Mẹo đơn giản nhưng hiệu quả để quản lý email của bạn

Tất cả chúng tôi đều nhận được rất nhiều email. Từ người quản lý đến nhân viên của họ, đồng nghiệp, bản tin từ các dịch vụ khác nhau mà bạn đã đăng ký, và những gì không!

Chọn lọc dữ liệu email khổng lồ như vậy là một sự lãng phí thời gian và năng lượng. Tại sao không đánh giá lại cách quản lý email của bạn một cách hiệu quả.

Bạn có biết rằng bạn có thể lên lịch cho email của mình bằng một số thủ thuật đơn giản không?

• Loại bỏ rác

Giả sử, bạn nhận được trung bình một trăm email mỗi ngày, trong đó chỉ một nửa số thư là quan trọng và phần còn lại là 'rác'. Trong trường hợp bạn đang phải đối mặt với các trường hợp lặp đi lặp lại của thư rác / thư rác, hãy sử dụng các tệp rác để nắm bắt hầu hết các thư rác và quét nó hai lần một ngày để loại bỏ các email không mong muốn. Nó sẽ giảm ba mươi phần trăm rác từ hộp thư đến của bạn.

Xem thêm:  Cách sử dụng 'Trợ lý vắng mặt' trong Outlook 2016, 2013, 2010 và 365

• Thiết lập các thư mục thông minh

Khi bạn mở hộp thư đến của mình, bạn sẽ nhận thấy một phần tư số email là ưu đãi đặc biệt, ưu đãi giảm giá, trò đùa được chuyển tiếp hoặc thông báo quảng cáo. Về cơ bản, công cụ tiếp thị qua email. Đó là một thủ thuật bán hàng để thu hút nhiều khách hàng. Vì vậy, hãy ưu tiên các email của bạn trong các danh mục phụ để giữ cho hộp thư đến được ngăn nắp. Sẽ dễ dàng tìm ra email trong trường hợp khẩn cấp hoặc xóa nhiều email cùng nhau.

• Tắt tất cả thông báo qua email

Email không phải là một phương tiện giao tiếp tức thì. Chúng tôi sử dụng điện thoại di động và tin nhắn tức thì cho việc đó. Email tốt cho các doanh nghiệp mà bạn không yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Vì vậy, đừng cho phép người khác cản trở công việc của bạn. Cảnh báo qua email và tiếng bíp làm gián đoạn sự tập trung của bạn, có thể khiến bạn bị chệch hướng trong các cuộc họp và cuộc trò chuyện. Tắt rung hoặc ding âm thanh của điện thoại cho mỗi email mới.

• Hủy đăng ký nhận các email quảng cáo không mong muốn

Bạn sẽ không bao giờ muốn đọc tất cả các email quảng cáo và khuyến mại. Hủy đăng ký những cái không cần thiết. Đó là một quá trình dễ dàng và nhanh chóng. Để hủy đăng ký các bản tin mà bạn không muốn, hãy đăng nhập vào tài khoản email của bạn và tìm kiếm 'hủy đăng ký' trong các bưu phẩm mà bạn đã chán. Xem lại kết quả tìm kiếm và quyết định email nào muốn tiếp tục. Bạn cũng có thể truy cập www.unroll.me và hủy đăng ký nhận các bản tin mà bạn muốn chuyển vào thùng rác. Nó sẽ tổ chức hộp thư đến với các danh mục và thư mục khác nhau.

• Sắp xếp  thời gian của bạn để đọc và trả lời email

Nhận được cảnh báo hoặc thông báo khiến bạn không tập trung vào trách nhiệm của mình. Mặc dù việc xem xét các email của bạn trong thời gian dự kiến ​​sẽ giúp bạn hỗ trợ khẩn cấp cũng như giúp bạn duy trì và cập nhật lịch của bạn về các cuộc họp.
Bạn cũng có thể soạn thảo email của mình cho bất kỳ trường hợp khẩn cấp nào bằng cách cập nhật số điện thoại liên hệ và cung cấp thời gian thích hợp để liên hệ với bạn. Do khối lượng công việc lớn, bạn cũng có thể kiểm tra email của mình sau mười đến mười lăm phút mỗi giờ hoặc kiểm tra email 3-4 lần một ngày, chẳng hạn như vào buổi sáng và buổi tối.

Đọc thêm:  Cách thiết lập email trong ứng dụng Outlook cho Android

• Sắp xếp email theo danh mục

Khi bạn nhận được nhiều email cùng nhau, bạn có thể quên chú ý đến những email quan trọng hoặc đôi khi bạn có thể xóa chúng do nhầm lẫn mà không đọc. Điều này xảy ra khi bạn nhận được tất cả các email trong hộp thư đến của mình và không có thư mục và danh mục nào có sẵn để đặt email vào các thư mục tương ứng. Đôi khi khi bạn xóa rác khỏi hộp thư đến của mình, bạn sẽ xóa các email liên quan đến công việc. Tuy nhiên, bạn có thể khôi phục chúng từ thùng rác nhưng đôi khi bạn không biết mình đã làm như vậy chưa!

Có thể bạn cũng thích:  Cách sử dụng Outlook với Gmail

Mỗi người đều có cách riêng để xử lý công việc của họ. Đây chỉ là một gợi ý về cách quản lý email của bạn một cách hiệu quả và cách bạn có thể thực hiện rất đơn giản. Tuy nhiên, bạn có thể tìm thấy một hệ thống phù hợp với mình.