Cách tích hợp Email vào Google Tài liệu

Đại dịch Coronavirus đã mang đến những thách thức mới, đặc biệt là khi phải làm việc tại nhà. Nó có thể đặc biệt khó khăn khi bạn có một nhóm đang cố gắng làm việc trong một dự án cùng nhau. Cộng tác ảo đã trở thành bình thường mới trong môi trường làm việc hiện đại khi các nhóm cố gắng làm việc từ nhiều địa điểm hoặc thậm chí cả lục địa.

Google Tài liệu là một công cụ cộng tác tuyệt vời, linh hoạt cho làm việc theo nhóm và có thể dễ dàng truy cập, ngay cả từ điện thoại thông minh. Nhưng với sự linh hoạt này, vẫn cần có sự tích hợp email. Email đã trở thành một công cụ giao tiếp kinh doanh cốt lõi. Một số email được chuyển vào thùng rác và một số email tốt hơn nên được lưu trữ. Trong khi làm việc với các công cụ chứng thực, các thành viên khác trong nhóm có thể cần thực hiện hoặc xem một số thay đổi. Tính năng này có thể hữu ích cho việc theo dõi lời mời họp, lịch gửi email và hơn thế nữa.

Tích hợp Email vào Google Tài liệu

Google có một số tính năng để giúp hợp nhất Google Tài liệu và email của bạn. Đối với tùy chọn đầu tiên, hãy làm theo các bước bên dưới.

Bật tạo tài liệu

Đăng nhập vào Gmail của bạn và nhấp vào biểu tượng hình bánh răng ở gần trên cùng bên phải. Sau đó, nhấp vào cài đặt. Gần chính giữa trên cùng, nhấp vào tab Labs và từ từ cuộn xuống. Nhấp vào Bật tiếp theo để tạo tài liệu. Sau đó, hãy lưu các thay đổi đã thực hiện. Vì vậy, lần tới khi bạn muốn lưu email của mình trong Google docs, chỉ cần nhấp vào nút khác. Nút này ở giữa trên cùng của bảng đọc tin nhắn. Sau đó nhấp vào Tạo tài liệu. Một tab sẽ mở ra và từ đó rất dễ dàng để chỉnh sửa hoặc lưu. Bạn thậm chí có thể xuất sang pdf hoặc các định dạng tệp khác.

Tài liệu đính kèm của Google

Tùy chọn thứ hai mà bạn có là nhấp vào tab Tệp trong tài liệu Google, cuộn xuống và bạn sẽ nhận được tùy chọn “Email dưới dạng tệp đính kèm”. Khi bạn chọn tùy chọn này, một email bật lên sẽ xuất hiện như thể hiện trong sơ đồ bên dưới. Tại đây bạn có tùy chọn thêm địa chỉ email của thành viên mà bạn muốn gửi tài liệu, bạn cũng có quyền nhập thông báo vào nội dung trước khi chia sẻ tài liệu. Việc tích hợp này đã được Google tạo điều kiện thuận lợi. Tài khoản Gmail được sử dụng để truy cập tài liệu của Google sẽ được sử dụng để gửi email.

Người ta cũng có thể tích hợp và chuyển đổi tài liệu của Google thành email bằng cách thêm tiện ích mở rộng Google chrome từ cửa hàng chrome trực tuyến, sau đó chọn tiện ích mở rộng. Sau khi tải xuống tiện ích mở rộng của Google, hãy thêm nó. Sau đó, bạn sẽ thấy một nút có nội dung “Mở trong Gmail”. Khi bạn nhấp vào nút này, bạn sẽ nhận được một cửa sổ bật lên cho biết “Chúng tôi đang chuyển đổi tài liệu Google thành email”. Sau đó, bạn sẽ nhận được xác nhận rằng tài liệu Google của bạn đã được gửi dưới dạng email ứng dụng Gmail hoặc Google.

Tiện ích mở rộng của Chrome

Người ta cũng có thể tích hợp email với Google docs bằng cách thêm tiện ích mở rộng chrome để chỉnh sửa email trong Google docs, bạn có thể lấy tiện ích mở rộng chrome. Tiện ích mở rộng này cung cấp khả năng chỉnh sửa email trong tài liệu của Google. Sau khi bạn tải xuống tiện ích mở rộng, hãy nhấp vào thêm tiện ích mở rộng.

Khi bạn mở kiểm tra email và nhấp vào biểu tượng “Chỉnh sửa trong Google Tài liệu” trong email ứng dụng Google hoặc Gmail của bạn. Bạn có thể nhận được thông báo yêu cầu bạn cấp quyền truy cập vào Google drive. Chọn tùy chọn thêm tài khoản Google drive. Điều này sẽ rất quan trọng khi bạn muốn lưu email trong Google Drive của mình sau khi chỉnh sửa email trong tài liệu của Google. Tính năng này rất hữu ích, đặc biệt khi bạn đang làm việc trong một dự án với một nhóm lớn.

Tận hưởng quy trình làm việc dễ dàng hơn, có tính tương tác

Đây là một trong số ít cách tích hợp tài liệu và email của Google. Bạn có thể tận hưởng các tính năng bổ sung và tối ưu hóa sản lượng năng suất của mình bằng cách làm việc liên tục và cộng tác trực tuyến với các nhóm dự án khác.