Ứng dụng khách Nhắn tin tức thì (IM) nội bộ: Liên lạc tổ chức an toàn

Giao tiếp và các tương tác có ý nghĩa là những gì làm cho một tổ chức hoạt động hiệu quả hơn. Nếu không có sự tương tác của các thành viên, thì nơi làm việc có liên quan khó có thể mang lại kết quả kinh doanh thuận lợi. Tuy nhiên, giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các nhân viên đòi hỏi một phương tiện có thể đáp ứng mục đích giao tiếp hiệu quả của tổ chức, cũng như chia sẻ dữ liệu quan trọng và các cập nhật hữu ích. Một số tổ chức sử dụng ứng dụng khách IM như WhatsApp và Skype Chat để giúp các thành viên của họ giao tiếp cá nhân theo nhóm. Tuy nhiên, nhiều người trong số họ không nhận ra mối nguy hiểm mà ứng dụng khách IM được lưu trữ trên internet gây ra cho tổ chức và thông tin liên quan được chia sẻ trên các ứng dụng khách IM của bên thứ ba này được lưu trữ trên các máy chủ bên ngoài.

Để giải quyết những vấn đề này, điều quan trọng là các tổ chức phải tìm ra cách để bảo vệ cả dữ liệu tổ chức và thông tin nhân viên của họ cũng như các tệp & thông tin nhạy cảm khác mà họ chia sẻ trên ứng dụng IM ưa thích của họ. Hãy xem cách ứng dụng IM nội bộ có thể là giải pháp tốt hơn và an toàn hơn để tạo điều kiện giao tiếp tức thì giữa các thành viên trong không gian văn phòng.

Tin nhắn tức thì nội bộ khác với ứng dụng IM phần ba như thế nào?

Nguồn hình ảnh: Canadian Business

Ứng dụng khách IM của bên thứ ba như Hangouts, WhatsApp và Skype cho phép bạn giao tiếp và chia sẻ thông tin bằng cách cung cấp cho bạn phương tiện truyền giữa người gửi và người nhận. Phương tiện đó là các trung tâm dữ liệu của ứng dụng khách IM liên quan, trong đó toàn bộ dữ liệu và cuộc trò chuyện mà bạn chia sẻ trên ứng dụng được lưu trữ. Về cơ bản, tất cả các tệp bạn chia sẻ, các chiến lược tổ chức mà bạn thảo luận và tất cả thông tin bạn chuyển qua sử dụng ứng dụng khách IM đó đều được chuyển đến máy chủ ứng dụng khách IM và nó được lưu trữ ở đó dưới dạng cơ sở dữ liệu.

Điều đó khiến thông tin đó có nguy cơ bị đánh cắp và chiếm đoạt. Một lo ngại khác được nhiều người đánh giá nêu ra là dữ liệu sẽ phải đi qua các mạng công cộng, và trên Internet, không ai có thể tự tin nói rằng dữ liệu này sẽ không bị chặn bởi tin tặc và các chính phủ, những người có thể sử dụng sai mục đích.

Mặt khác, các ứng dụng khách IM nội bộ chỉ hoạt động cho không gian văn phòng của bạn. Không giống như các máy chủ ứng dụng khách IM của bên thứ ba, các trình nhắn tin tức thì nội bộ chỉ được kết nối với mạng văn phòng của bạn. Điều này có nghĩa là dữ liệu được chia sẻ giữa người gửi và người nhận trên các ứng dụng khách IM như vậy sẽ được truyền qua máy chủ, được cài đặt bên trong vị trí làm việc của bạn. Điều này cho phép bạn giữ dữ liệu được chia sẻ trong tổ chức của mình trên một máy chủ đáng tin cậy, máy chủ này không được kết nối với mạng công cộng.

Phải đọc:-

Khách hàng Nhắn tin tức thì (IM): Tại sao chúng không phù hợp ... Ứng dụng Nhắn tin tức thì có trên web và điện thoại di động của chúng tôi, giúp việc liên lạc dễ dàng hơn. Nhưng làm thế nào tốt những IM này ...

Ứng dụng khách IM nội bộ hoạt động như thế nào?

