Cách sử dụng Whiteboard trong Microsoft Teams

Để đối phó với sự phổ biến ngày càng tăng của Slack, Microsoft cuối cùng đã công bố Microsoft Teams cho các tổ chức. Ngoài ra, gã khổng lồ phần mềm tiếp tục bổ sung các tính năng mới cho Team. Mặc dù nó cạnh tranh chặt chẽ với Slack, Zoom và các ứng dụng khác, nhưng Microsoft nhấn mạnh sự cộng tác như một thành phần cụ thể của ứng dụng Teams. Khi nói đến cộng tác, Nhóm cho phép người dùng tạo Bảng trắng , chia sẻ bảng và trò chuyện trong khi cộng tác.

Microsoft đã thêm tính năng làm mờ nền cho các cuộc gọi điện video, cuộc trò chuyện bật lên và cửa sổ cuộc họp, plugin Outlook , v.v. trong Teams. Trong số đó, Whiteboard là một trong những tính năng tốt nhất để cộng tác hiệu quả với các thành viên trong nhóm.

Microsoft Teams đã cho phép quản trị viên chia sẻ màn hình với các thành viên trong nhóm. Nhưng nếu bạn muốn thảo luận ý tưởng với những người tham dự, thì bạn có thể chọn chức năng Bảng trắng trong video.

Chức năng Bảng trắng chỉ khả dụng trên các ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách truy cập Whiteboard trong Microsoft Teams, các tính năng mà nó cung cấp cũng như các mẹo và thủ thuật khác liên quan đến cuộc gọi điện video trong phần mềm Teams. Bắt đầu nào.

Tải xuống Microsoft Teams

Cách truy cập Whiteboard trong Microsoft Teams

Như tôi đã đề cập trước đó, Whiteboard trong Microsoft Teams chỉ khả dụng cho các ứng dụng dành cho máy tính để bàn chứ không phải ứng dụng dành cho thiết bị di động. Trong khi sử dụng Microsoft Teams trên Windows hoặc Mac, bạn cũng không thể sử dụng Bảng trắng trong cuộc trò chuyện trực tiếp với thành viên trong nhóm. Nó chỉ có sẵn trong các kênh nhóm. Làm theo các bước dưới đây để sử dụng nó.

Bước 1: Từ ứng dụng Microsoft Teams, nhấp vào tab Nhóm trên thanh bên. Từ đó, chọn một Đội và chuyển đến kênh liên quan.

Bước 2: Để thêm kênh mới, hãy nhấn vào menu ba chấm bên cạnh tên Nhóm và tạo kênh. Thêm thành viên vào nó.

Bước 3: Ở menu dưới cùng của kênh, bạn sẽ thấy tùy chọn Gặp gỡ ngay. Nhấn vào nó và nó sẽ bắt đầu cuộc gọi điện video nhóm giữa các thành viên trong nhóm. Trước khi bắt đầu cuộc gọi điện video, bạn cũng có thể thêm một chủ đề có liên quan.

Bước 4: Trên màn hình Gọi điện video, bạn sẽ thấy một thanh công cụ cho phép bạn truy cập các chức năng như tắt tiếng, hiệu ứng nền, chức năng trò chuyện và chia sẻ màn hình.

Bước 5: Chọn tùy chọn chia sẻ màn hình và nó sẽ yêu cầu bạn chọn từ màn hình hiện tại, cửa sổ đã mở, trang chiếu PowerPoint, duyệt tệp từ PC / Mac, kênh Teams khác hoặc OneDrive.

Bước 6: Cuối cùng, bạn sẽ thấy phần Whiteboard, cung cấp hai tùy chọn - Microsoft Whiteboard và Freehand by Invision. Chọn Microsoft Whiteboard và nó sẽ mở Whiteboard cho bạn.

InVision là một công cụ thiết kế UI / UX chuyên dụng mà các nhà thiết kế sử dụng để thiết kế giao diện người dùng và công cụ Freehand của họ tương tự như Microsoft Whiteboard.

