Cách tạo cuộc họp đã lên lịch hoặc cuộc họp tức thì trong Microsoft Teams

Có ba cách để tạo cuộc họp trong Microsoft Teams.

1. Chọn biểu tượng "Lên lịch cuộc họp" trong hộp trò chuyện Nhóm để đặt cuộc họp với đồng nghiệp của bạn trong Nhóm.
2. Đi tới "Lịch" ở phía bên trái của ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính để bàn và chọn "Cuộc họp mới" ở góc trên cùng bên phải.
3. Chọn khoảng thời gian trong Lịch nhóm. Một biểu mẫu lập lịch sẽ mở ra để chỉnh sửa thông tin cuộc họp và mời những người tham dự cuộc họp.

Tạo cuộc họp với Microsoft Teams là một cách tốt để giữ liên lạc với đồng nghiệp của bạn trong các dự án khi bạn làm việc tại nhà hoặc bất cứ khi nào bạn làm việc từ xa. Giả sử bạn hoặc tổ chức của bạn là khách hàng của Microsoft 365, bạn đã tận dụng được tất cả các tích hợp ứng dụng mà Microsoft cung cấp. Đây là cách tạo cuộc họp trong Microsoft Teams.

Tạo một cuộc họp

Dưới đây là ba cách để tạo cuộc họp trong Microsoft Teams.

Chọn biểu tượng Lịch bên dưới hộp trò chuyện Nhóm để tạo cuộc họp với đồng nghiệp của bạn trong Nhóm. Nếu thiếu biểu tượng Lịch, hãy kiểm tra với quản trị viên CNTT của tổ chức bạn.

Chọn Lịch  ở bên trái ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính và chọn Cuộc họp mới ở góc trên bên phải.

Chọn một khoảng thời gian trong Lịch .

Khi bạn thực hiện bất kỳ tùy chọn nào trong ba tùy chọn nêu trên, một biểu mẫu lịch sẽ bật ra để chỉnh sửa thông tin cuộc họp. Sử dụng Trợ lý lập lịch biểu để giúp lên lịch thời gian họp phù hợp với mọi người, với điều kiện là lịch làm việc và các cuộc họp hiện có của họ đã được thiết lập trong Lịch Microsoft Teams . Sau khi bạn điền xong thời gian, những người tham dự tùy chọn, địa điểm (phòng họp thực hoặc ảo với các vị trí đã được thiết lập trong Nhóm) và chi tiết cuộc họp, hãy nhấp vào Lưu. Các nhóm sẽ gửi thông báo cuộc họp Microsoft Teams hoặc gửi liên kết qua email tới tất cả những người tham dự cuộc họp.

Nếu bạn thêm kênh Nhóm vào cuộc họp của mình, bạn sẽ cần gửi một liên kết đến cuộc họp nếu có những người được mời tham gia cuộc họp của bạn từ bên ngoài tổ chức của bạn.  Chọn Gửi khi hoàn tất. Các nhóm sẽ tự động gửi lời mời đến tất cả những người tham dự được mời thông qua thông báo trong Microsoft Teams hoặc qua email nếu họ ở bên ngoài tổ chức của bạn.

Mời mọi người từ bên ngoài tổ chức của bạn

Microsoft Teams cũng cho phép người dùng mời mọi người tham gia các cuộc họp Nhóm của họ từ bên ngoài tổ chức của họ. Để mời ai đó từ bên ngoài tổ chức của bạn, bạn cần biết địa chỉ email đầy đủ của họ.

Chọn Thêm người tham dự bắt buộc . Nếu bất kỳ ai là người tham dự tùy chọn, hãy chọn Thêm người tham dự Tùy chọn để thay thế.

Nhập địa chỉ email đầy đủ của người đó (tức là [email protected]). Chọn Mời (địa chỉ email) . Địa chỉ email bạn cung cấp sẽ nhận được email có liên kết mời tham gia cuộc họp Nhóm.