Quá trình này gần giống với các máy chủ IM của bên thứ ba, mặc dù có những khác biệt nhỏ. Thứ nhất, máy chủ IM ở đây nằm trong không gian văn phòng của riêng bạn thay vì tập đoàn chủ sở hữu của một số ứng dụng IM của bên thứ ba khác. Điều này khiến bạn hoặc bất kỳ người nào được chỉ định trong bộ phận quản lý CNTT của tổ chức bạn trở thành người điều khiển-quản trị viên ứng dụng IM nội bộ của bạn. Bây giờ, để sử dụng ứng dụng khách IM, người dùng có liên quan sẽ được cung cấp tên người dùng và mật khẩu được tạo cụ thể (có thể thay đổi sau).

Khi mật khẩu được nhập, máy chủ nội bộ sẽ tải trực tiếp tài khoản của người dùng với danh sách các thành viên làm việc trong tổ chức, danh sách này sẽ tạo thành danh sách bạn bè tại văn phòng được cá nhân hóa của bạn. Phần còn lại của quá trình hoàn toàn giống nhau. Người gửi nhập một tin nhắn, tin nhắn này được truyền đến máy chủ nội bộ và sau đó được chuyển đến người nhận. Và tất cả những điều đó được thực hiện trong vài giây, vì vậy bạn không bao giờ bị giữ lại toàn bộ quá trình truyền, do đó cho phép bạn đưa ra và nhận phản hồi ngay lập tức.

——————–>

Ứng dụng khách IM nội bộ hoạt động trên máy chủ nội bộ được kết nối với mạng riêng cho phép bạn giữ dữ liệu của mình trong các bức tường của vị trí làm việc. Nhưng đó không phải là tất cả những gì mà một ứng dụng nhắn tin tức thời cung cấp cho bạn.
Ứng dụng khách IM nội bộ, được lưu trữ mang lại lợi ích gì so với các ứng dụng ứng dụng khách IM của bên thứ ba

Tại sao một tổ chức nên sử dụng ứng dụng khách IM nội bộ trực quan hóa một trình nhắn tin tức thì của bên thứ ba dễ dàng và miễn phí? Dưới đây là danh sách tất cả các điểm cộng có thể giúp bạn hiểu tại sao các sứ giả của bên thứ ba, mặc dù các tính năng mà họ cung cấp không phù hợp với các tổ chức:

1. Chia sẻ thông tin trở nên an toàn hơn

Thông tin gói bạn chia sẻ trên ứng dụng khách IM nội bộ dưới dạng hình ảnh hoặc tài liệu chỉ được truyền qua mạng văn phòng và được lưu trữ trên máy chủ ở đó trước khi được truyền đến người nhận. Vì dữ liệu được chia sẻ vẫn nằm trong mạng và máy chủ thuộc sở hữu của bạn và không thuộc công ty bên thứ ba, bạn không cần lo lắng về khả năng có bất kỳ truy cập trái phép hoặc lạm dụng thông tin nào.

Phải đọc:-

Clash of Instant Messans Titans: WhatsApp v / s Snapchat WhatsApp là tất cả về nhắn tin và Snapchat cho phép bạn chia sẻ những câu chuyện thú vị với bạn bè của mình. Dưới đây là một số ưu và ...

2. Bạn, với tư cách là chủ sở hữu, có quyền kiểm soát và giám sát đối với thông tin được chia sẻ

Là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn chắc chắn sẽ không muốn bất kỳ ai xử lý sai dữ liệu tổ chức hoặc chia sẻ các tệp trái phép qua trò chuyện. Bạn không thể giả định bất cứ điều gì về vấn đề này trên ứng dụng IM của bên thứ ba; tuy nhiên, việc sử dụng tin nhắn nhanh nội bộ chạy trên máy chủ văn phòng sẽ cho phép bạn kiểm tra thường xuyên thông tin và dữ liệu liên tục được chia sẻ qua ứng dụng. Điều này sẽ giúp bạn tránh phát tán ngôn từ kích động thù địch và giao tiếp phi đạo đức trong tổ chức.

