Cách sử dụng Microsoft Flow thay vì IFTTT

Đây là những gì bạn cần để bắt đầu sử dụng Microsoft Flow.

Đăng ký tài khoản trên trang web Microsoft Flow

Duyệt qua các Mẫu luồng của Microsoft

Chọn một mẫu và sửa đổi nó theo nhu cầu của bạn

Microsoft Flow là một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc kết nối các ứng dụng và dịch vụ khác nhau để tự động hóa các tác vụ. Flow tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ hiện có của Microsoft (Office 365), cũng như các ứng dụng khác tại nơi làm việc để tự động hóa các tác vụ nhằm tăng năng suất của bạn. Flow là câu trả lời của Microsoft cho IFTTT.

Vào năm 2016, CloudO3 đã cung cấp thông tin về cách bắt đầu với Microsoft Flow và cách tạo Microsoft Flow . Kể từ thời điểm đó, Microsoft Flow đã thay đổi đáng kể. Ngày càng nhiều Dòng chảy đã được Microsoft và người dùng hàng ngày thêm vào để giúp tăng năng suất, tự động hóa và hiệu quả.

Microsoft đã tạo Quy trình để “Tạo quy trình làm việc tự động giữa các ứng dụng và dịch vụ yêu thích của bạn để nhận thông báo, đồng bộ hóa tệp, thu thập dữ liệu, v.v.” Nếu bạn có kinh nghiệm làm việc với IFTTT (If This Then That), Microsoft Flow tương tự như IFTTT, ngoại trừ Flows có thể được tích hợp với nhiều dịch vụ hơn và xử lý các nhu cầu cụ thể của một công ty cấp doanh nghiệp.

Microsoft Flow khác với IFTTT

Microsoft Flow cho phép người dùng tạo quy trình công việc, còn được gọi là “quy trình”. Luồng dựa trên các sự kiện kích hoạt. Ví dụ: người dùng có thể tạo luồng tải xuống các câu trả lời hoặc thư trả lời email và sau đó tải các thư đó lên OneDrive theo các khoảng thời gian đã định. Luồng cũng có thể tải xuống mọi tweet được gửi từ tài khoản doanh nghiệp của bạn xuống tệp Excel và lưu vào OneDrive .

Cách sử dụng Microsoft Flow

Microsoft Flow đã là một phần của bộ ứng dụng Microsoft 365 , Office 365 và Dynamics 365 . Nếu bạn không đăng ký bất kỳ dịch vụ nào của Microsoft, bạn vẫn có thể sử dụng Microsoft Flow miễn phí; tất cả những gì bạn cần là trình duyệt web và tài khoản Microsoft. Hiện tại, Microsoft Flow hỗ trợ tất cả các phiên bản của Microsoft Edge, cũng như các trình duyệt khác, bao gồm cả Chrome và Safari. Dưới đây là video hướng dẫn nhanh để bạn hiểu rõ hơn về cách hoạt động của Microsoft Flow.

Mẫu luồng của Microsoft

Nhiều nhiệm vụ nhỏ cần được thực hiện hàng ngày. Các mẫu luồng giúp bạn thực hiện các công việc đó bằng cách sử dụng Microsoft Flow để thực hiện chúng một cách tự động đồng thời giúp bạn tiết kiệm thời gian trong quá trình này.

Ví dụ: Flow có thể tự động thông báo cho bạn trên Slack khi sếp của bạn gửi email cho tài khoản Gmail của bạn . Các mẫu luồng là các 'luồng' được xác định trước cho các quy trình chung. Tất cả các mẫu luồng được giải thích trong cơ sở dữ liệu Microsoft Flow rộng lớn, có sẵn cho tất cả người dùng.

Vì vậy, nếu bạn nghĩ rằng bạn có một Luồng tuyệt vời, hãy nhớ xem thư viện lớn gồm các mẫu luồng hiện có , trước khi bạn tạo một luồng có thể đã tồn tại. Mặc dù có rất nhiều mẫu luồng có sẵn, Microsoft thường xuyên thêm các mẫu Luồng được sử dụng nhiều nhất do người dùng khác tạo vào danh sách các mẫu chung.

