Khi bạn đang đi nghỉ, bạn có thể rất dễ cảm thấy áp lực khi phải kiểm tra email của mình, đề phòng trường hợp bạn bỏ lỡ điều gì đó quan trọng và khách hàng không nhận được phản hồi. Loại hành vi này không đặc biệt tốt cho sức khỏe tinh thần của bạn mặc dù điều này có thể có nghĩa là bạn không bao giờ thực sự được nghỉ làm.
Một cách để giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi gác lại công việc hoàn toàn là đảm bảo rằng mọi người biết rằng bạn sẽ không ở bên và có thể liên lạc được. Điều này đủ dễ dàng đối với đồng nghiệp của bạn vì bạn có thể nói trực tiếp với họ, nhưng đó là vấn đề nhiều hơn đối với những người mà bạn không thường xuyên tiếp xúc hoặc đối với khách hàng bên ngoài.
Để thông báo cho mọi người rằng bạn không có mặt tại văn phòng và không rảnh, bạn nên định cấu hình trả lời tự động. Một thư trả lời tự động sẽ gửi lại một thư được định cấu hình trước cho người gửi ngay sau khi nhận được email.
Mẹo: Tự động trả lời là một tính năng cao cấp yêu cầu bạn phải sử dụng tài khoản trả phí để sử dụng. Tính năng này không hoạt động đối với người dùng cấp miễn phí.
Để định cấu hình trả lời tự động trong ProtonMail, trước tiên bạn cần nhấp vào “Cài đặt” ở thanh trên cùng, sau đó chuyển sang tab “Trả lời tự động”. Bạn có thể sử dụng hộp thả xuống thời lượng để định cấu hình cách bạn xác định thời điểm trả lời tự động hoạt động. “Thời lượng cố định” cho phép bạn chỉ định ngày và giờ để trả lời tự động bắt đầu và kết thúc tự động và lý tưởng cho các ngày lễ. “Lặp lại hàng ngày” cho phép bạn chỉ định một câu trả lời xảy ra vào những ngày nhất định giữa những thời điểm nhất định; điều này rất tốt cho những người làm việc theo giờ hoặc ngày không theo tiêu chuẩn. “Lặp lại hàng tuần” cho phép bạn đặt ngày và giờ bắt đầu và kết thúc mà trả lời tự động sẽ hoạt động; điều này rất hữu ích nếu bạn muốn trả lời tin nhắn đến vào cuối tuần. “Lặp lại hàng tháng” cho phép bạn bật tính năng này trong một phạm vi ngày cụ thể mỗi tháng; tuyệt vời để trang trải sự vắng mặt hàng tháng.
Khi bạn đã định cấu hình khung thời gian để trả lời tự động hoạt động, hãy nhập phản hồi email thực tế mà bạn muốn được đặt vào hộp “Phản hồi”, nhấp vào “Bật” và nhấn “Lưu”.
Trong tab “Trả lời tự động” của cài đặt, hãy định cấu hình tin nhắn bạn muốn gửi và thời điểm bạn muốn tính năng này hoạt động.