Cách sử dụng To Do trong Outlook với Microsoft 365 để có lợi thế về năng suất của bạn

Microsoft Outlook được tích hợp với To Do, một công cụ quản lý tác vụ có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn một chút. Đây là cách bạn có thể sử dụng nó.

• Chế độ xem "Ngày của tôi" cho phép bạn thêm các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành mỗi ngày
• Chế độ xem "Quan trọng" cho phép bạn thêm các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp
• Chế độ xem "Đã lên kế hoạch" cho phép bạn thêm các nhiệm vụ cho tương lai
• Bạn cũng có thể xem các nhiệm vụ từ email và Microsoft Planner với phần "Được giao cho bạn" và "Email bị gắn cờ"

Nếu bạn là người đăng ký Microsoft 365 Personal, Family hoặc Business, bạn có thể nhận thấy một dấu kiểm nhỏ ở góc dưới cùng bên phải của hộp thư khi nhìn vào thanh bên trong Outlook trên web. Nếu bạn cũng nhấp vào nút chuyển Thử Outlook mới, đây là liên kết sẽ đưa bạn đến thử tích hợp xem trước với To Do, công cụ quản lý tác vụ mới của Microsoft.

Công cụ này là thứ mà các chủ doanh nghiệp nhỏ, sinh viên, phụ huynh hoặc giáo viên đều có thể thấy hữu ích. Nó có thể kéo các email quan trọng được gắn cờ của bạn, hiển thị cho bạn những thứ đã được lên kế hoạch và thậm chí kéo các bài tập của bạn trong Microsoft Planner. Dưới đây là tổng quan về tất cả những điều đó và cách bạn có thể sử dụng nó để mang lại lợi thế về năng suất của mình.

Ngày của tôi và Công việc cần làm

Điều đầu tiên đáng chú ý ở To Do là cái được gọi là "Ngày của tôi". Ngày của tôi là một phương tiện chặn hoàn toàn mới để thêm một số nhiệm vụ nhất định mà bạn muốn hoàn thành mỗi ngày. Bạn có thể thêm các nhiệm vụ phổ biến theo cách thủ công bằng nút Thêm nhiệm vụ hoặc bạn có thể xem các hành trình được đề xuất và các mục khác cho ngày của mình bằng biểu tượng bóng đèn ở đầu màn hình. Các đề xuất sẽ được nhóm lại theo Hôm qua, Sau này và Trước đó, dựa trên thời điểm Việc làm cho rằng bạn nên thêm chúng. Bạn có thể nhấp vào biểu tượng + bên cạnh nhiệm vụ để thêm hoặc hộp vòng tròn để hoàn thành nhiệm vụ đó. Các tùy chọn khác có sẵn từ trang Ngày của tôi bao gồm các tùy chọn để sắp xếp. Bạn sẽ thấy các tùy chọn để sắp xếp theo mức độ quan trọng, ngày đến hạn, theo thứ tự bảng chữ cái hoặc ngày tạo.

Cũng cần lưu ý là phần "Nhiệm vụ" trong Công việc. Điều này xuất hiện ở cuối thanh bên và là danh sách của bạn về tất cả những việc bạn đã thêm Cần làm từ tất cả các danh mục mà chúng ta sẽ thảo luận tiếp theo.

Quan trọng trong việc cần làm

Tiếp theo trong Công việc là điều được gọi là "Quan trọng". Quan trọng trong Việc cần làm là một tập hợp các nhiệm vụ mà bạn đã đánh dấu là khẩn cấp, chẳng hạn như tham dự cuộc họp quan trọng đó, bài báo điểm, hoặc thậm chí cho mèo con ăn. Chúng sẽ thu hút sự chú ý trực quan hơn nhờ vào biểu tượng ngôi sao mà bạn sẽ thấy bên cạnh chúng. Tuy nhiên, các nhiệm vụ quan trọng hoạt động giống như các nhiệm vụ khác. Sau khi tạo một công việc bằng nút Thêm tác vụ, bạn sẽ thấy nó điền vào danh sách và bạn có thể đánh dấu là quan trọng bằng dấu sao. Bạn sẽ có thể hoàn thành nó bằng cách nhấp vào hộp kiểm vòng kết nối. Tất cả các nhiệm vụ trong To Do cũng sẽ có một biểu tượng bên cạnh nhiệm vụ để cho bạn biết nó đến từ đâu --- có thể là Ngày của tôi hoặc email.

