如何在 Outlook 和 Gmail 中自動抄送或密送自己

您在電子郵件中最常遇到的兩個主要術語是“副本”和“密件副本”，尤其是在專業設定中。他們幫助您將郵件副本發送給特定的人甚至您自己，並保留它們以供日後參考，以防萬一。好吧，如果您使用 Gmail 或 Outlook（我們相信大多數人都會這樣做），您可以在所有電子郵件中自動副本並密送自己。

但是，您必須知道這會使您的收件匣變得混亂。但是，透過適當的設定和過濾器，這可以提供很大的幫助。在本指南中，我們將教您如何在 Outlook 和 Gmail 中自動副本或密送自己。但首先，讓我們先從基礎知識開始。

電子郵件中的 CC 和 BCC 是什麼意思

CC 和 BCC 分別代表副本和密件副本，是允許您將電子郵件副本傳送給其他收件者（甚至您自己）的電子郵件欄位。當您想要向某人發送電子郵件副本以供參考或讓他們了解情況時，抄送很有用，而密件抄送出於同樣的原因也很有用，但更加謹慎，因為其他收件人無法在郵件中看到密件副本收件者。

如何在 Outlook 中自動抄送或密送自己

為確保您始終擁有在 Outlook 中發送的每封電子郵件的副本，請按照以下步驟在所有外發電子郵件中自動副本或密件抄送您自己。就是這樣：

步驟 1：開啟 Outlook 並點選三點選單。

第 2 步：現在，轉到“規則”並在下拉式選單中選擇“管理規則和警報”。

第 3 步：按一下「新建規則」。

步驟 4：在“從空白規則開始”下，按一下“對我發送的郵件套用規則”，然後按一下“下一步”。

步驟5：勾選步驟1中「透過指定帳戶」旁的複選框，然後按一下步驟2中的「指定」。

第 6 步：選擇您的電子郵件帳戶並選擇「確定」。

第 7 步：按一下「下一步」。

步驟 8：在步驟 1 中，勾選「將訊息副本傳送給人員或公共群組」旁的複選框，然後在步驟 2 中按一下「人員或公共群組」。

注意：若要密件副本電子郵件，請在步驟 1 中選擇「將副本移至指定資料夾」。

第 9 步：現在，新增您的電子郵件 ID 並按一下「確定」。

步驟 10：如果您想要針對某些電子郵件排除此規則，請選擇例外，然後按一下「下一步」。

步驟 11：輸入您的電子郵件 ID，在步驟 2 中選擇“啟用此規則”，然後按一下“完成”。

注意：若要在 Outlook 中撤銷副本或密件副本自動化，請前往規則 > 管理規則與警報 > 在規則下，選擇您建立的用於自動副本和密件副本的規則 > 按一下刪除。就是這樣。你會恢復正常的。

現在，每次您在 Outlook 中傳送電子郵件時，您都會自動收到一份副本。如果您想追蹤發送的所有信件，這會很方便。但是，如果您不想在每封電子郵件中副本或密送自己，您可以簡單地在 Outlook 中自動轉發電子郵件。

如何在 Gmail 中自動抄送或密送自己

Gmail 本身不支援自動副本或密件副本電子郵件。因此，我們將使用名為 Auto BCC 和 Auto CC 的 Chrome 瀏覽器免費擴充功能。此擴充功能允許我們設定規則，以便在您撰寫、回覆或轉發電子郵件時自動副本或密送多個 Gmail 帳戶或您的電子郵件地址。 

步驟 1：造訪以下連結並點擊「新增至 Chrome」下載 Chrome 擴充功能。

下載 Gmail 擴充功能的自動密件副本

第 2 步：按一下「新增擴充功能」以在 Chrome 上新增此擴充功能。

步驟 3：現在，在 Chrome 上開啟 Gmail，然後按一下「撰寫」按鈕。

步驟 4：點選傳送按鈕旁的信封圖示。

如果您想在 Gmail 上建立群組，那麼我們有關如何在 Gmail 中建立電子郵件群組的指南將會派上用場。

第 5 步：點選「新增規則」。

步驟 6：在「電子郵件發送自」下，您應該會看到您的電子郵件已填寫。

步驟 7：在「然後」下方的下拉清單中自動選擇「密件副本」或「副本」（無論您喜歡什麼）。

第 8 步：現在，輸入您的電子郵件地址。

步驟 9：點選「儲存規則」。 

就是這樣。點擊“關閉”並照常撰寫電子郵件。

如何在 Gmail 中關閉自動抄送或密件抄送

如果您不再需要抄送或密件抄送，您可以刪除您的帳戶對擴充功能的存取權限，然後將其卸載。以下是具體操作方法。

第 1 步：前往連結並點擊 cloudHQ 應用程式。

Google 帳號權限頁面

第 2 步：按一下「刪除存取權限」。

就是這樣。它將撤銷您與該擴充功能關聯的帳戶。現在，讓我們從 Chrome 中卸載該擴充功能。

步驟 3：導航至 Chrome 擴充功能面板，找到「自動密件副本 Gmail 擴充功能（信封）」圖示。

步驟 4：右鍵單擊擴充功能圖標，然後按一下管理擴充功能。

如果您沒有看到固定的擴展，請點擊“擴展”（樂高按鈕）。

步驟 4：向下捲動以找到「刪除擴充功能」選項。

第四步：系統會跳出對話框，選擇「刪除」。

現在，您已經完全擺脫了自動化擴充功能。

替代方法：使用 Gmail 的自動轉送功能

如果您不想讓您的帳戶存取第三方擴充程序，您可以使用 Gmail 的過濾和轉發功能。請依照以下步驟操作。

第 1 步：開啟 Gmail 並前往「查看所有設定」。

第 2 步：現在，點擊「過濾器和封鎖的地址」。

步驟 3：點選「建立新濾鏡」。

步驟 4：在寄件者欄位中輸入您的地址，然後按一下「建立篩選器」。

第 5 步：現在，選擇「轉送到」選項。如果模糊，請按一下「新增轉址位址」。

第 6 步：輸入您的電子郵件地址，然後按一下「下一步」。

就是這樣。您最好使用 Gmail 的本機自動轉送選項，而不是使用第三方 Chrome 擴充功能。

簡化 Ou​​tlook 和 Gmail 自動化

自動化抄送和密件副本流程有助於節省大量時間並減少您的工作量。我希望這篇有關如何在 Outlook 和 Gmail 中自動抄送或密送自己的指南對您有所幫助。不要忘記與您認為使用此快速技巧可以節省大量時間的人分享。