Cách theo dõi các Thay đổi của Tệp Google Tài liệu

Khi bạn đang làm việc trên một tài liệu với một nhóm, tệp đó sẽ được chuyển qua các bản nháp khác nhau. Nhưng nếu bạn thích một bản nháp trước đó thì sao? Nếu bạn chỉ thay thế văn bản cũ bằng văn bản mới và không lưu bản nháp của phiên bản cụ thể đó, bạn có thể coi là bị mất. Nhưng không nhất thiết phải như vậy, nhờ có Google Docs.

Một trong nhiều tùy chọn hữu ích mà Google Tài liệu có là xem các phiên bản khác nhau của tài liệu. Bằng cách đó, nếu bạn vẫn thích cách tạo bản nháp trước đó, bạn vẫn có thể khôi phục nó. Đây là hai cách để bạn có thể xem các phiên bản khác nhau của tệp Google Tài liệu của mình.

Cách sử dụng Chế độ đề xuất để xem các chỉnh sửa

Với Chế độ đề xuất, bạn có thể xem tất cả các chỉnh sửa mà nhóm của bạn đã thực hiện bằng một màu khác để bạn có thể phân biệt sự khác biệt dễ dàng hơn. Bạn cũng sẽ thấy một phiên bản tổng hợp của các sửa đổi ở bên cạnh và bạn có thể chấp nhận hoặc từ chối một thay đổi được đề xuất.

Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng bút chì ở trên cùng bên phải và chọn tùy chọn Đề xuất.

Khi bạn chọn tùy chọn này, bạn sẽ thấy một thông báo ngắn gọn cho bạn biết rằng tùy chọn đề xuất đã được bật. Nếu bạn muốn chuyển sang một tùy chọn khác, hãy nhấp vào bút chì màu xanh lá cây. Tùy chọn này cho phép bạn làm điều đó, gợi ý. Tất cả văn bản bạn thêm vào sẽ không thay đổi phiên bản gốc. Nếu bạn muốn thay đổi một đề xuất, chỉ cần nhấp vào và con trỏ sẽ bắt đầu nhấp nháy.

Cách Xem lại Đề xuất Chỉnh sửa trong Google Tài liệu

Khi cuối ngày đã đến, đã đến lúc xem lại những gợi ý đó. Nhấp vào tab Công cụ ở trên cùng và nhấp vào Xem lại đề xuất . Bạn sẽ thấy các tùy chọn để chấp nhận hoặc từ chối các đề xuất. Bạn sẽ không thấy danh sách các đề xuất ở đó; Google Documents sẽ đánh dấu trực tiếp trên tài liệu nơi có đề xuất.

Bạn có thể di chuyển qua phần chỉnh sửa được đề xuất bằng cách nhấp vào mũi tên lên và xuống. Bạn sẽ biết mình hiện tại vì Google Tài liệu sẽ đánh dấu tài liệu bạn đang ở. Bằng cách chọn Xem trước Chấp nhận Tất cả, bạn sẽ thấy tất cả các chỉnh sửa được đề xuất trên tài liệu và tất cả những gì bạn phải làm để chấp nhận tất cả là nhấp vào nút Chấp nhận Tất cả lớn màu xanh lam.

Khi bạn chọn tùy chọn Xem trước Từ chối Tất cả, tất cả các đề xuất sẽ biến mất khỏi tài liệu. Để hoàn tất, bạn chỉ cần nhấp vào nút Từ chối Tất cả. Nếu bạn đã chấp nhận hoặc từ chối các đề xuất nhưng hối tiếc khi làm điều đó, bạn có thể quay lại bằng cách nhấp vào mũi tên quay lại để thực hiện các thay đổi mới.

Lịch sử phiên bản

Bạn cũng có thể xem các phiên bản khác nhau của tệp của mình bằng cách truy cập:

• Tập tin
• Lịch sử phiên bản
• Xem Lịch sử Phiên bản

Ở bên phải, bạn sẽ thấy tất cả các phiên bản khác nhau của tệp. Nhấp vào các dấu chấm và bạn có thể đặt tên cho phiên bản cụ thể đó hoặc tạo một bản sao của nó. Bạn cũng sẽ thấy những thứ như ngày và giờ chỉnh sửa cuối cùng. Đây là nơi bạn sẽ tìm thấy tùy chọn để khôi phục phiên bản này, nhưng bạn cũng sẽ thấy nó trong một nút lớn màu xanh lam ở trên cùng.

Bạn cũng sẽ thấy tên của tất cả những người đã chỉnh sửa tệp vào một ngày cụ thể. Bằng cách bật Chỉ hiển thị các phiên bản đã đặt tên, bạn có thể nhanh chóng tìm thấy các phiên bản bạn đã đặt tên. Tất cả những cái khác sẽ bị xóa nhưng không bị xóa.

Để nhận xét về một đề xuất bạn đã đưa ra, hãy đánh dấu văn bản bạn muốn nhận xét và nhấp vào tùy chọn Nhận xét. Nó sẽ là cái cuối cùng trong danh sách. Để thay đổi nhận xét của bạn , hãy nhấp vào dấu chấm ở bên phải và chọn Chỉnh sửa. Bạn cũng có thể liên kết đến nhận xét này và xóa nó nếu bạn thay đổi ý định miễn là bạn ở đó.

