Cách tạo Luồng trong Microsoft Teams và lý do bạn có thể muốn giúp mình làm việc hiệu quả

Với Power Automate và Microsoft Flow, bạn có thể tạo một số “Luồng” nhất định để giúp bạn theo dõi hoạt động kinh doanh của mình và giúp tăng năng suất của bạn. Đây là cách thực hiện.

Thiết lập ứng dụng Power Automate trên Microsoft Teams bằng cách cài đặt ứng dụng này từ danh mục Ứng dụng ở thanh bên bên trái của Teams

Sau khi thiết lập, bạn sẽ được đưa đến Trang chủ trong Power Automate. Nhấp vào nút Luồng mới. Sau đó, chọn một cái phù hợp với Microsoft Teams.

Đảm bảo kết nối các tài khoản của bạn với Luồng để làm cho Luồng sáng lên màu xanh lục

Tiếp tục và làm theo hướng dẫn trên màn hình, sau đó nhấp vào Tạo luồng

Luồng sẽ nằm trong Nhóm và nó sẽ xuất hiện trong danh sách trên trang Power Automate chính

Bạn đã bao giờ muốn nhận thông báo về các hoạt động diễn ra bên trong Nhóm liên quan đến tài liệu đang được tải lên, biểu mẫu đang được ký hoặc thậm chí là các nhiệm vụ đang được hoàn thành trong Planner chưa? Thông thường, bạn có thể phải kiểm tra từng ứng dụng Microsoft 365 này riêng lẻ để bắt kịp tốc độ mọi thứ. Tuy nhiên, với Power Automate và Microsoft Flow, bạn có thể tạo một số "Luồng" nhất định để giúp bạn theo dõi hoạt động kinh doanh của mình và giúp tăng năng suất của bạn. Hôm nay, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách bạn có thể làm điều đó.

Thêm Power Automate vào nhóm

Trước tiên, bạn cần thêm Power Automate vào Microsoft Teams để tiếp tục. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào phần Ứng dụng trong thanh bên Nhóm. Từ đó, hãy tìm kiếm Power Automate. Sau đó, chọn ứng dụng Power Automate mở ra và chọn nút thêm màu tím. Nếu bạn muốn các luồng trong một kênh cụ thể hoặc toàn bộ nhóm cho tất cả người dùng, bạn cũng có thể chọn mũi tên xuống và chọn Thêm vào nhóm, nếu bạn có đặc quyền thêm Tự động hóa cho mọi người. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy ứng dụng Power Automate mở ra ở thanh bên trong Nhóm.

Tạo một Quy trình "phổ biến" được tạo sẵn trong Nhóm

Tiếp theo, bạn sẽ được đưa đến một tùy chọn đã lọc chỉ hiển thị cho bạn Dòng và Mẫu của Microsoft Teams. Bạn có thể lọc theo các Luồng khác nếu muốn bằng cách nhấp vào nút lọc bên cạnh nút Luồng tìm kiếm (nhưng có thể tìm hiểu thêm về điều đó sau này.) Dù sao, bạn cũng nên chú ý một số mẫu phổ biến cho Luồng trong Nhóm. Đây là những mẫu được tạo sẵn bởi Microsoft, bạn có thể kích hoạt chỉ với vài cú nhấp chuột, không cần viết mã!

Trước tiên, chúng tôi sẽ tập trung vào những điều này, vì đây là những thứ phổ biến nhất và giúp giải quyết một số nhu cầu phổ biến nhất về thông báo trong Nhóm. Đây là danh sách bên dưới, nhưng hãy nhớ rằng bạn có thể xem danh sách tất cả các quy trình Nhóm bằng cách chọn Xem tất cả các mẫu Nhóm ở cuối ứng dụng Power Automate. Nói chung, bất kỳ Luồng nào trong danh sách Nhóm sẽ được thiết lập ngay lập tức, chỉ cần một vài bước đơn giản.

• Thông báo cho nhóm khi phản hồi Biểu mẫu mới được gửi
• Khi trạng thái của một nhiệm vụ trong Công cụ lập kế hoạch thay đổi để hoàn thành, hãy thông báo cho một kênh
• Thông báo cho nhóm khi một mục mới được tạo trong Danh sách SharePoint
• Lưu tin nhắn vào OneNote
• Tạo một mục công việc từ một tin nhắn
• Thông báo cho nhóm khi một nhiệm vụ mới được thêm vào bảng Trello
• Thông báo cho nhóm khi trạng thái của mục công việc thay đổi trong Azure DevOps
• Thông báo cho nhóm khi cảnh báo được kích hoạt trong PowerBI.

