如何在 Gmail 中自動存檔電子郵件

有很多方法可以整理您的 Gmail 收件箱並使其保持整潔。如果您每天收到數十或數百封電子郵件，您需要有意識地努力讓事情井井有條。一種方法是存檔您的電子郵件。如果您使用的是 Gmail，請按照以下步驟完成工作。

如何在 Gmail 中自動存檔電子郵件

使用標籤和過濾器歸檔您的電子郵件

要在 Gmail 中自動歸檔您的電子郵件，您需要創建特定標籤。然後，您可以使用這些標籤創建過濾器，自動將您的電子郵件移動到特定文件夾。將該文件夾視為該特定類別電子郵件的存檔。

如何使用標籤和過濾器自動存檔電子郵件

1. 轉到 Gmail，然後選擇 設置。
2. 點擊查看所有設置。
3. 選擇 標籤 選項卡。
4. 然後向下滾動到Labels，然後選擇 Create a new label。
5. 添加新標籤的名稱並點擊創建 按鈕。

   

6. 然後，打開您要存檔的郵件之一。
7. 單擊更多選項（三個點），然後選擇像這樣過濾消息。

8. Gmail 將檢索來自該發件人的所有電子郵件。您可以根據特定單詞進一步過濾消息。
9. 點擊創建過濾器按鈕為這些電子郵件創建一個特定的過濾器。

10. 選擇您之前創建的存檔標籤。您還可以為電子郵件選擇特定類別。

11. 保存更改。

從現在開始，所有符合條件的電子郵件將自動發送到您的存檔文件夾。

或者，您也可以使用“存檔”或“發送和存檔”選項來存檔您的電子郵件。

存檔您的所有電子郵件

1. 啟動 Gmail 並登錄您的帳戶。
2. 單擊“搜索”字段並使用以下格式過濾要歸檔的電子郵件：
   • 標籤：收件箱舊於：Xd
   •  標籤：收件箱早於：Xm
   •  標籤：收件箱 old_than:Xy。
     • X是您要用於過濾電子郵件的天數、月數或年數。例如，如果您要歸檔超過 40 天的電子郵件，請輸入label:inbox old_than:40d。
3. 按 Enter 列出過濾後的電子郵件。
4. 選擇所有電子郵件。如果您有超過 50 封與搜索匹配的電子郵件，請單擊選擇與搜索匹配的所有對話。
5. 然後點擊存檔按鈕。

⇒ 注意：您可以按天、月和年過濾您的電子郵件。例如，如果您想歸檔超過 3 個月的電子郵件，請使用label:inbox old_than:3m。如果您想歸檔超過一年的電子郵件，請使用label:inbox old_than:1y。

使用發送和存檔選項

您還可以使用發送和存檔功能。該選項位於“發送”按鈕旁邊，並自動將您的電子郵件發送到“所有郵件”標籤。當有人回复時，Gmail 會自動將電子郵件移回您的收件箱。

要啟用此選項，請轉至Gmail 設置，然後選擇查看所有設置。然後單擊General選項卡並向下滾動到Send and Archive。在回復中選擇顯示“發送和存檔”按鈕。

結論

要在 Gmail 中自動歸檔您的電子郵件，請創建一個特定標籤，然後使用它創建一個過濾器，將該標籤應用於一組電子郵件。或者，您也可以使用“存檔”或“發送和存檔”選項來獲取電子郵件的存檔。

您多久使用一次 Gmail 中的存檔選項？請在下面的評論中告訴我們。