Thực hành và hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Yammer, Facebook dành cho nơi làm việc của bạn

Microsoft cũng có Yammer, đây là một  công cụ mạng xã hội nội bộ để giúp bạn và đồng nghiệp của bạn kết nối và tham gia một cách cởi mở trong tổ chức của bạn. Dưới đây là cách bạn có thể bắt đầu với nó.

Để chỉnh sửa hồ sơ của bạn, bạn có thể nhấp vào biểu tượng của mình ở trên cùng bên phải của màn hình khi ở trong Yammer. Sau đó, chọn Hồ sơ văn phòng của tôi. Từ đó, bạn có thể chọn nhập nhiều loại thông tin.

Để tạo cộng đồng, bạn chỉ cần nhấp vào tab Cộng đồng của tôi ở bên cạnh trang trong Yammer. Sau đó, nhấp vào Tạo cộng đồng. Khi bạn vào đây, bạn có thể chọn tên cho cộng đồng của mình và thêm thành viên.

Bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện trong cộng đồng bất kỳ lúc nào. Chỉ cần nhấp vào cộng đồng bạn muốn đăng bài, sau đó ở trên cùng, chọn để bắt đầu một cuộc thảo luận.

Bạn có thể trò chuyện riêng với đồng nghiệp bằng chức năng Hộp thư đến.

Bạn có thể tải tệp lên Yammer và cộng tác cũng như chia sẻ chúng.

Bạn cũng có thể tổ chức Sự kiện Trực tiếp trên Yammer.

Ngày nay, việc kết nối với đồng nghiệp gần như quan trọng hơn bao giờ hết. Với việc các văn phòng bị đóng cửa do COVID-19, việc có một cộng đồng trực tuyến để trò chuyện, kết nối và chia sẻ tài nguyên chuyên môn trong nội bộ với nhân viên là rất tốt cho năng suất cá nhân (và sự tỉnh táo).

Bạn có thể nghĩ rằng có LinkedIn cho điều đó, phải không? Mặc dù điều đó là đúng, nhưng Microsoft cũng có Yammer, đây là một công cụ mạng xã hội nội bộ để giúp bạn và đồng nghiệp của bạn kết nối và tham gia một cách cởi mở trong toàn tổ chức của bạn. Nó được bao gồm như một phần của hầu hết các gói Microsoft 365 và hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về nó.

Bạn có thể làm gì với Yammer?

Được rồi, vậy bạn có thể làm gì với Yammer? Tóm lại, có một vài điều. Bạn có thể sử dụng nó để cập nhật những gì quan trọng, sử dụng tính năng hộp thư đến để xem tin nhắn từ đồng nghiệp, sử dụng nó để chia sẻ tệp, trò chuyện với đồng nghiệp và tham gia các nhóm nội bộ với tư cách là nơi làm việc của bạn. Bạn thậm chí có thể tạo các bài đăng, khen ngợi đồng nghiệp, chỉnh sửa tài liệu và gửi các cuộc thăm dò ý kiến. Yammer gần đây cũng đã có một thiết kế lại, như video ở trên cho thấy. Bây giờ nó phù hợp hơn nhiều với Thiết kế thông minh và phần còn lại của biểu tượng của Microsoft.

Hồ sơ trên Yammer

Khi bạn đăng nhập vào Yammer lần đầu tiên trên web, một trong những điều đầu tiên bạn nên làm là thiết lập hồ sơ của mình. Hồ sơ là cách đồng nghiệp sẽ tìm hiểu về bạn, công việc cũng như sở thích của bạn. Hồ sơ này cũng được Yammer sử dụng để giúp bạn tạo cộng đồng và xây dựng mạng lưới tốt hơn, khi chúng ta đi sâu vào phần sau.

Để chỉnh sửa hồ sơ của bạn, bạn có thể nhấp vào biểu tượng hồ sơ của mình ở trên cùng bên phải của màn hình khi ở trong Yammer. Sau đó, chọn Hồ sơ văn phòng của tôi. Từ đó, bạn có thể chọn nhập nhiều loại thông tin. Nếu bạn chọn Cập nhật hồ sơ, bạn có thể điền vào hồ sơ của mình với sở thích, kỹ năng, ngày sinh, số điện thoại và thông tin về tôi, các dự án bạn đã thực hiện và nhiều thông tin khác. Bạn cũng có thể thay đổi ảnh bìa của mình để làm cho tiểu sử của bạn trông cá tính hơn một chút.

Cộng đồng trên Yammer

Với hồ sơ được giải thích, bây giờ là lúc để xem xét một lĩnh vực quan trọng khác của Yammer: Cộng đồng. Giống như các nhóm hoặc trang Facebook, Cộng đồng trên Yammer cung cấp cho bạn một nơi để trò chuyện công khai với đồng nghiệp và đăng về những điều nhất định. Đó là trọng tâm của trải nghiệm. Nói chung, bạn có thể tạo một cộng đồng để bắt đầu nếu quản trị viên CNTT hoặc sếp của bạn chưa tạo một cộng đồng cho bạn.