Nếu Luồng bạn muốn có trong danh sách này, hãy nhấp vào nó. Bạn sẽ nhận được một thông báo bật lên, cho phép bạn định cấu hình nó. Ví dụ, chúng tôi đang sử dụng Quy trình thay đổi nhiệm vụ trong Công cụ lập kế hoạch. Thông thường, bạn sẽ thấy một hộp cho phép bạn đặt tên cho luồng. Sau đó, dưới đó, sẽ là danh sách các đăng nhập (hoặc trình kết nối) mà bạn sẽ cần. Đảm bảo bạn đăng nhập vào từng trang, sau đó nhấp vào tiếp tục và làm theo hướng dẫn trên màn hình. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ cần định cấu hình và chọn ID nhóm Công cụ lập kế hoạch, ID Kế hoạch, Nhóm Nhóm và sau đó là Kênh để tiếp tục.

Khi hoàn tất, bạn có thể chọn Create Flow. Và sau đó, bạn sẽ thấy một thông báo bật lên cho biết Quy trình làm việc của bạn đã được tạo. Bây giờ nó xuất hiện trong danh sách các Dòng trên trang Power Automate chính! Và nó sẽ tự động chạy từ bây giờ.

Tạo luồng khác và tùy chỉnh trong Nhóm

Nhờ Power Automate, bạn không chỉ bị giới hạn ở Dòng chảy theo chủ đề Nhóm. Nếu muốn, bạn cũng có thể tạo các Luồng khác. Bạn có thể chuyển đổi các tùy chọn này bằng cách nhấp vào nút Bộ lọc ở đầu màn hình, bên cạnh hộp tìm kiếm và chọn Tất cả các mẫu. Sau đó, nhìn sang bên trái để chọn một danh mục. Các bước sẽ giống nhau, yêu cầu bạn đăng nhập và kết nối tài khoản, như chúng tôi đã làm ở trên.

Nếu bạn là người dùng nâng cao hơn, bạn cũng có thể tự tạo một Luồng trống, không theo mẫu. Bấm vào tab Tạo trong Power Automate, rồi chọn Tạo từ chỗ trống. Từ đó, bạn sẽ thấy danh sách các trình kích hoạt và hành động. Bạn cũng sẽ thấy một số chủ đề, trong Tất cả. Chọn chủ đề của bạn, để lọc trình kích hoạt và hành động.

Sau đó, chọn một trình kích hoạt, làm theo hướng dẫn trên màn hình. Sau khi kích hoạt xong, hãy thiết lập hành động bằng cách làm theo hướng dẫn và trình hướng dẫn trên màn hình. Mỗi Flow có một bộ hướng dẫn khác nhau, nhưng nó khá dễ hiểu. Sau đó, bạn có thể Kiểm tra luồng bằng cách nhấp vào nút Kiểm tra ở trên cùng. Bạn cũng có thể kiểm tra luồng để tìm lỗi bằng cách chọn Trình kiểm tra luồng. Khi đã sẵn sàng, hãy nhấp vào Lưu và Quy trình của bạn sẽ được đưa vào hoạt động.

Kiểm tra và xóa Dòng

Bây giờ bạn đã tạo Luồng của mình, bạn cũng có thể dễ dàng xóa chúng hoặc chỉnh sửa chúng. Chỉ cần mở ứng dụng Power Automate trong Teams bằng cách nhấp vào (...) Trong Thanh bên, sau đó nhấp vào tab Trang chủ. Từ đó, bạn sẽ thấy danh sách các Luồng của mình. Bạn có thể di chuyển chuột sang ngoài cùng bên phải và nhấp vào ba dấu chấm trong danh sách, sau đó chọn Chỉnh sửa hoặc Xóa để xóa Quy trình. Quan trọng hơn, bạn cũng có thể kiểm tra Lịch sử chạy để xem nó đang chạy như thế nào, nó đã bị lừa.

Chỉ là sự khởi đầu của những khả năng vô tận!

Tạo Quy trình trong Nhóm với Tự động hóa mạnh mẽ chỉ là bước khởi đầu của các khả năng. Microsoft có một nền tảng được gọi là PowerApps, cho phép bạn tạo các ứng dụng tùy chỉnh của riêng mình cho doanh nghiệp của bạn bằng cách sử dụng các mẫu tương tự. Bạn có thể tìm hiểu thêm về điều đó ở đây . Và hãy nhớ, hãy kiểm tra trung tâm Microsoft 365 của chúng tôi để biết thêm tin tức và thông tin.