Lên lịch cuộc họp từ Outlook

Khi được cài đặt, Microsoft Teams có thể cài đặt bổ trợ Outlook với sự cho phép của bạn. Phần bổ trợ Outlook cho phép bạn tạo các cuộc họp Nhóm mới trực tiếp từ Outlook. Bằng cách này, bạn không cần phải chuyển đổi giữa Outlook và Microsoft Teams, người dùng có thể xem, chấp nhận, từ chối hoặc tham gia cuộc họp từ bên trong một trong hai ứng dụng.

Tạo một cuộc họp tức thì

Nếu bạn muốn thiết lập một cuộc họp nhanh vào phút cuối, bạn có thể tạo một cuộc họp nhanh trong Nhóm. Điều này dành cho các trường hợp bạn đang ở trong Lịch hoặc kênh Nhóm và muốn gặp đồng nghiệp trong một cuộc họp nhanh trong 10 phút để trao đổi ý kiến ​​hoặc cập nhật nhanh về tiến độ của bạn cho một dự án.

Khi bạn đang ở trong Lịch nhóm , thay vì chọn Cuộc họp mới , hãy chọn  Gặp gỡ ngay bây giờ .

Từ đó, bạn có thể thêm tiêu đề cuộc họp, chọn xem bạn có muốn sử dụng video hay không và chọn nguồn âm thanh ưa thích của mình. Khi bạn đã sẵn sàng bắt đầu cuộc họp, hãy chọn  Tham gia ngay .

Ở góc trên bên phải, một hộp được đánh dấu Mọi người sẽ mở ra để cho phép bạn mời ai đó tham gia cuộc họp tức thì của mình. Chỉ cần bắt đầu nhập tên của người hoặc những người mà bạn muốn mời tham gia cuộc họp tức thì. Họ sẽ nhận được một cuộc gọi trong Microsoft Teams để tham gia cuộc họp của bạn.
Nếu bạn chọn, bạn cũng có thể sao chép liên kết thông tin tham giavào khay nhớ tạm của bạn và gửi liên kết mời trong email nếu người đó hoặc những người bên ngoài tổ chức của bạn. Nếu người nhận email của bạn không có Microsoft Teams, họ có thể tham gia cuộc họp tức thì chỉ bằng cách sử dụng trình duyệt internet của họ.

Đây là một tùy chọn tuyệt vời để sử dụng nếu bạn không đáp ứng được khả năng lập lịch trong Outlook hoặc Teams. Meet hiện hoạt động giống như các cuộc họp đã lên lịch trong Lịch nhóm. Mọi người trong cuộc họp Meet now có thể truy cập mọi thứ được chia sẻ trong cuộc họp, bao gồm cuộc trò chuyện cuộc họp, bản ghi âm và bất kỳ tệp hoặc tài liệu nào được chia sẻ trong cuộc họp.

Nếu bạn đang tham gia kênh Nhóm và muốn bắt đầu cuộc họp tức thì, hãy chuyển đến tab Bài đăng và chuyển đến nơi bạn nhập tin nhắn mới vào kênh và chọn biểu tượng Gặp gỡ ngay .

Sau khi bạn chọn biểu tượng Gặp gỡ ngay , một cuộc họp tức thì sẽ mở ra ngay trong chuỗi nhận xét.

Bạn có thể sử dụng nút Gặp gỡ ngay để bắt đầu cuộc họp tức thì nhằm làm rõ vấn đề không thể giải quyết qua tin nhắn. Chỉ cần trả lời bất kỳ chuỗi nhận xét nào trong kênh Nhóm của bạn và chọn Gặp gỡ ngay để tiếp tục cuộc trò chuyện. Sau khi bạn chọn Gặp gỡ ngay bây giờ, mọi người trong chuỗi nhận xét sẽ được mời tham gia cuộc họp tức thì.

Bạn có gặp vấn đề gì khi tạo cuộc họp trong Microsoft Teams không? Hãy cho chúng tôi biết trong phần bình luận.