Để tạo cộng đồng, bạn chỉ cần nhấp vào tab Cộng đồng của tôi ở bên cạnh trang trong Yammer. Sau đó, nhấp vào Tạo cộng đồng. Khi bạn vào đây, bạn có thể chọn tên cho cộng đồng của mình và thêm thành viên. Nếu muốn, bạn cũng có thể đặt nó ở chế độ riêng tư, vì vậy chỉ các thành viên của cộng đồng mới có thể xem các cuộc trò chuyện và đăng lên nó. Nếu bạn đặt nó ở chế độ công khai, bất kỳ ai có quyền truy cập vào Yammer đều có thể nhìn thấy. Tuy nhiên, hãy chắc chắn thêm chính bạn.

Sau khi hoàn tất, bạn có thể nhấp vào Tạo. Bạn luôn có thể thêm bất kỳ ai vào cộng đồng bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào khu vực Thành viên bên trong cộng đồng, sau đó nhấp vào biểu tượng (+). Bạn cũng có thể tự do cập nhật Ảnh bìa. Ồ, và bạn luôn có thể thêm các tệp và liên kết được ghim vào bên cạnh cộng đồng bằng cách nhấp vào nút dấu cộng ở bên dưới Đã ghim. Điều này giúp làm cho trang của bạn trông bớt chung chung hơn một chút.

Nhưng bạn không phải là người duy nhất có thể tạo cộng đồng, vì vậy bạn có thể tìm thấy một cộng đồng bất cứ lúc nào tùy ý. Chỉ cần chọn Khám phá cộng đồng để tìm một cộng đồng. Bạn sẽ có thể tìm kiếm một và tham gia các cuộc thảo luận.

Tham gia cuộc trò chuyện trên Yammer

Bây giờ bạn có một cộng đồng hoặc là một phần của một cộng đồng, bạn có thể tham gia cuộc trò chuyện. Yammer cũng làm cho nó thực sự dễ dàng. Nó hoạt động giống như Facebook hoặc LinkedIn, ngoại trừ lần này, mọi thứ được giới hạn trong nội bộ chỉ đối với đồng nghiệp và những người trong tổ chức của bạn. Có một số điều bạn có thể làm trong một cộng đồng trên Yammer. Bạn có thể tham gia thảo luận, đăng câu hỏi, gửi lời khen ngợi hoặc đăng một cuộc thăm dò ý kiến.

Bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện trong cộng đồng bất kỳ lúc nào. Chỉ cần nhấp vào cộng đồng bạn muốn đăng bài, sau đó ở trên cùng, chọn để bắt đầu một cuộc thảo luận. Điều này cung cấp cho bạn một hộp văn bản, nơi bạn có thể nhập tin nhắn của mình. Bạn có thể thêm mọi người vào đó bằng cách nhấp vào Thêm người, bạn có thể thông báo bằng cách nhấp vào loa hoặc thậm chí bạn có thể đính kèm tệp hoặc GIF. Sau khi bạn đăng bài, đồng nghiệp của bạn có thể thích hoặc nhận xét về bài đăng của bạn. Tại đây, họ thậm chí có thể nhắc nhở bạn. Hoặc, phản ứng với bài đăng của bạn bằng cách di chuột qua nó và chọn một cảm xúc.

Ngoài các cuộc trò chuyện, bạn cũng có thể đặt một câu hỏi. Chỉ cần nhấp vào Câu hỏi. Bạn sẽ có thể nhận được câu trả lời trong phần bình luận bên dưới bài đăng. Tương tự, bạn cũng có thể gửi một cuộc thăm dò ý kiến. Chỉ cần chọn Thăm dò ý kiến.

Cuối cùng, có tùy chọn Khen ngợi. Từ đây, bạn có thể khen ngợi đồng nghiệp của mình về những điều họ đã làm. Chỉ cần thêm tên của họ, sau đó chọn một biểu tượng cảm xúc từ trên cùng, sau đó chia sẻ những gì bạn muốn khen ngợi họ!

Bạn càng đăng nhiều và càng tham gia nhiều cộng đồng, bạn sẽ càng thấy nhiều hơn trong Nguồn cấp dữ liệu trang chủ của mình, nơi liệt kê tất cả các bài đăng được đề xuất từ ​​khắp các cộng đồng của bạn. Hãy thử nó, nó rất tuyệt!