Để trả lời bình luận từ đồng đội, hãy nhấp vào bình luận. Nhập văn bản của bạn và nhấp vào nút Trả lời hoặc Giải quyết. Khi bạn đã sẵn sàng tải xuống tệp của mình bằng cách đi tới Tệp> Tải xuống , bạn có thể chọn từ nhiều định dạng khác nhau.

Bạn có thể chọn từ:

• Từ
• Định dạng OpenDocument
• Định dạng văn bản Rick
• PDF
• Văn bản thô
• trang web
• EPUB

Android

Để thực hiện những điều đã đề cập trước đó nhưng trên thiết bị Android của bạn, bạn sẽ cần truy cập các tùy chọn khác nhau . Để đề xuất một chỉnh sửa và xem hai phiên bản, hãy nhấn vào bút chì ở dưới cùng bên phải , nhưng trước khi bạn bắt đầu nhập, hãy nhấn vào dấu chấm ở trên cùng bên phải và chọn tùy chọn Đề xuất thay đổi .

Cũng giống như trên máy tính để bàn, mọi thứ bạn đề xuất sẽ có màu khác.

Cách Nhận xét về Tệp Google Tài liệu - Android

Nếu bạn có gì muốn nói, cứ nói. Bạn có thể nhận xét về tệp Google Tài liệu trên thiết bị Android của mình bằng cách nhấn và giữ từ hoặc cụm từ bạn muốn nhận xét, sau đó là các dấu chấm. Bây giờ bạn sẽ thấy tùy chọn thêm bình luận.

Bạn sẽ biết nhận xét của mình ở đâu vì nó sẽ được đánh dấu. Để xem bình luận của bạn và những người khác, hãy nhấn vào bình luận đó. Chọn Xem bình luận và bạn sẽ thấy những gì bạn đã nhập. Bạn có thể chỉnh sửa, xóa hoặc lấy liên kết có thể chia sẻ cho nhận xét bằng cách nhấn vào dấu chấm. Nếu vấn đề đằng sau nhận xét đã được xử lý, bạn có thể nhấn vào tùy chọn Giải quyết để giải quyết vấn đề đó.

Nếu bạn vô tình nhấn vào tùy chọn giải quyết, bạn sẽ thấy ( trong vài giây ) tùy chọn hoàn tác. Nhấn vào nó để mở lại nhận xét. Bạn sẽ thấy một thông báo gần bình luận mà nó đã được bạn mở. Để xem các nhận xét khác, hãy nhấn vào các mũi tên để quay lại và quay lại.

Đảm bảo bạn chắc chắn về đề xuất mà bạn sẽ đưa ra vì tác giả hoặc các tác giả sẽ nhận được thông báo qua email cho mọi đề xuất. Ngay cả khi bạn thay đổi quyết định, họ vẫn nhận được. Nếu bạn là tác giả và bạn không muốn nhận thông báo cho mọi đề xuất nhỏ, bạn có thể tắt tính năng này bằng cách đi tới cài đặt của Google Drive bằng cách:

• Đi tới Cài đặt
• Thông báo
• Bỏ chọn hộp cho cả hai tùy chọn

Cách chia sẻ tài liệu Google Docs

Bạn nghĩ rằng bạn đã có mọi thứ để chỉnh sửa tài liệu và nhớ rằng bạn đã quên thêm một người nào đó. Để chia sẻ tệp Google Tài liệu của bạn, hãy nhấp vào nút Chia sẻ màu xanh lam ở trên cùng bên phải.

Nhấp vào nơi có nội dung Thêm người và nhóm và thêm liên hệ của bạn. Hãy nhớ cấp quyền chỉnh sửa địa chỉ liên hệ đó bằng cách nhấp vào menu thả xuống ở bên phải. Đảm bảo rằng bạn chọn tùy chọn chỉnh sửa.

Cách thay đổi quyền chỉnh sửa trên Google Documents

Nếu ai đó đã kiếm được khi bị xóa khỏi tài liệu, bạn có thể nhấp vào nút chia sẻ. Bên dưới tùy chọn để thêm ai đó, bạn sẽ thấy tất cả những người dùng mà bạn đã thêm.

Ở bên phải, bạn sẽ thấy menu thả xuống nơi bạn có thể chọn một tùy chọn khác.

Bạn cũng sẽ có tùy chọn liên kết trong đó bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập tệp hoặc chỉ những người bạn đã thêm. Bạn sẽ thấy các tùy chọn để thay đổi cài đặt này hoặc sao chép liên kết để chia sẻ. Bằng cách nhấp vào bánh răng, bạn có thể thay đổi các cài đặt như:

• Người chỉnh sửa có thể thay đổi quyền và chia sẻ.
• Người xem và người bình luận có thể thấy tùy chọn tải xuống, in và sao chép.

Sự kết luận

Bằng cách xem các thay đổi, tệp sẽ diễn ra, bạn có thể xem liệu các thay đổi có cải thiện tài liệu hay không. Nhận xét cũng có thể mang tính xây dựng trong việc cải thiện tệp và bây giờ bạn biết cách bạn có thể thêm hoặc thay đổi chúng. Bạn có thường xuyên làm việc với những người khác trên các tài liệu trên Google Docs hay hiếm khi làm việc với những người khác? Chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận bên dưới, và đừng quên chia sẻ bài viết với những người khác trên phương tiện truyền thông xã hội.