạn đã có lúc muốn truy cập tệp từ màn hình Windows của mình. Bạn có thể thực hiện việc này với ứng dụng khách đồng bộ OneDrive for Business, ngay cả khi nó không phải là một tính năng của ứng dụng OneDrive hiện đại thông thường.

Ứng dụng OneDrive chính của Microsoft được cài đặt sẵn với Windows 10 có thể đồng bộ hóa các tệp từ tài khoản cá nhân, cơ quan và trường học. Điều này bao gồm các tệp OneDrive for Business và các site SharePoint là một phần của đăng ký Office 365 Business. Tuy nhiên, ứng dụng mới chưa thể đồng bộ thư viện tài liệu SharePoint, một tính năng SharePoint quan trọng và rất phổ biến cho phép bạn lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ tệp.

Để đồng bộ hóa thư viện tài liệu, trước tiên bạn cần mở nó trong ứng dụng SharePoint trực tuyến. Với ứng dụng OneDrive for Business được cài đặt và mở trên PC của bạn, hãy nhấp vào nút "Đồng bộ hóa" trên thanh công cụ SharePoint. Trong lời nhắc xuất hiện, hãy nhấp vào nút "Đồng bộ hóa ngay bây giờ" và chấp thuận lời nhắc mở OneDrive for Business.

Khi OneDrive for Business khởi chạy, bạn sẽ được hiển thị tên của thư viện và site SharePoint mà bạn đang cố gắng đồng bộ hóa. Chọn một thư mục để lưu thư viện vào PC của bạn bằng cách nhấp vào liên kết "Thay đổi". Sau khi bạn thiết lập xong, hãy nhấn "Sync Now" để bắt đầu tải xuống các tệp trong thư viện. Bạn có thể được yêu cầu đăng nhập bằng thông tin đăng nhập Office 365 hoặc SharePoint nếu bạn chưa từng đồng bộ hóa từ trang web trước đây.

OneDrive for Business sẽ thông báo cho bạn về tiến độ khi nó bắt đầu đồng bộ hóa. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ có thể truy cập các tệp của mình từ File Explorer, như thể bạn đang sử dụng OneDrive bằng tài khoản cá nhân hoặc tài khoản doanh nghiệp thông thường. Nếu bạn cần xóa thư viện trong tương lai, hãy nhấp chuột phải vào biểu tượng OneDrive for Business trong khay hệ thống và nhấp vào "Dừng đồng bộ hóa một thư mục." Bạn cũng có thể tạm dừng đồng bộ hóa hoặc thêm thư viện mới trực tiếp từ một URL.

Có một số hạn chế xung quanh việc đồng bộ hóa thư viện tài liệu mà bạn nên quen thuộc. Không giống như ứng dụng khách OneDrive hiện đại, bạn không thể đồng bộ hóa có chọn lọc các thư mục trong thư viện. Nếu bạn có nhiều tệp nhưng chỉ muốn truy cập một vài tệp ngoại tuyến, bạn có thể thử sắp xếp chúng thành hai thư viện "ngoại tuyến" và "trực tuyến" khác nhau.

Ngoài ra, ứng dụng khách OneDrive for Business sẽ chỉ đồng bộ hóa tối đa 5.000 mục trong một thư viện và tổng cộng 20.000 mục. Kết hợp với giới hạn kích thước tệp 2GB, những hạn chế này có thể gây ra vấn đề nếu bạn có nhiều dữ liệu được lưu trữ trực tuyến. Không có cách nào đơn giản để giải quyết các vấn đề, vì vậy bạn sẽ cần lên kế hoạch lưu trữ tệp như thế nào để đảm bảo rằng bạn không gặp phải chúng.

Đồng bộ hóa thư viện tài liệu SharePoint với PC của bạn tốn một chút công sức nhưng cho phép bạn truy cập tất cả các tệp của mình một cách nguyên bản mà không cần sử dụng trình duyệt web. Đồng bộ hóa thư viện tài liệu là khả năng duy nhất còn lại của ứng dụng khách OneDrive for Business thế hệ mới nhất. Dự kiến ​​cuối cùng Microsoft sẽ đưa tính năng này vào ứng dụng OneDrive hiện đại, đơn giản hóa quy trình.

Trong thời gian chờ đợi, bạn sẽ cần cài đặt cả hai ứng dụng khách đồng bộ nếu bạn muốn tải xuống các thư viện tài liệu. Các trang hỗ trợ của Microsoft cung cấp bản tóm tắt đầy đủ về phiên bản OneDrive nào để sử dụng cho hầu hết các trường hợp sử dụng phổ biến.