Cách sử dụng Ca trong Microsoft Teams để quản lý giờ làm việc, lịch biểu và hơn thế nữa

Dưới đây là cách bạn có thể bắt đầu với Microsoft Teams để quản lý lịch trình và giờ làm việc của bạn và nhân viên của bạn.

Mở ứng dụng Dịch chuyển bằng cách tìm kiếm ứng dụng này từ… Các ứng dụng khác trong Thanh bên nhóm.

Kiểm tra xem người quản lý của bạn đã chỉ định lịch trình hoặc ca làm việc cho bạn hay chưa. Nếu không, hãy yêu cầu họ thiết lập nó.

Người quản lý có thể thiết lập Ca bằng cách tạo lịch nhóm khi khởi động ban đầu vào Ca

Người quản lý có thể nhấp vào nút “thêm người vào nhóm” để thêm ca làm việc và lịch làm việc cho nhân viên

Người quản lý sau đó có thể thêm một thời gian cụ thể. ghi chú và thông tin khác cho ca làm việc.

Sau đó, ca có thể được chia sẻ với một Nhóm bằng cách nhấp vào nút Chia sẻ với Nhóm

Sau đó, nhân viên có thể đưa ra các yêu cầu về thời gian nghỉ, đồng hồ ra vào và hơn thế nữa thông qua Ca làm việc

Nếu quản trị viên CNTT của bạn đã bật tính năng này , bạn có thể nhận thấy trải nghiệm "Thay đổi" trong Microsoft Teams. Đây là một công cụ quản lý lịch biểu dành cho các nhà quản lý và nhân viên tuyến đầu (những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng hoặc công chúng.) .

Tuy nhiên, nó không chỉ dành cho những người lao động tuyến đầu. Với Ca làm việc, người quản lý có thể sắp xếp lịch trình cùng nhau, hoán đổi ca làm việc, tạo nhóm, đưa ra yêu cầu thời gian nghỉ và thậm chí giữ đồng hồ thời gian. Tính năng này có thể khá hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ vì nó được tối ưu hóa rất nhiều cho trải nghiệm Microsoft Teams. Dưới đây là một cái nhìn toàn diện về cách bạn có thể bắt đầu với nó để quản lý lịch trình và giờ làm việc của bạn và nhân viên của bạn.

Mở ứng dụng Ca và bắt đầu quản lý ca mới

Để bắt đầu, bạn sẽ phải mở ứng dụng Dịch chuyển. Nó được tích hợp vào bên trái của Nhóm. Nếu bạn không thấy nó ở đó, bạn sẽ phải nhấp vào ... Ứng dụng khác và tìm nó trong danh sách. Khi đó, bạn sẽ thấy danh sách Ca được chỉ định cho bạn trong tuần hiện tại. Nếu không có gì ở đó, thì bạn cần phải có người quản lý hoặc quản trị viên chỉ định một ca làm việc cho bạn hoặc yêu cầu họ thêm một ca thông qua ứng dụng.

Chúng ta sẽ thảo luận về cách người quản lý hoặc quản trị viên có thể làm điều đó tiếp theo, nhưng hãy nhớ rằng các bước tiếp theo này thường chỉ dành cho người quản lý hoặc những người có quyền quản trị phù hợp. Người quản lý chỉ có thể tạo lịch biểu trong Ca nếu họ được đặt là chủ sở hữu của Nhóm Office 365 . Mọi người khác sẽ vẫn có quyền truy cập vào Ca, nhưng sẽ chỉ có các tùy chọn để xem ca làm việc của riêng họ trong tuần hoặc quản lý thời gian nghỉ và các yêu cầu khác.

Nếu bạn là người quản lý và có quyền thích hợp , để tiếp tục tạo ca làm việc, bạn sẽ muốn chọn Tạo từ danh sách các nhóm trên trang. Sau khi chọn Tạo, bạn sẽ được yêu cầu chọn múi giờ cho ca làm việc. Nếu bạn đang làm việc trên toàn cầu, như chúng tôi đang ở đây tại CloudO3, bạn có thể muốn chọn múi giờ mà mọi người có thể hiểu được. Khi chúng tôi viết về Microsoft, chúng tôi sử dụng múi giờ Thái Bình Dương, nơi đặt trụ sở của công ty Redmond, Seattle.

