Mẹo năng suất: Sử dụng IFTTT để tự động hóa quy trình - gửi thông báo Twitter tới Microsoft Band 2

Chiến lược mới và bao trùm của Microsoft là biến mình thành công ty năng suất "ưu tiên trên nền tảng điện toán đám mây, ưu tiên cho thiết bị di động", một sự chuyển đổi lớn từ vị trí chủ yếu là "công ty Windows" như đã có trong nhiều thập kỷ. Bằng cách cung cấp một loạt các giải pháp năng suất chạy trên mọi nền tảng quan trọng, Microsoft đang trên đường trở thành nhà cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thực sự phổ biến có thể giúp bạn hoàn thành công việc.

Tuy nhiên, các giải pháp của công ty không hoạt động trong môi trường chân không. Một số tùy chọn của bên thứ ba tồn tại có thể giúp làm cho các sản phẩm khác nhau của Microsoft thậm chí còn hiệu quả hơn. Và bởi vì Microsoft đang làm việc chăm chỉ để đảm bảo mọi thứ chạy trên iOS và Android cùng với nền tảng Windows 10 của riêng họ, nên rất có thể bạn có thể sử dụng tất cả các công cụ này với các sản phẩm Microsoft yêu thích của mình bất kể điện thoại thông minh bạn chọn.

Một trong những công cụ như vậy là IFTTT (viết tắt của IF This Then That), hoạt động ở chế độ nền để lấy các đầu vào khác nhau hoặc "trình kích hoạt", xử lý chúng, sau đó xuất chúng theo cách này hay cách khác tới một thiết bị hoặc cảm biến khác. Mặc dù IFTTT có các ứng dụng chạy trên iOS và Android chứ không phải Windows 10 (PC hoặc thiết bị di động), nhưng nó chủ yếu là một dịch vụ hỗ trợ một số sản phẩm chính của Microsoft trên phần phụ trợ.

Dưới đây là danh sách các sản phẩm của Microsoft hiện được IFTTT hỗ trợ:

• Một lưu ý
• Một ổ đĩa
• OneDrive for Business
• Office 365 Business and Education (phiên bản không dành cho người tiêu dùng)
  • Lịch Office 365
  • Danh bạ Office 365
  • Thư Office 365

Mặc dù sự hỗ trợ của IFTTT đối với dòng sản phẩm của Microsoft có vẻ hạn chế, nhưng vẫn có thể đạt được một thỏa thuận tốt. IFTTT có thể hỗ trợ rất nhiều dịch vụ khác (tổng cộng 305 kênh khả dụng khi bài đăng này được viết) mà bạn có thể ngạc nhiên bởi những gì bạn có thể làm được. Đối với tôi, OneNote nổi lên như một yếu tố cực kỳ quan trọng trong bộ công cụ năng suất của tôi - OneNote là nơi cuối cùng tôi lưu mọi thứ - và vì vậy IFTTT cực kỳ phù hợp với quy trình làm việc của tôi.

Trường hợp phát hành Windows Insider bất ngờ

Đêm qua, tôi đã được nhắc nhở về một lần sử dụng IFTTT cực kỳ hữu ích đối với tôi với tư cách là người biên tập WinBeta. Microsoft đã vô tình phát hành Windows 10 Insider Preview bản dựng 13432 và nó bắt đầu phát hành cho Người dùng nội bộ vào khoảng 7:30 tối hoặc lâu hơn theo giờ PST. Có lẽ, không ai mong đợi bản dựng đó sẽ được phát hành và vì vậy, tôi đã không để mắt đến nó.

Với tư cách là một biên tập viên trên trang web này, tôi cùng với bất kỳ biên tập viên nào khác có trách nhiệm đảm bảo rằng chúng tôi sẽ thông báo những loại cập nhật này khi chúng đến. Đôi khi, các bản dựng được phát hành khi tôi là người biên tập duy nhất trên trang web và đôi khi điều đó có nghĩa là tôi đã rời khỏi bàn làm việc của mình vào đúng thời điểm Gabe Aul ấn nút Big Red (có chủ đích hoặc không). Trong trường hợp này, tôi đã ăn một bữa tối muộn.

