Cách tận dụng tối đa Microsofts được thiết kế lại (và đổi tên) Việc cần làm

Microsoft đã cải tiến ứng dụng tạo danh sách Việc cần làm để trở thành một hệ thống quản lý tác vụ toàn diện. Để tận dụng tối đa, bạn có thể

Nhập danh sách hiện có

Tạo và chia sẻ danh sách

Làm việc với các nhiệm vụ

Sử dụng danh sách thông minh

To Do là một trong những bổ sung mới nhất cho hàng loạt công cụ năng suất của Microsoft. Gần đây, nó đã được làm mới toàn diện về giao diện người dùng sau một loạt các tính năng mới, vì vậy chúng tôi quyết định xem xét lại những gì nó có thể cung cấp vào năm 2019.

To Do ra đời từ việc Microsoft mua lại Wunderlist. Mặc dù Wunderlist vẫn đang hoạt động ngày nay, nhưng các nguồn lực kỹ thuật đã được chuyển sang To Do. Microsoft đã xây dựng lại ứng dụng trên cơ sở hạ tầng Office 365 của mình, đảm bảo ứng dụng đáp ứng các yêu cầu tuân thủ để sử dụng cho doanh nghiệp. Kiến trúc này cũng cho phép To Do đồng bộ hóa với email và tác vụ trong Outlook.

Thiết kế lại của To Do vào đầu tháng này đã chuyển ứng dụng gần hơn với ngôn ngữ thiết kế của Wunderlist. Màu sắc được sử dụng nhiều hơn và chú ý cẩn thận hơn đến phần đệm giữa các phần tử giao diện. Giao diện mới, đi kèm với một sự thay đổi nhỏ về tên gọi (từ Việc cần làm thành Việc cần làm), cho thấy sự tin tưởng ngày càng tăng của Microsoft đối với sản phẩm.

Bắt đầu

Việc làm của ngày hôm nay có sẵn trên hầu hết các nền tảng chính. Các ứng dụng được cung cấp trên Windows 10, macOS, iOS, Android và web. Ngoài ra, To Do tích hợp vào một loạt các sản phẩm của Microsoft. Chúng bao gồm Outlook, Cortana và Microsoft Planner, vì vậy ứng dụng có khả năng trở thành trung tâm cho tất cả các nhiệm vụ của bạn.

Theo mục đích của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng To Do trên PC chạy Windows 10. Hầu hết các màn hình đều rất giống nhau trên tất cả các nền tảng, vì vậy bạn sẽ không gặp phải bất kỳ sự cố nào sau đây trên thiết bị của mình.

Sau khi tải xuống To Do, trước tiên bạn cần đăng nhập. Cả tài khoản Microsoft cá nhân và tài khoản Office 365 doanh nghiệp đều được hỗ trợ. Sử dụng màn hình cài đặt của ứng dụng, bạn có thể thêm các tài khoản bổ sung sau này.

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ đến màn hình "Ngày của tôi" của Công việc. Bạn nên dành một chút thời gian để đánh giá giao diện. Trên thiết bị máy tính để bàn, Việc cần làm sử dụng chế độ xem hai ngăn. Danh sách nhiệm vụ của bạn được hiển thị ở bên trái, trong khi phần trung tâm cập nhật để hiển thị nội dung của danh sách. Khi bạn chọn một nhiệm vụ, một ngăn bổ sung sẽ xuất hiện ở bên phải để chỉnh sửa các thuộc tính của nó. Bố cục thiết bị di động rất giống nhau, với điều hướng ẩn sau menu bánh hamburger.

Để truy cập trang cài đặt của ứng dụng, hãy nhấp vào ảnh hồ sơ của bạn ở góc trên cùng bên trái. Chọn "Cài đặt" từ menu thả xuống hoặc "Quản lý tài khoản" để thêm và xóa tài khoản Office 365.

Nhập các nhiệm vụ hiện có

Màn hình Cài đặt cho phép bạn nhập các tác vụ hiện có của mình từ Wunderlist. Điều này có nghĩa là bạn có thể tiếp tục nơi bạn đã dừng lại trong ứng dụng cũ hơn. To Do sẽ tự động tạo danh sách để thay thế danh sách Wunderlist của bạn, điền chúng vào các nhiệm vụ của bạn trong Wunderlist.

Cài đặt cũng cho phép bạn thay đổi một số tùy chọn cơ bản trong ứng dụng. Có hỗ trợ chủ đề sáng hoặc tối và khả năng tắt xác nhận xóa và âm thanh hoàn thành.