Sau đó, bạn sẽ muốn cho Nhóm một thời gian để tạo lịch biểu. Khi hoàn tất, bạn sẽ được nhắc tham quan. Điều này cho bạn thấy cách bạn có thể thêm thành viên trong nhóm, tạo ca làm việc và hơn thế nữa. Chúng ta sẽ đi sâu vào những điều đó trong các phần tiếp theo.

Cách người quản lý có thể tạo ca làm việc và lịch trình

Người quản lý và những người có quyền Office 365 phù hợp có thể tạo ca làm việc và lịch biểu cho nhân viên với Ca trong Microsoft Teams. Điều này có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào nút "thêm người vào nhóm". Biểu tượng này hiển thị dưới dạng hình ảnh của một người ở phía ngoài cùng bên phải của màn hình. Bạn sẽ có thể thêm bất kỳ ai vào ca làm việc và lên lịch miễn là họ có hồ sơ hợp lệ trong gói Office 365 của bạn.

Khi ai đó được "thêm" vào nhóm, bạn có thể tạo sự thay đổi cho họ. Để làm điều này, chỉ cần nhấp đúp vào một vị trí trống trong lịch trình của họ trong tuần. Theo mặc định, lịch trình này sẽ được chia thành các ngày trong tuần. Từ đó, bạn có thể nhấp đúp vào một ngày cụ thể và điền vào một số chi tiết về ca làm việc cụ thể. Điều này bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc, màu sắc cho một chủ đề (hoặc hoạt động) cụ thể, một số lưu ý về việc thay đổi này nhằm mục đích gì. Bạn cũng có thể thêm một số hoạt động cụ thể hơn không được đề cập bằng cách nhấp vào nút Thêm hoạt động.

Sau khi hoàn thành, ca có thể được thêm vào lịch trình bằng cách nhấp vào nút Lưu. Bạn luôn có thể quay lại và chỉnh sửa chi tiết bằng cách nhấp chuột phải vào lịch biểu và chọn Edit Shift. Nếu bạn cũng muốn sao chép nó sang một ngày khác, (điều này chúng tôi làm vì chúng tôi có rất nhiều cách viết tương tự ở đây tại CloudO3,) bạn có thể nhấp chuột phải, chọn Sao chép và sau đó nhấp chuột phải vào nơi bạn muốn đặt thay đổi và chọn Dán. 

Nếu bạn đang muốn tùy chỉnh lịch trình một chút, bạn có thể nhập tên hoặc các chi tiết bổ sung vào hộp phía trên các vị trí thay đổi. Bạn cũng có thể thêm một số ghi chú trong phần Ghi chú trong ngày để cung cấp cho bản thân một số thông tin bổ sung.

Bạn cũng có thể tạo một số ca mở bằng cách nhấp vào khu vực Ca mở. Điều này sẽ cho phép bạn tạo ca làm việc "miễn phí" trước khi bạn chỉ định chúng cho các thành viên khác của mình. Khi bạn tạo một ca làm việc mở, bạn sẽ có thể chỉ định ca đó cho các thành viên trong nhóm. Đơn giản chỉ cần nhấp vào ... bên dưới nó, và chọn Gán ca làm việc đang mở. 

Ngoài ra còn có các điều khiển bổ sung để lọc chế độ xem theo thành viên, để in chế độ xem hiện tại hoặc thay đổi chế độ xem dựa trên ca làm việc, tính khả dụng hoặc nhóm. Bạn thậm chí có thể thay đổi chế độ xem ngày, tuần hoặc tháng, nếu cần.

Chia sẻ ca làm việc với Nhóm của bạn

Sau khi một ca được tạo, ca này sẽ không trở thành chính thức hoặc xuất hiện trong phiên bản Nhóm của nhân viên của bạn cho đến khi được chia sẻ. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào nút Chia sẻ với nhóm màu tím ở trên cùng bên phải của màn hình. Sau đó, điều này sẽ cung cấp cho bạn các quyền kiểm soát bổ sung về cách chia sẻ nó với các thành viên trong nhóm. Bạn sẽ thấy một số tùy chọn để chọn những ngày mà bạn muốn chia sẻ với các thành viên trong nhóm. Hãy chọn một phạm vi mà bạn muốn bao gồm. Họ cũng sẽ là hộp kiểm để thông báo cho toàn bộ nhóm (đó là tất cả mọi người được liệt kê trong lịch trình) hoặc chỉ những người đã bị ảnh hưởng (những người bạn vừa chỉ định ca làm việc.)

