Cách phân công nhiệm vụ khi làm việc từ xa bằng Microsoft Planner

Để giao một nhiệm vụ trong Microsoft Planner

Nhấp vào thẻ nhiệm vụ từ kế hoạch Planner.

Nhấp vào nút "Chỉ định".

Chọn một người dùng để giao nhiệm vụ.

Với việc toàn bộ văn phòng hiện đã thích nghi với việc làm việc từ xa, có thể khó tìm ra cách hiệu quả để phân công và ủy thác nhiệm vụ. Mặc dù không có biện pháp thay thế trực tiếp nào cho phiên họp bảng trắng hàng ngày hoặc cuộc họp đứng lên nhóm, Microsoft Planner có thể giúp đảm bảo mọi người đều biết về những gì đang diễn ra.

Nếu bạn là người mới sử dụng Planner, bạn có thể muốn đọc hướng dẫn tổng quan của chúng tôi trước khi chuyển tiếp. Planner cung cấp cho bạn một bảng nhiệm vụ kiểu Kanban, trong đó các nhiệm vụ được sắp xếp dưới dạng danh sách thẻ dọc trong “nhóm” ngang. Các nhóm được sử dụng để nhóm các nhiệm vụ theo danh mục hoặc trạng thái hoàn thành.

Công việc có thể được "giao" cho người dùng Planner. Nhấp vào bất kỳ nhiệm vụ nào trên bảng và sau đó nhấp vào nút “+ Giao” bên dưới tiêu đề của nó.

Sử dụng menu thả xuống xuất hiện để chọn người dùng mà bạn muốn giao nhiệm vụ. Trở lại bảng, người được giao nhiệm vụ sẽ xuất hiện trên thẻ của nhiệm vụ, cho mọi người thấy rằng bây giờ có ai đó đang giải quyết vấn đề.

Để tận dụng tối đa các nhiệm vụ được giao, người dùng nên bật thông báo của Planner. Nhấp vào biểu tượng bánh răng Cài đặt ở góc trên bên phải, tiếp theo là “Thông báo” dưới tiêu đề đầu tiên (“Công cụ lập kế hoạch”). (Lưu ý: Thật khó hiểu, có một tiêu đề “Thông báo” riêng biệt ở phía dưới ngăn cài đặt, cho phép bạn bật hoặc tắt tất cả các cảnh báo của Planner chỉ bằng một cú nhấp chuột.)

Hộp thoại bật lên Thông báo cho phép bạn chọn cách bạn sẽ được thông báo khi được giao một nhiệm vụ mới. Khi được bật, bạn sẽ nhận được email, thông báo đẩy và cảnh báo Microsoft Teams bất cứ khi nào bạn trở thành người được giao nhiệm vụ. Bạn cũng có thể chọn nhận thông báo qua email khi nhiệm vụ sắp đến hạn chót hoặc quá hạn.

Bằng cách giao nhiệm vụ cho người dùng, bạn có thể nhìn thấy rõ hơn những gì đang được thực hiện. Bạn cũng có thể kiểm tra khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm. Nhấp vào tab "Biểu đồ" ở đầu màn hình Công cụ lập kế hoạch để xem bảng phân tích các nhiệm vụ được giao cho từng người dùng. Nếu ai đó có nhiều nhiệm vụ chưa hoàn thành, bạn có thể muốn giúp họ một tay để giúp họ vượt qua cả ngày.