Tính năng vẽ bảng trắng

Microsoft cung cấp một loạt các tùy chọn vẽ khi sử dụng Bảng trắng. Bạn có thể sử dụng công cụ Pen tiêu chuẩn với màu Đỏ, Đen, Xanh lam và Xanh lục để thể hiện chiến lược.

Bạn cũng có thể sử dụng công cụ tẩy, công cụ này cho phép bạn xóa phần không liên quan khỏi Bảng trắng. Công cụ di chuyển là yêu thích của tôi. Bạn có thể sử dụng nó để di chuyển Bảng trắng hoặc giữ nó ở một phần cố định.

Vì bàn di chuột trên máy tính xách tay Windows có thể là một túi hỗn hợp, tôi khuyên bạn nên sử dụng chuột để vẽ hoặc viết nguệch ngoạc bằng công cụ Pen.

Sau khi kết thúc quá trình động não, bạn có thể muốn lưu hình ảnh thô và ý tưởng dưới dạng hình ảnh trên PC hoặc Mac. Để làm điều đó, hãy nhấn vào biểu tượng Cài đặt ở góc trên bên phải và chọn Xuất hình ảnh ở định dạng SVG.

Chia sẻ bảng trắng và trò chuyện

Trong quá trình chia sẻ màn hình, bạn cũng có thể yêu cầu người khác tham gia luồng. Nhấn vào nút Chia sẻ ở trên và nó sẽ tạo ra một liên kết chia sẻ. Chia sẻ nó với những người khác để cho phép họ tham gia phiên.

Bạn cũng có thể sử dụng tính năng trò chuyện, tắt tiếng và mời các thành viên khác trong nhóm vào Bảng trắng. Microsoft đã thêm tất cả các tùy chọn thực tế trong Teams Whiteboard để đảm bảo rằng quản trị viên không phải rời khỏi luồng để kích hoạt điều đó.

Tắt tiếng cho phép bạn tắt tiếng âm thanh từ phía bạn. Chức năng trò chuyện là yêu thích của tôi. Nó mở ra cửa sổ bên trong Bảng trắng và cho phép bạn trò chuyện với các thành viên trong nhóm. Đó là cách tốt hơn để giao tiếp trực tiếp với các thành viên trong nhóm và họ có thể nói chuyện với nhau trong quá trình chia sẻ màn hình bảng trắng. Sau khi cuộc gọi kết thúc, bạn có thể xem tất cả lịch sử trò chuyện với tên Cuộc họp trong Kênh.

Từ tab thành viên, bạn có thể thấy những người dùng hiện tại trong cuộc họp, những người dùng được đề xuất và thậm chí nó còn cho phép bạn mời các thành viên từ các kênh khác.

Thiếu sót

Microsoft Whiteboard cũng không hoàn hảo. Không có cách nào để thêm văn bản và các hình dạng được xác định trước như hình tròn, mũi tên, đường thẳng, hình vuông hoặc nhiều hơn nữa trong Bảng trắng. Hỗ trợ chèn hình ảnh cũng bị thiếu. Tôi hy vọng các bản cập nhật trong tương lai sẽ mang lại những tùy chọn đó.

Sử dụng Microsoft Teams như một chuyên gia

Hầu hết các công cụ chia sẻ màn hình đều cung cấp chức năng Bảng trắng để thảo luận ý tưởng với các thành viên trong nhóm. Microsoft Teams không muốn ở lại phía sau. Bạn có thể sử dụng nó để thảo luận về ý tưởng, chia sẻ thông tin chi tiết với những người tham dự và xuất nó dưới dạng hình ảnh để tham khảo trong tương lai.

Tiếp theo: Bạn muốn tìm hiểu thêm về Microsoft Teams? Đọc bài đăng dưới đây để tìm các mẹo và thủ thuật hàng đầu cho nó.