Tại WinBeta, chúng tôi muốn cập nhật các thông báo ban đầu càng sớm càng tốt sau khi các bản dựng được phát hành, vì khán giả của chúng tôi mong đợi điều đó từ chúng tôi. Nếu chúng tôi đợi 30 phút để cho tất cả các bạn biết bản dựng mới có sẵn và bản dựng đó bao gồm (và không), thì chúng ta sẽ mất giá trị. Bất kỳ ai cũng có thể cho bạn biết chuyện gì đang xảy ra sau đó vài giờ - chúng tôi cảm thấy rằng thời gian trễ 10 phút là quá lâu. Tất nhiên, điều đó xảy ra là chúng tôi không phải là người đầu tiên đưa tin, và đôi khi chúng tôi bị trì hoãn, nhưng chúng tôi chắc chắn không thích điều đó.

Bây giờ, ngay cả khi tôi ở trên trang web, tôi không phải lúc nào cũng tập trung vào Twitter, đó là nơi Gabe lần đầu tiên thông báo rằng một bản dựng mới đã có sẵn. Tôi có thể đang viết tài liệu gốc, kiểm tra nguồn cấp dữ liệu RSS hoặc Reddit, hoặc PRNews, hoặc bất kỳ nguồn nào khác cho các tin bài hiện tại - hoặc hoàn toàn tránh xa bất kỳ hệ thống nào, như tôi đã làm đêm qua. Tuy nhiên, điều cuối cùng tôi muốn là ai đó cho tôi biết rằng cách đây 5 phút Gabe đã tweet rằng một bản dựng đã được phát hành - bởi vì sau đó tôi phải viết câu chuyện ban đầu và xuất bản nó, dù tôi có nhanh đến đâu. để viết một bài viết mất một vài phút. Nếu tôi bắt đầu ngay sau khi tweet được đẩy, thì tôi đang dẫn trước trò chơi.

IFTTT và Ban nhạc 2 của tôi đến giải cứu

Và vì vậy, một ngày nọ, tôi đã tự hỏi mình, cách tốt nhất để biết khi Gabe đăng tin đó là gì - đặc biệt là nếu tôi ở xa bàn làm việc và đặc biệt là nếu tôi không có điện thoại hay bất cứ thứ gì khác bên mình? Câu trả lời hóa ra đơn giản hơn tôi nghĩ. Một thứ hầu như luôn luôn ở bên tôi - trên thực tế là tôi - là Microsoft Band 2 của tôi . Lần duy nhất tôi tháo nó ra, khá nhiều, là khi tôi đi tắm và khi nó cần một chút thời gian trong bộ sạc đang đặt trên bàn làm việc tại văn phòng tại nhà của tôi.

Đó là phần đầu tiên của câu đố. Nếu tôi rời khỏi bàn làm việc trong giờ làm việc, thì tôi gần như được đảm bảo đeo Dây đeo 2 trên cổ tay. Band 2 có khả năng truyền thông báo miễn là điện thoại của tôi nằm trong phạm vi kết nối Bluetooth, khá nhiều ở mọi nơi trong nhà tôi. Mặc dù tôi không có nhiều thông báo chạy trên Band 2 của mình, nhưng tôi luôn có thông báo cho các cuộc gọi điện thoại, tin nhắn văn bản và lời nhắc Cortana.

Điều đó khiến tôi đặt câu hỏi tiếp theo - có cách nào để nhận thông báo qua cuộc gọi điện thoại hoặc tin nhắn khi Gabe tweet về một bản dựng mới không? Các cuộc gọi điện thoại sẽ không xảy ra, ít nhất là không dễ dàng và chúng làm gián đoạn. Nhưng tin nhắn văn bản, bây giờ có một tùy chọn có thể phù hợp với tôi.

Vậy làm cách nào để tôi có thể nhận được tin nhắn văn bản khi Gave tweet về một bản dựng mới? Đó là nơi IFTTT xuất hiện và quá trình này thực sự khá đơn giản. Đây là cách tôi đã làm điều đó.

