Dưới đây là 5 mẹo hàng đầu của chúng tôi để thiết lập Microsoft Teams

Ngoài việc thêm người dùng, có rất nhiều điều mà Quản trị viên CNTT có thể làm khi thiết lập Nhóm. Dưới đây là một số lựa chọn hàng đầu của chúng tôi.

Kiểm tra vai trò của thành viên nhóm so với chủ sở hữu nhóm

Tạo chính sách tùy chỉnh trong Nhóm

Kiểm soát cài đặt nhắn tin

Quản lý người dùng của bạn và điều chỉnh các chính sách khác

Thay đổi các tính năng truy cập khách của bạn

Với tư cách là quản trị viên CNTT hoặc chủ sở hữu của một doanh nghiệp hoặc tổ chức nhỏ, nếu bạn vừa bắt đầu làm việc với Microsoft Teams, thì bạn có thể tự hỏi dịch vụ hoạt động như thế nào. Trước đây, chúng tôi đã đề cập đến các thủ thuật và mẹo chung của Nhóm , cũng như xem xét giao diện người dùng , nhưng nếu bây giờ bạn mới bắt đầu thiết lập mọi thứ thì sao?

Ngoài việc thêm người dùng, có rất nhiều điều mà Quản trị viên CNTT có thể làm khi thiết lập Nhóm. Các bước này rất cần thiết để đảm bảo trải nghiệm Teams chất lượng cho tất cả nhân viên và người dùng của bạn. Dưới đây là một số lựa chọn hàng đầu của chúng tôi.

Mẹo 1: Kiểm tra vai trò của thành viên nhóm so với chủ sở hữu nhóm

Khi bạn tạo một nhóm trong Microsoft Teams để nhân viên hoặc người dùng của mình trò chuyện và tương tác, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mình kiểm tra vai trò thành viên nhóm hoặc chủ sở hữu nhóm . Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng tất cả mọi người ngoại trừ bạn (với tư cách là chủ sở hữu nhóm) đều được đặt thành thành viên nhóm cho một kênh cụ thể.

Các thành viên trong nhóm không thể chỉnh sửa tên hoặc mô tả của nhóm, không thể xóa nhóm, không thể xóa kênh riêng tư hoặc thêm thành viên. Chủ sở hữu nhóm, trong khi đó, quản lý các mặt hàng cho nhóm. Họ có thể tự do thêm và xóa khách, thay đổi cài đặt và xử lý một số tác vụ quản trị mà chúng tôi thảo luận ở đây. Điều đó có thể bao gồm lưu trữ nhóm, đổi mới nhóm, cho phép sử dụng GIFS, thêm khách, thay đổi hình ảnh của nhóm, đặt quyền của nhóm cho các kênh, tab và trình kết nối, v.v.

Bạn có thể xem tất cả các cài đặt này cho chính mình bằng cách đi tới Trung tâm quản trị Microsoft Teams , nhấp vào Nhóm, Quản lý nhóm, sau đó nhấp vào tên Nhóm. Sau đó, bạn có thể thay đổi vai trò bằng cách nhấp vào tên vai trò trong cột Vai trò và thay đổi nó trên cơ sở mỗi người dùng khi bạn thấy phù hợp.

Mẹo 2: Tạo chính sách tùy chỉnh trong Nhóm

Sau khi nhóm được tạo và người dùng được thêm vào Microsoft Teams, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng mình tùy chỉnh chính sách Nhóm của mình . Điều này cho phép bạn kiểm soát những gì người dùng Nhóm của bạn có thể và không thể làm trong các tác vụ cụ thể như tạo kênh riêng tư. Bạn có thể thay đổi chính sách bằng cách đi tới Trung tâm quản trị Microsoft Teams, nhấp vào biểu tượng thứ hai từ trên cùng cho Nhóm, sau đó nhấp vào Chính sách nhóm

Theo mặc định, bạn sẽ thấy một chính sách được gọi là Toàn cầu (Mặc định cho toàn tổ chức.) Chính sách này áp dụng cho tất cả người dùng. Tuy nhiên, bạn có thể tạo chính sách mới dành riêng cho người dùng bằng cách nhấp vào Thêm ở trên cùng, sau đó nhập tên chính sách. Sau đó, bạn có thể tự do chọn một số cài đặt, điều này sẽ cho phép người dùng khám phá các nhóm riêng tư trong kết quả tìm kiếm hoặc tạo các kênh riêng tư. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Lưu. Sau đó, bạn có thể thêm người dùng vào chính sách tùy chỉnh bằng cách đánh dấu chính sách, nhấp vào Quản lý người dùng. Có thể mất 24 giờ để thay đổi có hiệu lực.

Mẹo 3: Kiểm soát cài đặt nhắn tin

Microsoft Teams có rất nhiều thứ thú vị như khả năng tạo GIFS và nhãn dán tùy chỉnh. Tuy nhiên, bạn có thể muốn tắt một số tính năng này. Với tư cách là quản trị viên, bạn có tất cả các quyền đối với điều này bằng cách truy cập Trung tâm quản trị Microsoft Teams và nhấp vào tab Chính sách nhắn tin. Nó sẽ là cái thứ bảy từ trên xuống nếu nhìn vào thanh bên và có sự xuất hiện của bong bóng trò chuyện.

