Mẹo và thủ thuật để tận dụng tối đa Outlook.com

Với việc đại dịch vẫn đang hoành hành, rất nhiều doanh nghiệp lớn và nhỏ vẫn đề nghị nhân viên làm việc tại nhà. Điều này có nghĩa là bạn có thể dành nhiều thời gian hơn trong hộp thư đến của mình. Đó là lý do tại sao chúng ta sẽ xem xét một số mẹo và thủ thuật để tận dụng tối đa Outlook.com.

Bật Hộp thư đến Ưu tiên. Tính năng này thường được bật theo mặc định, nhưng bạn có thể bật tính năng này bằng cách nhấp vào bánh răng cài đặt ở góc trên cùng bên trái của màn hình, sau đó nhấp vào công tắc bật / tắt cho Hộp thư đến ưu tiên. Với hộp thư đến được tập trung, Outlook lọc các thư mà nó cho là quan trọng nhất

Đào tạo hộp thư đến Ưu tiên của bạn bằng cách di chuyển thư giữa Ưu tiên và Khác. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào thông báo từ Khác và sau đó nhấp vào nút Di chuyển đến ở đầu màn hình. Từ đó, chọn Luôn chuyển đến hộp thư đến có tiêu điểm.

Sử dụng phím tắt để tiết kiệm thời gian cho bạn trong một ngày bận rộn.

Từ bánh răng cài đặt ở góc trên cùng bên phải của màn hình, bạn có thể tìm kiếm các cài đặt phổ biến. Điều này bao gồm chuyển đổi chủ đề, chia sẻ, chuyển tiếp, múi giờ và hơn thế nữa.

Tạo chữ ký và đặt thông báo vắng mặt để bạn có thể tùy chỉnh trải nghiệm Outlook của mình.

Bất kể công ty của bạn lớn đến đâu, nếu bạn sử dụng Microsoft 365, bạn sẽ cần phải phụ thuộc vào Outlook trên web như một phần hoạt động của mình. Thế nhưng, với việc đại dịch vẫn đang hoành hành, rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ vẫn đề nghị nhân viên làm việc tại nhà. Điều này có nghĩa là bạn có thể dành nhiều thời gian hơn trong hộp thư đến của mình. Đó là lý do tại sao, hôm nay, chúng ta sẽ xem xét một số mẹo và thủ thuật để tận dụng tối đa Outlook.com

Sắp xếp hộp thư đến của bạn

Đầu tiên trong danh sách của chúng tôi là một số cách để sắp xếp hộp thư đến của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên bật Hộp thư đến Ưu tiên. Tính năng này thường được bật theo mặc định, nhưng bạn có thể bật tính năng này bằng cách nhấp vào bánh răng cài đặt ở góc trên cùng bên trái của màn hình, sau đó nhấp vào công tắc bật / tắt cho Hộp thư đến ưu tiên. Với hộp thư đến tập trung, Outlook lọc các thư mà nó cho là quan trọng nhất. Bạn sẽ có thể chuyển sang các thư không quan trọng bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào phần Khác.

Khi ở đây, bạn cũng có thể lọc hộp thư đến của mình. Ngay cả khi hộp thư đến Ưu tiên được bật, bạn vẫn sẽ nhận được một số thư không áp dụng cho mình, vì vậy hãy thoải mái sử dụng các chức năng Bộ lọc. Nhấp vào nút Bộ lọc ở góc trên cùng bên phải của hộp thư đến để lọc thư của chúng tôi. Bạn có thể lọc theo nội dung chưa đọc, đối với tôi, được gắn cờ, đề cập, tệp đính kèm, sắp xếp và hơn thế nữa.