Bước 1: Đăng nhập IFTTT

Điều đó đủ đơn giản - tôi đã tạo tài khoản IFTTT hơn một năm trước và đã sử dụng nó một cách hiệu quả kể từ đó. Một điều cần nhớ về IFTTT là dịch vụ yêu cầu kết nối với nhiều dịch vụ khác (ví dụ: xem Bước 2) và cấp quyền thực hiện mọi việc. Nếu bạn lo lắng về những điều như vậy vì lý do bảo mật và / hoặc quyền riêng tư, thì IFTTT có thể không dành cho bạn.

Bắt đầu tạo ifttt miễn phí bằng cách nhập địa chỉ email của bạn và tạo mật khẩu.

Về mặt cá nhân, tôi không sao với nó vì theo như tôi có thể nói, rủi ro là có hạn. Ví dụ: kênh OneNote dường như chỉ có thể tạo các trang chứ không thể truy cập chúng và vì vậy có vẻ như ai đó không thể xâm nhập vào OneNote thông qua tài khoản IFTTT của tôi và làm bất cứ điều gì khác ngoài việc tạo ghi chú mới. Tôi sẽ lo lắng hơn nếu IFTTT có thể đọc các ghi chú cá nhân của tôi và thậm chí tệ hơn, sao chép hoặc xuất bản chúng ở một nơi khác.

Nói chung, tôi không lo lắng về những gì ai đó có thể làm với các kênh khác mà tôi đã kết nối, chẳng hạn như Facebook hoặc Twitter. Nhiều nhất, những người đó sẽ rất xấu hổ nếu ai đó đột nhập và đăng nội dung gì đó xúc phạm. Và tất nhiên, IFTTT chỉ là một trong nhiều vectơ hack - nếu tôi nghĩ quá nhiều về những thứ như vậy, tôi sẽ ngừng sử dụng công nghệ hoàn toàn.

Tuy nhiên, đó là điều cần ghi nhớ

Bước 2: Kết nối với kênh Twitter của IFTTT

Kênh là các dịch vụ phụ trợ mà IFTTT có thể tương tác để hoàn thành nhiệm vụ. Kết nối với kênh Twitter yêu cầu đăng nhập vào Twitter và sau đó cho phép IFTTT truy cập tài khoản Twitter của tôi. Lưu ý: một lần nữa, việc sử dụng IFTTT yêu cầu quyền truy cập vào các tài khoản mà bạn có thể không muốn cho phép. Nếu bạn lo lắng về việc kích hoạt quyền truy cập như vậy, thì bạn có thể ngừng đọc, bởi vì bạn cần phải thực hiện bất kỳ điều gì thú vị này.

Đang kết nối với tài khoản twitter.

Lưu ý những gì bạn đang cho phép khi bạn cho phép ifttt sử dụng tài khoản twitter của bạn.

Bước 3: Kết nối với kênh SMS của IFTTT

Kênh IFTTT khác mà tôi cần ủy quyền là kênh SMS dịch vụ. Điều đó yêu cầu chỉ cần nhập số điện thoại di động của tôi và sau đó nhập mã pin mà IFTTT đã gửi qua văn bản để xác nhận. Sau đó, tôi cần nhấp qua lời nhắc để thông báo rằng tôi có thể bị tính phí cho bất kỳ tin nhắn văn bản nào được gửi qua IFTTT.

Đang kết nối với kênh sms.

Lưu ý những lưu ý khi kết nối với sms.

Bước 4: Tạo công thức IFTTT.

Đây là nơi điều kỳ diệu xảy ra. Tiếp theo, tôi tạo một "công thức" IFTTT sẽ giám sát Twitter để tìm một tweet từ tài khoản Twitter của Gabe Aul và sau đó chuyển thông điệp đến điện thoại qua tin nhắn văn bản. Quá trình cơ bản được mô tả dưới đây.

Bước đầu tiên là chọn tạo một công thức.

Tiếp theo, nhấp vào "này" và sau đó chọn một kênh kích hoạt. Trong trường hợp này, tôi đã chọn twitter.