Xa hơn nữa, bạn sẽ tìm thấy một tập hợp các nút chuyển đổi cho "Danh sách thông minh". Chúng tôi sẽ truy cập lại Danh sách thông minh sau nhưng bây giờ chỉ cần biết rằng có thể ngăn Danh sách thông minh không sử dụng hiển thị trong ứng dụng. Nút chuyển đổi cuối cùng cho phép bạn kiểm soát xem các email Outlook bị gắn cờ có xuất hiện trong Việc cần làm hay không - việc tắt tùy chọn này sẽ xóa phần "Email bị gắn cờ" khỏi thanh điều hướng.

Tạo danh sách

Để tạo danh sách, hãy nhấp vào nút "Danh sách mới" ở cuối menu điều hướng. Nhập tên cho danh sách của bạn và nhấn enter. Theo tùy chọn, bạn có thể thêm một biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh để sử dụng làm biểu tượng điều hướng của danh sách. Nhấp vào tên của danh sách trong ngăn trung tâm, sau đó nhấp vào nút mặt cười để chọn biểu tượng cảm xúc.

Có một số danh sách liên quan? Hãy thử tạo một nhóm. Nhấp vào nút ở bên phải của nút "Danh sách mới" để tạo và đặt tên cho nhóm của bạn. Sau đó, bạn có thể kéo các danh sách riêng lẻ vào nhóm, biến chúng thành trẻ em trong nhóm. Điều này có thể giúp dọn dẹp menu điều hướng của bạn bằng cách ẩn các danh sách không thường xuyên được sử dụng.

Liệt kê các tùy chọn

Bạn có thể truy cập menu tùy chọn của danh sách bằng cách nhấp vào biểu tượng ba chấm ở trên cùng bên phải của ứng dụng. Bạn có thể điều chỉnh từng chủ đề của ứng dụng cho từng danh sách, thay đổi thứ tự sắp xếp nhiệm vụ hoặc đổi tên danh sách.

Menu này cũng cung cấp cho bạn một cách để hiển thị (hoặc ẩn) các nhiệm vụ đã hoàn thành trong danh sách của bạn. Cuối cùng, có các mục menu để ghim lối tắt vào menu Bắt đầu của bạn hoặc xóa danh sách. Thao tác này sẽ xóa tất cả các tác vụ trong danh sách, cũng như chính danh sách.

Chia sẻ danh sách

Bạn có thể chia sẻ danh sách với những người dùng khác để tạo điều kiện cộng tác. Bắt đầu bằng cách nhấp vào biểu tượng hình người bên cạnh nút tùy chọn danh sách.

Nhấp vào "Tạo liên kết lời mời" để nhận liên kết có thể chia sẻ của bạn. Cung cấp liên kết cho những người cần truy cập vào danh sách. Họ sẽ có thể xem, thêm và chỉnh sửa các công việc trong danh sách. Để quản lý các tùy chọn chia sẻ trong tương lai, hãy nhấp lại vào nút chia sẻ. Bạn sẽ thấy các cộng tác viên được thêm vào danh sách và một tùy chọn để thu hồi quyền truy cập được chia sẻ.

Làm việc với các nhiệm vụ

Nhiệm vụ là những đối tượng quan trọng nhất trong Công việc. Tạo một nhiệm vụ rất đơn giản: chọn một danh sách và sau đó nhấp vào "Thêm nhiệm vụ" ở cuối màn hình. Nhập tên công việc và nhấn enter.

Ở dạng cơ bản nhất của nó, đó là tất cả những gì cần có. Bạn có thể tiếp tục thêm công việc bằng cách nhập mô tả và nhấn enter. Tuy nhiên, Task có nhiều tùy chọn hơn, vì vậy hãy thử nhấp vào một cái để hiển thị ngăn chi tiết của nó.

Tại đây, bạn có thể đặt lời nhắc, ngày đến hạn và lịch lặp lại cho tác vụ. Có một trường văn bản cho các ghi chú bổ sung (tiện dụng cho địa chỉ trang web) và một bộ chọn tệp để thêm tệp đính kèm.

Ở đầu ngăn, liên kết "Thêm bước" cho phép bạn tạo một tập hợp các nhiệm vụ phụ. Điều này rất hữu ích để tạo danh sách kiểm tra đơn giản trong một quy trình lớn hơn. Ví dụ: bạn có thể thêm "Thảm", "Sàn" và "Bề mặt" vào nhiệm vụ "Dọn dẹp nhà cửa".