Quản lý hoặc thực hiện thời gian nghỉ và các yêu cầu khác

Ca và lịch biểu được tạo, người dùng và nhân viên trong Nhóm của bạn sẽ có các tùy chọn mới để xem lịch biểu của họ khi nhấp vào phần Ca của Nhóm. Tuy nhiên, ngoài việc xem lịch trình của họ, họ cũng có thể yêu cầu thời gian nghỉ và đưa ra các yêu cầu khác. Điều này được thực hiện bằng cách nhấp vào biểu tượng ở góc trên cùng bên phải của màn hình có hình đồng hồ với dấu chấm hỏi.

Người dùng có thể đưa ra yêu cầu về thời gian nghỉ và sau đó kiểm tra trạng thái của nó. Họ cũng có thể hủy bỏ nó, nếu cần. Họ cũng có thể yêu cầu đổi ca của họ hoặc đưa ra đề nghị cho một ca khác. Có một giao diện người dùng đẹp cho phép họ chọn lý do, hãy để lại ghi chú cho điều này, như đã thấy ở trên.

Với tư cách là người quản lý hoặc quản trị viên, bạn sẽ tùy thuộc vào việc phê duyệt những yêu cầu này. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào tab Yêu cầu trong Thay đổi. Bạn sẽ thấy nó trong Đang tiến hành. Sau đó, bạn có thể kiểm tra nó ở phía bên phải của màn hình. Sẽ có các tùy chọn để bạn chấp thuận hoặc từ chối nó, như chúng tôi đã để lại ở trên. Khi bạn phê duyệt với tư cách là người quản lý, người dùng sẽ nhận được thông báo về điều đó.

Thiết lập đồng hồ thời gian theo ca thay đổi

Khía cạnh cuối cùng của Sự thay đổi trong Đội mà chúng ta sẽ đề cập đến là Đồng hồ thời gian. Tùy chọn Đồng hồ thời gian này sẽ cho phép nhân viên của bạn bấm giờ ra vào bằng thiết bị di động của họ. Với tư cách là người quản lý, bạn cũng có thể thiết lập tính năng phát hiện vị trí tùy chọn. Điều này sẽ phát hiện nhân viên đang ở đâu khi họ đồng hồ ra vào. Bạn có thể thay đổi hoặc xóa các cài đặt này bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào tab Cài đặt trong Thay đổi trong Nhóm. Bạn sẽ thấy nút Bắt đầu thiết lập ở đó để thiết lập.

Nhân viên của bạn có thể sử dụng Đồng hồ thời gian trong Microsoft Teams trên thiết bị di động iOS hoặc Android của họ. Khi họ nhấp vào nó, họ sẽ có thể xem đồng hồ và sau đó tắt đồng hồ để nghỉ giải lao bằng cách truy cập lại ứng dụng Nhóm. Họ cũng sẽ có một tùy chọn để xác nhận điều đó. Sau đó, bạn sẽ có thể xuất nó dưới dạng bảng tính Excel và kiểm tra nó và tải xuống báo cáo về đồng hồ trong và ngoài thông qua cùng một Phần Đồng hồ Thời gian mà chúng tôi đã đề cập ở trên.

Bạn sẽ sử dụng Dịch chuyển như thế nào?

Như bạn có thể thấy, Thay đổi trong Nhóm là một giải pháp khá toàn diện. Nếu bạn không có quyền truy cập vào các dịch vụ trả lương như ADP, nó có thể được sử dụng để giúp theo dõi giờ làm việc và hơn thế nữa. Nó cũng đơn giản để thiết lập và không mất quá nhiều thời gian để làm quen. Bạn có thấy hướng dẫn hữu ích không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận bên dưới và hãy nhớ theo dõi CloudO3 tuần này khi chúng ta tìm hiểu sâu hơn về trải nghiệm Dịch chuyển.