3. Quản lý cơ sở dữ liệu tự ưu tiên

Nguồn hình ảnh: MitchJ

Thay vì để cơ sở dữ liệu máy chủ của bạn được thu thập từ tất cả hoạt động trên máy khách IM cho một công ty bên thứ ba, một trình nhắn tin nội bộ sẽ cho phép bạn giữ cơ sở dữ liệu đó trong khuôn viên văn phòng. Sau đó, bạn có thể yêu cầu nhân viên CNTT tổ chức cơ sở dữ liệu theo lựa chọn của bạn, điều này cũng sẽ giúp việc truy xuất và lưu trữ dữ liệu dễ quản lý hơn. Dữ liệu có tổ chức này có thể được sử dụng thêm khi nhìn lại để phục vụ lợi ích của tổ chức cho mục đích nghiên cứu.

4. Bạn có thể bảo mật dữ liệu của mình bằng bất kỳ phương pháp tường lửa ưa thích nào của bạn

Nguồn hình ảnh: The Washington Post

Với các ứng dụng IM của bên thứ ba, bạn cần phụ thuộc vào các nhà phát triển của khách hàng và chủ sở hữu công ty để đảm bảo an toàn cho máy chủ. Một sai sót duy nhất từ ​​phía chúng có thể dẫn đến vi phạm và có thể khiến dữ liệu của bạn không được bảo vệ và dễ bị tấn công ngoài tầm kiểm soát của bạn. Tuy nhiên, một máy chủ nội bộ có thể được bảo vệ bởi bất kỳ tường lửa nào mà bạn chọn làm chủ sở hữu và có thể được giữ an toàn theo các điều khoản và điều kiện của riêng bạn. Do đó, bạn có thể quyết định mức độ an toàn mà bạn muốn giữ cho máy chủ của mình khỏi phần mềm độc hại và phần mềm gián điệp tấn công.

5. Dữ liệu của bạn là của bạn để sử dụng

Nguồn hình ảnh: Puter Pros

Khách hàng IM của bên thứ ba có thể sử dụng dữ liệu của bạn và bán các phần thông tin thu được từ dữ liệu đó cho các nhà quảng cáo và nhà tiếp thị kỹ thuật số để giúp họ thu mua người tiêu dùng để đổi lấy hoa hồng hoặc thanh toán trực tiếp. Mặc dù rất nhiều hoạt động như vậy bị luật pháp nghiêm cấm, nhưng khách hàng của IM vẫn có thể tham gia vào các hoạt động đó ở một mức độ nào đó và cả điều đó với sự cho phép của bạn (mà bạn đưa ra bằng cách chấp nhận các điều khoản và điều kiện đã nói của họ).

Tuy nhiên, bằng cách có một ứng dụng IM nội bộ, với sự kiểm soát hoàn toàn của quản trị viên, bạn có thể chọn các điều khoản và điều kiện của riêng mình và loại bỏ tất cả các khả năng sử dụng trái phép và không liên quan đến dữ liệu của bạn.

6. Không có vấn đề về không gian, cho đến khi bạn chạy hết dung lượng tại cơ sở của mình

Nguồn hình ảnh: IBI Times

Mỗi ứng dụng khách IM đều có một không gian đám mây giới hạn dành riêng cho một tài khoản cụ thể. Trên đó, bạn phải chọn các dịch vụ web và đám mây của bên thứ ba riêng biệt hoặc trả tiền để có thêm dung lượng. Tuy nhiên, khi nói đến ứng dụng IM nội bộ, không gian chỉ bị giới hạn nếu bạn quyết định không mở rộng nó. Các máy chủ có ổ cứng chuyên dụng được cài đặt bên trong chúng. Để cho phép nhiều dữ liệu hơn được lưu trữ trên máy chủ, bạn luôn có thể có nhiều ổ đĩa chuyên dụng hơn hoặc ổ đĩa có dung lượng đĩa lớn hơn được cài đặt trong máy chủ. Bằng cách này, bạn luôn có thể lưu trữ ngày càng nhiều nhật ký trò chuyện trên máy chủ IM của mình mà không gặp khó khăn khi phải trả thêm dung lượng.