Khi đó, bạn có thể tạo hoặc chỉnh sửa các chính sách nhắn tin. Xin lưu ý rằng Toàn cầu (Mặc định cho toàn tổ chức) là cài đặt mặc định và áp dụng cho tất cả người dùng trong các Nhóm. Ở đây có một chút màu trắng mà bạn có thể thay đổi, bao gồm một số thứ mà chúng tôi đã liệt kê bên dưới.

• Chủ sở hữu có thể xóa tin nhắn đã gửi
• Xóa tin nhắn đã gửi
• Chỉnh sửa tin nhắn đã gửi
• Đã đọc Biên nhận (người dùng kiểm soát hoặc bật hoặc tắt cho mọi người)
• Bật / tắt trò chuyện riêng tư
• Sử dụng Giphys trong các cuộc trò chuyện
• Sử dụng Memes trong các cuộc trò chuyện
• Sử dụng Hình dán trong các cuộc trò chuyện
• Bản xem trước URL
• Dịch tin nhắn
• Trình đọc nhập vai
• Tin nhắn thoại

Nếu thích mạo hiểm, bạn có thể tạo chính sách nhắn tin tùy chỉnh và bật hoặc tắt các tính năng này và triển khai chúng trên cơ sở cá nhân. Chỉ cần tạo chính sách nhắn tin mới bằng cách nhấp vào + Thêm, sau đó điều chỉnh cài đặt của bạn cho người dùng hoặc nhóm người dùng. Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhấp vào tên của chính sách và chỉ định người dùng cho chính sách đó bằng cách nhấp vào Quản lý người dùng. Sau đó, bạn có thể tìm kiếm tên người dùng và nhấp vào Thêm. Khi hoàn tất, bạn có thể nhấp vào Lưu.

Mẹo 4: Quản lý người dùng của bạn và điều chỉnh các chính sách khác

Trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của nhóm, bạn cũng có thể điều chỉnh các cài đặt và chính sách khác nhau. Những phạm vi từ chính sách phù hợp , thiết lập sự kiện trực tiếp , thiết lập cuộc gọi, và nhiều hơn nữa. Bạn có thể chơi với những thứ này khi bạn thấy phù hợp và thay đổi chúng. Các chính sách cuộc họp sẽ được truy cập bằng cách nhấp vào phần lịch của thanh bên. Có thể truy cập cài đặt ứng dụng bằng cách nhấp vào biểu tượng có bốn hình vuông, bên dưới biểu tượng trò chuyện. Chính sách gọi điện có thể được truy cập bằng cách nhấp vào biểu tượng điện thoại. Chúng tôi đã nhúng các liên kết từ Microsoft vào các chính sách này ở trên.

Nếu bạn đã điều chỉnh các cài đặt như chúng tôi đã liệt kê ở trên, bạn sẽ có thể định cấu hình và thay đổi người dùng theo các chính sách mà bạn thấy phù hợp. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào tab Người dùng trong trung tâm quản trị Microsoft Teams. Đó là biểu tượng thứ năm từ trên cùng, có hình dạng giống như biểu trưng của Đội. Sau đó, bạn có thể nhấp vào dấu kiểm bên cạnh tên người dùng trên danh sách, tiếp theo là Chỉnh sửa Cài đặt. Vui lòng chuyển người dùng khỏi cài đặt chung và thay đổi các chính sách tùy chỉnh mà bạn đã tạo khi bạn thấy phù hợp ở đây.

Mẹo 5: Thay đổi các tính năng truy cập khách của bạn

Nhóm có một tính năng được gọi là quyền truy cập với tư cách khách, cho phép những người bên ngoài tổ chức của bạn truy cập vào nhóm và kênh của bạn nếu bạn gửi cho họ lời mời. Tính năng này có thể được bật hoặc tắt theo ý muốn của bạn. Bạn cũng có thể định cấu hình các tính năng mà khách có quyền truy cập. Có các công tắc chuyển đổi cho các cuộc gọi riêng tư, cuộc họp, tin nhắn, sử dụng GIFS và hơn thế nữa. Bạn sẽ có thể tìm thấy những thứ này bằng cách đi tới Trung tâm quản trị Microsoft Teams, nhấp vào bánh răng cài đặt ở cuối màn hình, sau đó nhấp vào Quyền truy cập với tư cách khách. 

Xem trung tâm Nhóm của chúng tôi để biết thêm

Đây chỉ là năm lựa chọn hàng đầu của chúng tôi để quản lý và thiết lập Microsoft Teams. Nếu bạn đang muốn chia sẻ các bài viết với người dùng Nhóm của mình, chúng tôi đã hỗ trợ bạn. Chúng tôi đã xem xét nhiều chủ đề khác nhau, từ  mẹo hội nghị truyền hình , lệnh trò chuyện , tham gia cuộc họp , v.v. Truy cập trung tâm Nhóm của chúng tôi để biết tất cả những gì bạn cần biết và tiếp tục theo dõi CloudO3 khi chúng tôi tiếp tục tìm hiểu sâu hơn về Microsoft Teams.