Chọn loại kích hoạt bạn muốn để bắt đầu công thức.

Hoàn thành trình kích hoạt bằng cách nhập các tiêu chí. Trong trường hợp này, tôi đã nhập gabeaul làm tài khoản twitter.

Tiếp theo, nhấp vào "đó" và sau đó chọn một kênh hành động cho đầu ra của công thức. Tôi đã chọn sms trong trường hợp này.

Chọn một hành động mà bạn muốn công thức thực hiện. Tôi cần ifttt để gửi sms đến điện thoại của mình.

Hoàn thành hành động bằng cách chỉ định những gì bạn muốn đưa vào. Trong trường hợp này, tôi muốn một tin nhắn sms bao gồm tweet của gabe.

Cuối cùng, xác nhận rằng công thức là chính xác.

Và đây là công thức đã hoàn thành trông như thế nào.

Bước 5: Bật thông báo tin nhắn văn bản trên Băng tần 2 của tôi

Như tôi đã đề cập, phần đó đã được thiết lập sẵn, và vì vậy tôi đã sẵn sàng. Band 2 cung cấp một độ rung vừa đủ trên cổ tay tôi để thu hút sự chú ý của tôi, nhưng không đủ để làm gián đoạn gia đình tôi vào bữa tối.

Tôi đã bật ô nhắn tin trong ứng dụng sức khỏe trên nexus 6p của mình. Kết quả: tôi bị ù trên cổ tay bất cứ khi nào gabe gửi một tweet.

Bây giờ, bất cứ khi nào Gabe đăng một tweet khi công thức được bật, IFTTT sẽ gửi một tin nhắn văn bản đến điện thoại di động của tôi. My Band 2 sau đó nhận được thông báo đó và rung lên. Tôi kiểm tra tin nhắn văn bản của mình, thấy rằng đó là một dòng tweet về một bản dựng mới và quay trở lại bàn làm việc của mình để bắt đầu xuất bản.

Dưới đây là một số văn bản được gửi từ ifttt khi gabe đang tweet về bản dựng mới.

Tôi chỉ bật công thức khi thấy hợp lý để mong đợi một bản dựng (ví dụ: Gabe đã gợi ý rằng một bản dựng có thể sắp ra mắt), tôi là người biên tập duy nhất và tôi biết mình sẽ không ở bàn làm việc của mình, vì nếu không thì tôi có thể bị ngập trong tin nhắn. Tôi đã bật công thức này vào thứ Hai vì có những gợi ý rằng các bản dựng mới có thể sẽ ra mắt trong tuần này và vì vậy tôi đã sẵn sàng.

Nhưng đó không phải là tất cả

Tất nhiên, bạn có thể tạo ra một số công thức nấu ăn khác. Một số khác mà tôi sử dụng như sau:

• Tạo ghi chú trong OneNote bất cứ khi nào một tweet của tôi được thích.
• Tạo ghi chú trong OneNote bất cứ khi nào tôi được gắn thẻ trên Facebook.
• Tạo ghi chú trong OneNote bất cứ khi nào tôi tạo thông báo trạng thái mới trong Facebook.
• Tạo một thẻ bắt đầu bằng # trên Twitter mà tôi có thể thêm vào một tweet để tự động gửi một bản sao đến OneNote.
• Tạo ghi chú trong OneNote bất cứ khi nào tôi yêu thích một Tweet.

Rõ ràng, tôi sử dụng IFTTT với OneNote khá ít và tôi có một số công thức IFTTT không phải của Microsoft mà tôi đã sử dụng. Có hàng trăm (hoặc hàng nghìn?) Công thức nấu ăn được xuất bản trên trang IFTTT mà bạn có thể khai thác, ngoài việc tạo ra công thức của riêng bạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một cách tốt để tự động hóa một số quy trình, thì bạn có thể muốn dùng thử IFTTT. Nó chắc chắn đã giúp ích vào đêm qua khi bản dựng 14342 vô tình được phát hành, và mặc dù bữa tối của tôi hơi nguội, nhưng tin tức đã được công bố. Và đó là điều mà công nghệ này phải làm, phải không?