Cuối cùng, biểu tượng ngôi sao nhỏ cho phép bạn đánh dấu một nhiệm vụ là quan trọng. Điều này sẽ dẫn đến việc nó hiển thị trong danh sách "Quan trọng" hiển thị trong menu điều hướng của Công việc. Tương tự, "Thêm vào ngày của tôi" sẽ hiển thị nhiệm vụ trong danh sách "Ngày của tôi" - thêm về điều này trong phần tiếp theo ...

Sử dụng danh sách thông minh

Danh sách thông minh là cách Mô tả danh sách Việc cần làm sẽ tự động tổng hợp các công việc từ các danh sách khác. Bạn không thể tạo Danh sách thông minh nhưng bạn có thể chọn những danh sách được hiển thị, như chúng ta đã thấy trên trang Cài đặt.

Chúng tôi đã xem xét hai Danh sách thông minh: Quan trọng và Ngày của tôi. Ngày của tôi cần được giải thích thêm, vì đó là một cách mà Việc làm khác biệt với đối thủ cạnh tranh.

Thay vì hoàn toàn dựa vào ngày đến hạn, Việc cần làm cung cấp cho bạn khả năng chọn các công việc để làm mỗi ngày. Ý tưởng là bạn sẽ xem xét các nhiệm vụ đang chờ xử lý của mình vào buổi sáng, thêm một vài công việc vào "Ngày của tôi" và sau đó làm việc từ danh sách đó. Điều này giúp bạn tránh bị phân tâm bởi các nhiệm vụ không thể thực hiện trong danh sách của mình.

To Do đủ thông minh để có thể đề xuất các nhiệm vụ để thêm vào Ngày của tôi. Bạn có thể thấy các đề xuất xuất hiện khi truy cập Ngày của tôi vào buổi sáng. Thông thường, To Do sẽ đề xuất các công việc có ngày gần đến hạn. Nó cũng sẽ bao gồm bất kỳ nhiệm vụ nào bạn đã thêm vào Ngày của tôi hôm qua nhưng không thể hoàn thành. Điều này giúp bạn nhanh chóng trở lại vị trí cũ trong khi quản lý khối lượng công việc trong ngày.

Hiện có ba Danh sách thông minh khác trong Công việc: Email được lập kế hoạch, Được gắn cờ và Được giao cho tôi. Lập kế hoạch hiển thị mọi nhiệm vụ với ngày hoàn thành. Email được gắn cờ hiển thị bất kỳ email nào mà bạn đã gắn cờ để thực hiện hành động bằng Outlook. Mỗi email được chuyển đổi thành một Công việc cần làm thông thường.

Được giao cho tôi, dành riêng cho tài khoản Office 365, chứa các tác vụ Microsoft Planner mà bạn hiện đang thực hiện. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng Công cụ lập kế hoạch nhóm trong khi vẫn duy trì danh sách nhiệm vụ cá nhân của mình. Không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khi sử dụng song song cả Outlook và Planner.

Microsoft To Do

Đây là phần cuối của chuyến tham quan nhanh công việc của chúng tôi. Như bạn hy vọng đã thấy, To Do đã phát triển thành một giải pháp quản lý tác vụ ngày càng toàn diện. Nó chứa đầy tính năng và có khả năng tích hợp với nhiều hệ sinh thái của Microsoft.

Để tận dụng tối đa nó, bạn cần sử dụng các tính năng như Danh sách thông minh. Chính những điểm chạm này đã nâng Công việc lên trên đám đông. Tuy nhiên, nó hữu ích không kém một ứng dụng tác vụ đơn giản cho mục đích sử dụng cá nhân - việc thêm các mục mới chỉ mất vài giây.

Mức tăng năng suất lớn nhất của To Do được cho là khi kết hợp với các sản phẩm khác của Microsoft. Microsoft đang sử dụng ứng dụng này để kết hợp các dịch vụ khác nhau của mình. To Do đang trở thành một trung tâm năng suất tổng hợp dữ liệu từ Outlook, Cortana và Planner. Khả năng sử dụng ứng dụng trên mọi nền tảng đảm bảo bạn luôn có thể truy cập tất cả các tác vụ của mình, mọi lúc mọi nơi.

Với sự hỗ trợ cho công việc cộng tác, các tùy chọn mạnh mẽ cho các nhiệm vụ riêng lẻ và chức năng lập kế hoạch hàng ngày, To Do đã phát triển thành một nền tảng quản lý công việc toàn diện. Nó đã có thể làm như vậy trong khi vẫn cực kỳ đơn giản để bắt đầu, vì vậy bất kể yêu cầu của bạn là gì, To Do có thể đáp ứng chúng.