Cách tạo dòng từ mẫu

Tạo Microsoft Flow từ một mẫu rất dễ dàng, miễn là bạn có tài khoản Microsoft Flow. Nếu bạn không, hãy đăng ký tại đây . Sau khi có tài khoản Microsoft Flow, bạn có thể chọn từ bất kỳ mẫu Flow nào hiện có sẵn để bắt đầu. Duyệt qua các mẫu Luồng có sẵn sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng tốt hơn về cách Luồng hoạt động và cách Luồng có thể giúp bạn tự động hóa quy trình làm việc của mình.

Khi bạn quyết định mẫu Microsoft Flow nào bạn muốn sử dụng, bạn có thể cần phải sửa đổi ba điều cho Flow:

Tần suất : chỉ định tần suất bạn muốn luồng chạy.

Nội dung : Loại nội dung của mẫu Luồng.

Kết nối : Liên kết (các) tài khoản mà bạn muốn kết nối các dịch vụ.

Khi tạo quy trình cho một hành động lặp lại, bạn có thể sửa đổi mẫu để làm việc theo lịch trình và theo múi giờ của bạn. Quy trình làm việc qua email có thể được thay đổi để kích hoạt trong giờ làm việc ngoài giờ, ngày lễ hoặc trong kỳ nghỉ theo lịch trình.

Dưới đây là ba loại quy trình công việc chính mà bạn có thể tạo bằng Microsoft Flow:

Tự động : Luồng được thiết kế để chạy tự động, dựa trên sự kiện xảy ra — chẳng hạn như email, các chỉnh sửa được thực hiện đối với tệp hoặc thẻ được thêm vào Microsoft Teams.

Nút : Quy trình thủ công, chỉ chạy khi một nút được nhấp.

Đã lên lịch : Luồng định kỳ, trong đó bạn chỉ định tần suất của luồng.

Ngoài quy trình làm việc tùy chỉnh, Microsoft hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng phổ biến để nâng cao khả năng kết nối lẫn nhau. Chúng bao gồm các dịch vụ của Microsoft, bao gồm Office 365 và 365. Dynamics Microsoft luồng cũng hỗ trợ tích hợp với các bên thứ ba phổ biến các ứng dụng như Slack , Dropbox , Twitter , và nhiều hơn nữa. Ngoài ra, Microsoft Flow cũng cho phép các giao thức kết nối khác, bao gồm FTP và RSS, để tích hợp tùy chỉnh hơn nữa.

Định giá

Hiện tại, Microsoft Flow có ba gói hàng tháng. Một gói miễn phí và hai gói trả phí hàng tháng. Dưới đây là bảng phân tích của từng kế hoạch và chi phí của nó.

Mặc dù Flow Free miễn phí và bạn có thể tạo luồng không giới hạn, nhưng bạn bị giới hạn ở 750 lần chạy mỗi tháng và kiểm tra 15 phút. Kế hoạch dòng 1 cung cấp séc 3 phút và 4.500 lần chạy mỗi tháng với $ 5 mỗi người dùng, mỗi tháng. Kế hoạch luồng 2 cung cấp nhiều dịch vụ và tính năng nhất với mức giá $ 15 cho mỗi người dùng, mỗi tháng.

Đối với Office 365 và Dynamics 365, người dùng không cần thêm phí hàng tháng để sử dụng Microsoft Flow, nhưng chúng bị giới hạn ở một số tính năng. Đăng ký Office 365 và / hoặc Dynamics 365 của họ bao gồm tối đa 2.000 lượt chạy cho mỗi người dùng mỗi tháng và tần suất luồng tối đa là 5 phút.

Hơn nữa, số lần chạy quy trình được tổng hợp trên tất cả người dùng có trong đăng ký Office 365 hoặc Dynamics 365 của bạn. Nếu bất kỳ người dùng nào vượt quá số lần chạy được bao gồm mỗi tháng cho mỗi người dùng, bạn có thể mua thêm 50.000 lần chạy với thêm $ 40,00 một tháng. Bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết về gói Microsoft Flow về giới hạn số lần chạy và cấu hình tại đây .

Tính năng nâng cao

Tất nhiên, nhiều dịch vụ và tính năng hơn có sẵn cho người đăng ký trả phí. Trong bản cập nhật Microsoft Flow mới nhất, đợt phát hành 2 năm 2019, Microsoft đã thêm AI Builder để theo dõi và tự động hóa các Dòng cho người dùng trả phí. Microsoft cung cấp một video YouTube về tất cả các tính năng và dịch vụ có trong bản cập nhật mới.