Trở thành chuyên gia trong Microsoft Teams với các phương pháp trò chuyện hay nhất này

Hôm nay, chúng ta sẽ xem lại loạt các phương pháp hay nhất dành cho Microsoft 365 và bao gồm các cuộc trò chuyện trong Nhóm.

Thay vì bắt đầu một cuộc trò chuyện mới, hãy trả lời các chuỗi để giúp giữ sạch các kênh

Sử dụng Shift + Enter để chèn ngắt dòng nhằm tránh gửi tin nhắn và cuộc trò chuyện sớm

Sử dụng nút định dạng để làm cho thư của bạn trông đẹp hơn

Sử dụng tab Tệp để dễ dàng tìm thấy tệp bạn cần

Một vài tuần trước, chúng tôi đã đề cập đến một số phương pháp yêu thích của chúng tôi cho các cuộc họp trong Microsoft Teams . Chúng tôi lưu ý rằng cuộc gọi điện video là nơi bạn có thể dành phần lớn thời gian khi sử dụng dịch vụ của Microsoft. Tuy nhiên, cũng có những cuộc trò chuyện cần cân nhắc, vì nó là một trong những tính năng cốt lõi khác của Microsoft Teams. Đó là lý do tại sao, hôm nay, chúng ta sẽ xem lại loạt các phương pháp hay nhất dành cho Microsoft 365 và bao gồm các cuộc trò chuyện trong Teams.

Thực hành 1: Làm ơn, giữ mọi thứ trong một chuỗi!

Những điều đầu tiên trước tiên. Team khác nhiều so với Slack ở chỗ tốt nhất là giữ mọi thứ được sắp xếp theo một "chuỗi". Với Nhóm, nếu bạn bắt đầu một cuộc trò chuyện mới mỗi khi bạn muốn trả lời điều gì đó, thì tin nhắn của bạn sẽ tạo ra một danh sách dài trong kênh, khiến bạn khó theo dõi những gì quan trọng. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên tiếp tục trả lời một chủ đề hiện có, miễn là nó thuộc chủ đề đó. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách bấm vào hộp trả lời dưới một chuỗi, sau đó nhập văn bản của bạn và nhấn nút phong bì để gửi nó. Hãy tin tưởng chúng tôi, đồng nghiệp của bạn sẽ cảm ơn bạn sau này.

Thực hành 2: Sử dụng Shift + Enter để ngắt dòng và tránh gửi tin nhắn sớm

Tiếp theo, là một mẹo đơn giản khác. Không gì tệ hơn việc gửi một tin nhắn quá sớm trước khi bạn nhập xong. Đôi khi điều này có thể xảy ra vì bạn nhấn phím "Enter" trên bàn phím vì nghĩ rằng nó sẽ chèn một dòng mới. Tuy nhiên, trong Nhóm, làm điều này sẽ gửi thông báo ra ngoài.

Điều này có thể dẫn đến một tin nhắn khó xử trong cuộc trò chuyện của bạn hoặc tệ hơn, một tin nhắn không hoàn chỉnh trong một chuỗi công khai. Vâng, như chúng tôi đã đề cập trước đây, một cách đơn giản để tránh gửi thư sớm là sử dụng phím Shift + Enter trên bàn phím của bạn để chèn dấu ngắt dòng, thay vì phím Enter. Điều này tránh làm trầm trọng thêm việc phải chỉnh sửa tin nhắn do lỗi chính tả, hoặc thậm chí xóa chúng. Bạn cũng có thể thử sử dụng trình chỉnh sửa khi chúng ta thảo luận tiếp theo.

Thực hành 3: Sử dụng nút định dạng

Đối với phương pháp hay nhất thứ ba, chúng tôi muốn truy cập vào nút định dạng trong Microsoft Teams. Thông thường, trong Nhóm, tin nhắn và cuộc trò chuyện của bạn sẽ ở dạng văn bản được định dạng trước. Tuy nhiên, nếu bạn đang hy vọng làm tăng thêm vẻ đẹp cho thư của mình và thay đổi phông chữ, v.v., bạn có thể làm điều đó thực sự dễ dàng với nút định dạng. Điều này sẽ cho phép bạn thay đổi màu sắc của phông chữ, tấn công các mục, thay đổi kích thước phông chữ và hơn thế nữa. Nó sẽ giúp bạn thêm cá tính vào tin nhắn của bạn.

Nút định dạng cũng là một cách khác để tránh gửi tin nhắn sớm. Vì nút định dạng cung cấp cho bạn tùy chọn chỉnh sửa phong phú hơn, nó sẽ không gửi tin nhắn của bạn khi bạn nhấn phím "Enter". Bạn sẽ cần phải nhấp vào phong bì theo cách thủ công mỗi lần.

Để sử dụng bộ định dạng, chỉ cần nhấp vào nút "A" với cọ vẽ bên cạnh. Đây là nút đầu tiên trong hộp trò chuyện trong Nhóm hoặc hộp trả lời trong một kênh. Khi bạn mở nó, mọi thứ sẽ giống như cách chúng làm trong Microsoft Word. Bạn có thể tùy chỉnh thông điệp của mình theo ý thích của riêng bạn và nổi bật giữa đám đông.

Thực hành 4: Sử dụng tab Tệp để kiểm tra tệp của bạn trong trò chuyện

Bạn đã gửi cho đồng nghiệp của mình một tệp quan trọng trong Nhóm, nhưng bạn đang gặp sự cố khi tìm tệp đó? Chà, Teams giúp bạn dễ dàng khám phá nội dung bạn đã gửi trước đó. Nhờ OneDrive và SharePoint, nó giữ tất cả các tệp trong tab "Tệp" dọc theo thanh trên cùng trong cuộc trò chuyện hoặc trong một kênh. Nếu bạn nhấp vào đây, bạn sẽ có thể cuộn qua danh sách các tệp được gửi giữa bạn và người bạn đang trò chuyện. Bạn có thể mở nội dung bằng cách nhấp vào hoặc tải xuống và chia sẻ liên kết bằng cách nhấp chuột phải vào tên của tệp.

Hãy theo dõi để biết thêm!

Chúng tôi luôn đưa tin về Microsoft Teams và đây chỉ là một phần nhỏ trong phạm vi bảo hiểm của chúng tôi. Chúng tôi mời bạn xem Trung tâm Microsoft 365 của chúng tôi để biết thêm tin tức và thông tin về Microsoft Teams. Và, vui lòng để lại cho chúng tôi nhận xét bên dưới nếu bạn có thêm mẹo liên quan đến Teams hoặc Microsoft 365.