Phải đọc:-

10 Công cụ Giao tiếp Nhóm Tốt nhất - Hợp tác Nhóm ... Nếu bạn cũng tin rằng 'Làm việc theo nhóm là quan trọng cho sự thành công của tất cả các doanh nghiệp', thì hãy bắt đầu sử dụng các công cụ giao tiếp nhóm và ...

7. Kiểm soát các thay đổi trong ứng dụng IM

Các công ty bên thứ ba có thể xem xét mối quan tâm chung của người tiêu dùng trong khi thực hiện các thay đổi và nâng cấp cho khách hàng IM của họ. Tuy nhiên, có một ứng dụng khách IM nội bộ cho phép bạn có toàn quyền đối với các chính sách người dùng, các bản cập nhật và các giới hạn của nó. Bạn có thể đặt tất cả những điều đó theo yêu cầu của mục đích kinh doanh và tổ chức của bạn, và do đó, mã hóa sứ giả liên quan phù hợp với những thành tựu của lợi ích kinh doanh của bạn. Điều này có nghĩa là không có nâng cấp không cần thiết, các tính năng không mong muốn (theo doanh nghiệp của bạn sử dụng) và không bị hạn chế khỏi các điều khoản và chính sách của thỏa thuận người dùng.

8. Chỉ dành riêng cho tổ chức sử dụng

Ứng dụng khách IM nội bộ sẽ là thứ chỉ hoạt động trên các hệ thống văn phòng. Vì nó sẽ được kết nối với các máy chủ văn phòng và mạng, người ta không thể sử dụng nó từ xa cho bất kỳ giao tiếp cá nhân nào. Điều này sẽ cho phép bạn có một ứng dụng khách IM chuyên dụng riêng cho giao tiếp doanh nghiệp và tổ chức của bạn, ứng dụng này cũng sẽ được cài đặt bắt buộc trong mọi máy tính đang sử dụng. Bị giới hạn trong các hệ thống văn phòng và danh sách bạn bè chỉ bao gồm các thành viên tổ chức, ứng dụng khách IM liên quan sẽ hoàn toàn dành riêng cho giao tiếp công việc và chia sẻ thông tin của bạn và sẽ không có sự can thiệp của các liên hệ cá nhân và giao tiếp cá nhân trên IM doanh nghiệp ứng dụng.

9. Hoàn thành Tham gia

Một ứng dụng khách IM nội bộ sẽ thiết lập một phương tiện giao tiếp chung giữa các thành viên, phương tiện này có thể truy cập được từ các hệ thống được phân bổ. Hơn nữa, nó sẽ tách biệt với các ứng dụng IM của bên thứ ba được truy cập từ xa và do đó, sẽ chỉ mở cho giao tiếp văn phòng. Do đó, nó sẽ được sử dụng bắt buộc bởi tất cả các thành viên vì đó sẽ vẫn là nơi duy nhất để thu thập tất cả các bản cập nhật của tổ chức và hòa hợp với các đồng nghiệp khác.

Với tốc độ liên lạc ngày càng nhanh, Tin nhắn tức thì là một cách quan trọng để có được một văn phòng được kết nối. Nó cho phép lực lượng đặc nhiệm liên lạc với nhau ngay lập tức, chia sẻ dữ liệu và tệp, nhận phản hồi và câu trả lời gần như ngay lập tức. Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là chạy đua tốc độ không có nghĩa là chúng ta thỏa hiệp về tính bảo mật và tính tôn nghiêm của dữ liệu tổ chức. Có rất nhiều lỗi khi sử dụng dịch vụ của bên thứ ba, điều quan trọng nhất trong số đó là thực tế rằng chúng được sở hữu và kiểm soát bởi bên thứ ba!

Các tổ chức sẽ phải kết nối với các mạng công cộng, để truy cập vào các máy chủ của bên thứ ba, để liên lạc nội bộ của họ. Với những lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật ngày càng tăng cũng như thái độ lỏng lẻo của các nhà cung cấp dịch vụ liên lạc bên thứ 3 này, chúng tôi bắt buộc phải chọn phương tiện phù hợp để liên lạc nội bộ. Hãy dùng thử ứng dụng Nhắn tin tức thời tự lưu trữ ngay hôm nay!