Lên kế hoạch trong việc cần làm

Một khu vực thứ ba trong To Do là những gì được biết đến như kế hoạch. Như tên cho thấy, nhiệm vụ được lập kế hoạch là nhiệm vụ cho tương lai. Bạn có thể tạo các tác vụ này bằng biểu tượng +, sau đó bấm vào thêm. Sau khi thêm, bạn có thể thay đổi ngày đến hạn bằng cách nhấp chuột phải và chọn một ngày khác. Trong khi đó, một cú nhấp chuột trái truyền thống vào nhiệm vụ sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn nhắc nhở, các bước và nhiều tùy chọn hơn để đặt một ngày khác. Bạn thậm chí có thể đính kèm tệp hoặc để lại ghi chú nếu bạn cần.

Được giao cho bạn và email được gắn cờ trong Việc cần làm

Nếu doanh nghiệp nhỏ hoặc trường học của bạn đã đăng ký Microsoft 365 và sử dụng Microsoft Planner, thì phần Việc cần làm này là dành cho bạn. Phần "Đã giao cho bạn" sẽ hiển thị cho bạn các nhiệm vụ được ban quản lý giao cho bạn thông qua Công việc cần làm hoặc Microsoft Planner.

Bạn có thể cần phải xem nó bằng cách nhấp vào nút Tạo trong cửa sổ bật lên ở thanh bên, để liên kết tài khoản Planner của bạn với Công việc. Sau khi thiết lập, tất cả các nhiệm vụ của Công cụ lập kế hoạch sẽ hiển thị trong Công việc. Bạn thậm chí có thể xem những cái cũ bằng cách nhấp vào. . . và sau đó chọn Hiển thị các nhiệm vụ đã hoàn thành. Đó là một tính năng nhỏ tiện lợi giúp bạn tăng năng suất tốt và xem xét tất cả các công việc bạn cần hoàn thành trong ngày.

Chúng ta cũng sẽ nói về phần Email bị gắn cờ. Nếu bạn đã gắn cờ bất kỳ email nào trong Ourlook, chúng sẽ hiển thị trong phần Việc cần làm này. Từ đây, bạn có thể nhấp chuột phải vào nhiệm vụ để thêm nó vào danh sách "Ngày của tôi", xóa tầm quan trọng hoặc thay đổi ngày đến hạn. Trong khi đó, nhấp đúp vào nó sẽ hiển thị cho bạn thông tin từ thư và cho phép bạn mở nó trong Outlook. Một lần nữa, đó là một phím tắt nhỏ hay để tránh phải nhấp qua nhiều thứ để tìm thứ quan trọng.

Các khía cạnh khác của Việc cần làm

Chúng tôi đã đề cập đến các khía cạnh cốt lõi của Việc cần làm, nhưng bạn cũng có thể tận dụng chức năng Danh sách của dịch vụ. Sau khi bạn thêm một nhiệm vụ vào To Do, bạn có thể tạo một danh sách cho nó. Giả sử, nếu nhiệm vụ là đi mua sắm, bạn có thể bấm chuột phải vào nhiệm vụ, sau đó tạo danh sách cho nó. Danh sách sẽ hiển thị trong thanh bên và bạn sẽ có thể kiểm tra mọi thứ khi hoàn thành chúng. Đó là một cách thực sự tiện lợi để quản lý các tình huống phức tạp, như phân loại giấy tờ hoặc thậm chí kiểm kê hàng hóa.

Nếu bạn thấy Việc cần làm hữu ích, hãy cho chúng tôi biết trong phần nhận xét bên dưới. Và vui lòng xem trung tâm tin tức của chúng tôi , nơi chúng tôi nói về các ứng dụng và dịch vụ Microsoft 365 khác.