Huấn luyện hộp thư đến tập trung của bạn

Nếu hộp thư đến Ưu tiên của bạn không được tập trung chính xác và các thư đang hiển thị trong mục Khác thay vào đó, có một cách để dọn dẹp mọi thứ. Đối với mẹo thứ hai của chúng tôi, chúng tôi khuyên bạn nên đào tạo hộp thư đến Ưu tiên của bạn bằng cách di chuyển các thư giữa chúng. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào thông báo từ Khác và sau đó nhấp vào nút Di chuyển đến ở đầu màn hình. Từ đó, chọn Luôn chuyển đến hộp thư đến có tiêu điểm. Với tùy chọn này được chọn, thư từ người gửi này sẽ luôn chuyển đến hộp thư đến tập trung của bạn, để hiển thị thư.

Thử các phím tắt

Bạn muốn tiết kiệm thời gian trong ngày bận rộn của mình khi sử dụng Outlook.com? Tại sao không sử dụng một số phím tắt thay vì phải kéo chuột. Cũng giống như Word, Excel và PowerPoint, Outlook trên web có một số phím tắt cho chức năng phổ biến. Với những phím tắt này, bạn sẽ có thể tiết kiệm thời gian và có thể hoàn thành thêm một số công việc. Hãy xem bảng trên và xem danh sách đầy đủ tại đây tại Microsoft .

Cảm thấy bị mất? Tìm kiếm cài đặt để được trợ giúp

Nếu bạn là người mới sử dụng Outlook.com, bạn có thể rất dễ bị lạc. Bạn có thể không hiểu cách thay đổi cài đặt cho một số thứ liên quan đến hộp thư đến, đọc tin nhắn, gửi tin nhắn, v.v. Vâng, Microsoft đã hỗ trợ bạn. Từ bánh răng cài đặt ở góc trên cùng bên phải của màn hình, bạn có thể tìm kiếm các cài đặt phổ biến. Điều này bao gồm chuyển đổi chủ đề, chia sẻ, chuyển tiếp, múi giờ và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể nhấp vào liên kết để xem tất cả cài đặt Outlook. Nó có sẵn ở dưới cùng.

Tạo chữ ký hoặc đặt thông báo vắng mặt

Cuối cùng trong danh sách của chúng tôi là hai điều sẽ hữu ích cho bạn. Đầu tiên là tạo chữ ký và thứ hai là đặt thông báo vắng mặt. Tạo chữ ký mang lại cho email của bạn một dấu ấn cá nhân và các thông báo vắng mặt sẽ tự động trả lời tin nhắn khi bạn không có mặt để làm việc.

Để thiết lập chữ ký, hãy chuyển đến menu cài đặt, sau đó chọn Xem tất cả cài đặt Outlook. Từ đó, nhấp vào Thư, sau đó nhấp vào Soạn và trả lời. Từ trang đó, bạn sẽ có thể tạo chữ ký để tự động thêm vào thư email của mình. Bạn có thể chọn đưa nó vào các tin nhắn mới mà bạn soạn, hoặc các tin nhắn mà bạn chuyển tiếp hoặc trả lời.

Cuối cùng, để đặt thông báo vắng mặt, bạn có thể quay lại menu cài đặt và chọn xem tất cả cài đặt triển vọng. Từ đó, hãy bấm vào thư, rồi bấm Trả lời Tự động. Chọn hộp kiểm để bật trả lời tự động, sau đó nhập ngày giờ để gửi trả lời, sau đó nhập tin nhắn của bạn (về việc vắng mặt) rồi bấm Lưu. 

Kiểm tra các hướng dẫn khác của chúng tôi để biết thêm!

Trong năm qua, chúng tôi đã đề cập đến rất nhiều chủ đề liên quan đến Microsoft 365 khác. Chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra chúng tại trung tâm tin tức chuyên dụng của chúng tôi . Một số chủ đề bao gồm cách bạn có thể quản lý cuộc họp , sử dụng Microsoft To Do với Outlook , v.v. Ngoài ra, vui lòng cho chúng tôi biết bạn đang sử dụng Outlook như thế nào bằng cách gửi cho chúng tôi nhận xét bên dưới.