Inbox Zero: Mọi thứ bạn cần biết

Hộp thư đến Email — điều đầu tiên xuất hiện trong đầu bạn sau khi nghe thuật ngữ này là gì? Chà, chắc hẳn một số bạn đã bắt đầu hình dung ra một hộp thư đến ngập tràn với hàng nghìn email quảng cáo di chuyển trên màn hình, phải không? Vậy, lần cuối cùng bạn cố gắng dọn dẹp hộp thư đến của mình là khi nào? Hàng tấn email vẫn nằm trong hộp thư đến của chúng ta trong nhiều năm và đáng buồn là chúng ta không thực sự làm được gì với nó.

Nói về quản lý email, Inbox Zero là một cách tiếp cận mới nhằm mục đích giữ cho hộp thư đến của bạn trống. Và trống không, chúng tôi không có nghĩa là nó hoàn toàn không có số lượng email. Trên thực tế, Inbox Zero là một chiến lược chặt chẽ hơn nhằm quản lý hiệu quả hộp thư đến của bạn để nâng cao và tăng năng suất của bạn. Nghe có vẻ thú vị phải không? Tự hỏi Inbox Zero là gì và làm thế nào để đạt được nó? Đừng lo lắng! Bạn đã đến đúng nơi. Trong bài đăng này, chúng ta sẽ nói về Inbox Zero và mọi thứ khác xoay quanh thuật ngữ này.

Nguồn hình ảnh: Help Scout

Bắt đầu nào.

Inbox Zero là gì?

Khái niệm Inbox Zero được giới thiệu vào năm 2006, bởi một chuyên gia năng suất nổi tiếng Merlin Mann. Khi nói đến cách tiếp cận với Inbox Zero, trước tiên, người ta cần hiểu rằng bằng Zero trong thuật ngữ “Inbox Zero” không đề cập đến việc có một hộp thư đến trống.

Vì email đã trở thành một trong những phương thức liên lạc mạnh mẽ nhất theo thời gian, nên đây là nguồn duy nhất đáng tin cậy và đáng tin cậy về cách bất kỳ ai cố gắng liên hệ với bạn. Có thể là khách hàng làm việc của bạn hoặc các nhà tiếp thị quảng cáo, hầu như tất cả mọi người xung quanh đang nhắm mục tiêu hộp thư đến email của bạn với các thông điệp của họ. Hãy tưởng tượng cảm giác khủng khiếp như thế nào khi chúng ta mở hộp thư Email của mình sau kỳ nghỉ lễ? Hàng tấn email liên tục chưa đọc đang dồn dập hộp thư đến của chúng tôi nhìn chằm chằm vào chúng tôi, chờ chúng tôi trả lời. Và cùng với thời gian, số lượng email mà người ta nhận được ngày càng tăng, điều này làm cho hộp thư đến của chúng tôi thậm chí còn lộn xộn hơn.

Nguồn hình ảnh: Kinkread Tech

Vậy, chính xác thì Inbox Zero là gì? Nếu chúng ta cố gắng hiểu nó một cách đơn giản, Inbox Zero là một chiến lược quản lý email nhằm tổ chức hộp thư đến của chúng ta. Mục tiêu cuối cùng của việc có Inbox Zero là khi bạn không có email chưa đọc nào trong hộp thư đến của mình và tất cả các email đều được phản hồi hợp lệ, đọc, gắn nhãn hoặc bất kỳ hành động cần thiết nào mà nó yêu cầu phải được thực hiện một cách hiệu quả.

Xem thêm:-

Cách quản lý tệp PST trong Microsoft Outlook Microsoft Outlook là phương tiện rất tốt để đồng bộ hóa tất cả tài khoản email của bạn tại một nơi. Nó lưu trữ tất cả các thông tin ...

Làm thế nào để Inbox Zero có thể nâng cao năng suất của chúng tôi?

Hãy tưởng tượng bạn có một ngày bận rộn tại nơi làm việc khi bạn có rất nhiều nhiệm vụ đang chờ hoàn thành trong ngày. Và ngay sau khi bạn đăng nhập vào tài khoản email của mình, bạn sẽ thấy một loạt các email đang chờ bạn trả lời. Bạn chắc chắn không muốn một quả anh đào ở trên cùng, phải không? Ngay cả khi bạn cố gắng hoàn thành các nhiệm vụ công việc khác của mình, những email chưa đọc đó vẫn sẽ khiến bạn bận tâm trong đầu.

Thực hiện theo cách tiếp cận Inbox Zero là điều đúng đắn cần làm khi muốn tăng năng suất của bạn. Nếu bạn không muốn năng suất của mình bị ảnh hưởng, bạn nên áp dụng chiến lược Inbox Zero. Dành một ít thời gian khỏi lịch trình bận rộn của bạn và thực hiện hành động cần thiết để loại bỏ tất cả các email chưa đọc khỏi hộp thư đến của bạn. Dưới đây là một số hành động email chính mà bạn có thể thực hiện để đạt được chiến lược Inbox Zero.

Chiến lược Inbox Zero

Nguồn hình ảnh: Tech Soup Canada

• Xóa: Email có liên quan đến bạn không? Thậm chí không phải là một Zilch! Vậy thì bạn còn chờ gì nữa? Nhấn vào nút xóa và gửi email đó vào thùng rác ngay lập tức.
• Đại biểu: Email tương ứng đó có liên quan gì đến bạn không? Nếu có, sau đó trả lời. Và nếu nó đòi hỏi sự chú ý của người khác, hãy ủy quyền email ngay lập tức bằng cách gửi nó cho người có liên quan.
• Lưu trữ: Có một số email không cần bạn chú ý ngay lập tức nhưng chứa một thông điệp quan trọng. Để đối phó với những email như vậy, hành động tốt nhất cần thực hiện là “Lưu trữ” để bạn có thể truy cập chúng trong tương lai bất cứ khi nào bạn muốn.
• Trả lời: Ngay cả khi bạn đang thiếu thời gian và nếu một email yêu cầu sự chú ý khẩn cấp của bạn, đừng trì hoãn việc trả lời nó. Hầu như không mất hai phút thời gian của bạn để soạn thảo một câu trả lời, phải không? Vì vậy, tại sao phải chờ đợi cả ngày để làm như vậy và làm giảm năng suất của bạn? Hãy làm ngay lập tức!

Phần kết luận

Bất kể bạn sẽ sử dụng chiến lược Inbox-Zero nào ở trên, nó chắc chắn sẽ giúp bạn yên tâm. Xử lý các email chưa đọc cũng sẽ tăng năng suất của bạn vì bạn sẽ bớt phải lo lắng một điều gì đó trong ngày. Chúng tôi hy vọng bài đăng này đã giải tỏa tất cả những nghi ngờ của bạn về Inbox Zero là gì và làm thế nào người ta có thể đạt được nó để quản lý hộp thư đến email của bạn. Vì vậy, bạn nghĩ gì về chiến lược quản lý email này? Vui lòng chia sẻ những hiểu biết và phản hồi của bạn trong hộp nhận xét bên dưới.