Cách thiết lập quy tắc trong Outlook trên Windows 10 để dọn dẹp và sắp xếp hộp thư đến của bạn

Nếu hộp thư đến của bạn lộn xộn, bạn có thể thiết lập Quy tắc trong ứng dụng Outlook trong Windows 10 để tự động di chuyển, gắn cờ và trả lời thư email. Đây là một cái nhìn về cách làm.

• Tạo quy tắc từ thư bằng cách nhấp chuột phải vào thư và chọn Quy tắc. Và sau đó chọn Tạo quy tắc. Bạn sẽ có thể chọn các điều kiện.
• Tạo quy tắc từ mẫu bằng cách chọn menu Tệp, sau đó chọn Quản lý quy tắc & cảnh báo. Sau đó, bạn sẽ muốn nhấp vào Quy tắc mới. Từ đó, chọn một mẫu. Có nhiều mẫu khác nhau mà bạn có thể chọn để luôn ngăn nắp, luôn cập nhật.

Nếu hộp thư đến của bạn là một mớ hỗn độn, có nhiều cách bạn có thể quản lý nó thông qua Outlook. Mặc dù chúng ta đã thảo luận về cách bạn có thể sử dụng các thư mục, bộ lọc và danh mục, nhưng tất cả đều là sau khi thực tế thay đổi, khi email của bạn đến tay bạn. Nếu bạn thực sự muốn có một hộp thư đến sạch sẽ, bạn có thể thiết lập Quy tắc trong ứng dụng Outlook trong Windows 10 để tự động di chuyển, gắn cờ và trả lời thư email. Đây là một cái nhìn về cách làm.

Tạo quy tắc từ một tin nhắn

Một trong những cách dễ nhất để tạo quy tắc trong Outlook là thông qua một trong các thư của bạn. Bạn có thể bắt đầu bằng cách bấm chuột phải vào thư, chọn Quy tắc, sau đó chọn Tạo quy tắc. Sẽ có một số điều kiện mà bạn có thể chọn, nhưng bạn cũng có thể tìm thấy những điều kiện bổ sung bằng cách nhấp vào Tùy chọn nâng cao. Như một ví dụ và kịch bản mặc định, bạn có thể định cấu hình Outlook để di chuyển thư có tiêu đề hoặc người gửi đó vào một thư mục, chỉ cần chọn hộp kiểm cho Chủ đề chứa, sau đó chọn hộp kiểm cho Di chuyển mục vào một thư mục.

Có nhiều quy tắc mà chúng tôi sắp giải thích trong phần tiếp theo. Tuy nhiên, một khi bạn hài lòng, bạn có thể chọn một. Sau đó, nhấp vào OK. Sau đó, bạn có thể chọn sử dụng quy tắc ngay lập tức. Chỉ cần chọn Chạy quy tắc mới này ngay bây giờ trên các thư đã có trong hộp kiểm thư mục hiện tại, rồi chọn OK. Bạn sẽ thấy rằng thư bây giờ sẽ chuyển đến thư mục bạn đã chọn.

Tạo quy tắc từ mẫu

Ngoài việc tạo quy tắc từ thư, bạn cũng có thể tạo quy tắc từ mẫu. Để thực hiện việc này, hãy chọn menu Tệp và sau đó chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo. Sau đó, bạn sẽ muốn nhấp vào Quy tắc mới. Từ đó, chọn một mẫu. Có nhiều mẫu khác nhau mà bạn có thể chọn để luôn ngăn nắp, luôn cập nhật. Thậm chí có một cái mà bạn có thể chọn từ đầu.

Luôn có tổ chức Các mẫu có thể giúp bạn di chuyển các thông điệp, gắn cờ các thông điệp. Các mẫu Luôn cập nhật có thể giúp bạn hiển thị thư từ ai đó trong cửa sổ cảnh báo, phát âm thanh hoặc gửi cảnh báo đến điện thoại của bạn.

Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn Gắn cờ tin nhắn từ một người nào đó để theo dõi. Bạn sẽ muốn nhấp vào mẫu, chỉnh sửa mô tả bằng cách nhấp vào các giá trị gạch dưới, thay đổi chúng và nhấp vào OK. Sau đó, bạn sẽ muốn chọn Tiếp theo, chọn các điều kiện, thêm thông tin có liên quan, rồi nhấp vào Tiếp theo. Sau đó, bạn có thể hoàn thành thiết lập bằng cách đặt tên, xem lại và chọn Hoàn tất.

Lưu ý về các quy tắc

Có hai loại quy tắc trong Outlook. Đầu tiên là dựa trên máy chủ và thứ hai là chỉ dành cho máy khách. Quy tắc dựa trên máy chủ chạy trên hộp thư của bạn trên máy chủ bất cứ khi nào Outlook không chạy. Chúng áp dụng cho các thư đầu tiên đi đến hộp thư đến của bạn và các quy tắc sẽ không chạy cho đến khi chúng đi qua máy chủ. Trong khi đó, các quy tắc chỉ dành cho máy khách chỉ chạy trên máy tính của bạn. Đây là các quy tắc chạy trong Outlook thay vì máy chủ của bạn và sẽ chỉ chạy khi Outlook đang chạy. Bạn có thể tìm hiểu thêm về sự khác biệt trên trang hỗ trợ của Microsoft.