Cách quản lý danh bạ của bạn trong Outlook trong Windows 10

Trong Outlook trong Windows 10, bạn có thể quản lý danh bạ của mình theo hai cách

Bạn có thể tạo một danh sách liên hệ để giúp tìm kiếm các liên hệ dễ dàng hơn qua

Bạn có thể tạo các nhóm thư mục để gửi hàng loạt email

Trước đây chúng tôi đã giải thích cách bạn có thể thêm liên hệ vào Outlook trong Windows 10, nhưng nếu bạn muốn quản lý chúng thì sao? Bạn có thể có một nhóm người và địa chỉ liên hệ mà bạn muốn gộp chung trong một thư mục hoặc bạn có thể muốn tạo một danh sách để có thể gửi hàng loạt email. Trong hướng dẫn Office 365 mới nhất này, chúng tôi sẽ giải thích cách bạn có thể thực hiện điều đó và một số cách khác.

Tạo danh sách liên hệ để giúp tìm liên hệ dễ dàng hơn

Một trong những cách dễ nhất để quản lý danh bạ trong Outlook là tạo danh sách liên hệ. Với danh sách liên hệ, bạn có thể sắp xếp các liên hệ của mình một cách hợp lý và dễ dàng tìm thấy chúng hơn. Đây là cách bạn có thể làm điều này.

Nhấp vào biểu tượng Mọi người trong thanh điều hướng ở phía dưới bên trái của màn hình

Nhấp vào Thư mục, sau đó nhấp vào tùy chọn Thư mục mới  ở góc trên cùng bên phải của màn hình

Điền vào các trường và nhập tên cho danh sách liên hệ của bạn. Bạn cũng sẽ muốn chọn các mục liên hệ  từ menu cho biết  thư mục chứa. 

Sau đó, bạn có thể nhấn  OK  để lưu danh sách

Nếu bạn muốn thêm một liên hệ hiện có vào danh sách, quá trình này thực sự dễ dàng. Chỉ cần chọn nó từ danh sách liên hệ và kéo nó sang thanh Danh bạ của tôi ở bên trái màn hình. Bạn cũng có thể tạo một liên hệ mới trong danh sách liên hệ, nhấp vào  tab Trang đầu  và chọn thư mục liên hệ trong thanh điều hướng.

Tạo nhóm thư mục để gửi hàng loạt email

Cách thú vị thứ hai để quản lý danh bạ trong Outlook là tạo nhóm được gọi là nhóm liên hệ. Với tính năng này, bạn có thể tạo một tập hợp các địa chỉ liên hệ mà bạn có thể sử dụng để gửi email hàng loạt. Đây là những gì từng được gọi là danh sách phân phối trong các phiên bản Office cũ hơn. Đây là cách bạn có thể thiết lập nó.

Nhấp chuột phải vào Danh sách liên hệ của tôi sau khi nhấp vào biểu tượng mọi người  ở phía dưới bên trái của màn hình

Chọn  Nhóm thư mục mới  và nhập tên cho nhóm

Kéo và chọn danh sách liên hệ bạn đã tạo qua các bước ở trên vào nhóm mới

Sau khi thực hiện việc này, bạn có thể gửi hàng loạt email cho ai đó bằng cách nhấp vào Thư  trong thanh điều hướng. Sau đó nhấp vào  Trang chủ và Thư mới . Sau đó, bạn có thể chọn danh sách liên hệ trong hộp  sổ địa chỉ thả xuống. 

Bạn sử dụng Outlook như thế nào?

Quản lý danh bạ trong Outlook chỉ là một trong nhiều việc bạn có thể làm với nó. Trước đây, chúng tôi đã giải thích cách bạn có thể giải quyết các vấn đề với tệp đính kèm , tệp đính kèm cũng như thiết lập và quản lý tài khoản email của mình . Hãy đảm bảo luôn theo dõi Office 365 Hub của chúng tôi , nơi chúng tôi sẽ tìm hiểu sâu hơn về từng ứng dụng Office 365.