Thông báo và các cuộc trò chuyện riêng tư trên Yammer

Bạn có phải là người kín đáo hơn một chút? Bạn hơi ngại đăng bài ở nơi công cộng và thay vào đó thích một cuộc trò chuyện yên tĩnh? Chà, trong Yammer, bạn cũng có thể trò chuyện riêng tư với đồng nghiệp của mình.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào phần Hộp thư đến. Từ đây, bạn sẽ thấy tất cả các thông báo của mình trên Yammer. Điều này bao gồm các thông báo chưa đọc và tin nhắn riêng tư. Bạn cũng có thể tạo Tin nhắn riêng từ đây. Chỉ cần chọn Tin nhắn riêng tư mới ở trên cùng, sau đó Thêm người để chọn người để gửi tin nhắn đó. Sau đó, người nhận sẽ có thể nhận xét và trả lời tin nhắn giống như khi nó ở chế độ công khai.

Bạn cũng sẽ nhận thấy các thông báo của mình ở đây, trong phần Hộp thư đến. Hoặc, bạn có thể nhấp vào biểu tượng chuông ở trên cùng bên phải của màn hình để hiển thị thông báo Yammer của bạn.

Tải tệp lên Yammer

Vì Yammer là một phần của Microsoft 365, nó không chỉ là thảo luận và trò chuyện. Bạn có thể sử dụng nó để cộng tác trên các tệp. Bạn thậm chí có thể sử dụng nó để tạo tài liệu Word trực tiếp từ bên trong Yammer.

Để tải tệp lên để thảo luận, bạn có thể nhấp vào tab Tệp ở đầu cộng đồng. Từ đây, bạn có thể Tải lên hoặc tạo tệp mới. Nếu bạn nhấp vào Tạo mới. Bạn sẽ có thể tạo tài liệu Word hoặc PowerPoint. Thao tác này sẽ mở ra Word Online, nơi bạn có thể cộng tác trên đó, giống như bạn làm trong ứng dụng dành riêng cho máy tính để bàn.

Sự kiện trực tiếp trên Yammer

Trò chuyện, trò chuyện và cộng đồng chỉ là ba việc cần thực hiện trong Yammer. Quản trị viên CNTT cũng có thể thiết lập Sự kiện trực tiếp trong Yammer. Với điều này, bạn có thể tập hợp các thành viên của cộng đồng lại với nhau, tập trung vào một sự kiện cụ thể. Giả sử, một lễ kỷ niệm, nghỉ hưu, một bữa tiệc, hoặc thậm chí, một cuộc họp. Các sự kiện trực tiếp có thể được tổ chức trong một cộng đồng công khai để tiếp cận tất cả nhân viên hoặc trong một cộng đồng riêng tư để chỉ những người có tư cách thành viên trong nhóm mới có thể tham gia.

Bạn sẽ cần có giấy phép phù hợp để chạy Sự kiện trực tiếp. Bạn cũng có thể sử dụng Teams, Stream hoặc bộ mã hóa bên ngoài nếu cần. Tuy nhiên, để tổ chức sự kiện trực tiếp trong Yammer, tổ chức của bạn phải chọn Thực thi nhận dạng Office 365 và bạn phải đang sử dụng các nhóm Yammer được kết nối với Microsoft 365. Dưới đây là một số yêu cầu bổ sung. Và bạn có thể đọc thêm về nó tại Microsoft, tại đây.

• Mọi người tham dự sự kiện trực tiếp của Yammer phải có gói Microsoft 365 hoặc Office 365 bao gồm giấy phép cho Yammer (ví dụ: Office 365 A3, A5, F1, E1, E3 hoặc E5) và Microsoft Stream.
• Chỉ các thành viên trong mạng Yammer của bạn mới có thể tham dự các sự kiện trực tiếp. Khách và người dùng bên ngoài không có quyền truy cập vào các sự kiện trực tiếp.
• Đối với các sự kiện trực tiếp trong các nhóm công khai, tất cả các thành viên trong mạng Yammer của bạn đều có thể tham dự. Đối với các sự kiện trực tiếp trong nhóm riêng tư, người tham dự phải là thành viên của nhóm riêng tư mà sự kiện trực tiếp được tổ chức.
• Để tham dự một sự kiện trực tiếp trong Nhóm, bạn phải có giấy phép Nhóm.

Bạn có thể có tới 10.000 người trong một sự kiện trực tiếp. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng các sự kiện được tạo bằng cách sử dụng Nhóm sử dụng Azure Media Player. Các sự kiện được tạo bằng ứng dụng hoặc thiết bị bên ngoài cũng sẽ sử dụng Trình phát trực tiếp. Một số thông tin khác có sẵn tại đây .

Bạn sẽ sử dụng Yammer như thế nào?

Bây giờ bạn đã biết những điều cơ bản, bạn sẽ sử dụng Yammer như thế nào? Bạn sẽ kết nối với đồng nghiệp bên ngoài Nhóm chứ? Bạn sẽ gửi cho họ lời khen ngợi? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến ​​dưới đây. Và, hãy đảm bảo luôn theo dõi Microsoft 365 Hub của chúng tôi . Tiếp theo, chúng tôi đang có kế hoạch giới thiệu các ứng dụng dành cho thiết bị di động của Yammer.