如何使用 Google 文件中的追蹤更改

無論您是獨立作家還是與團隊合作，Google 文件的協作能力都是不可否認的。然而，您是否曾發現自己在編輯過程中迷失了方向，想知道是誰做出了關鍵的更改或何時完成的？不要害怕！本文將指導您如何有效追蹤 Google 文件中的變更。

但您為什麼要先追蹤更改呢？首先，當與多個協作者合作時，追蹤變更可以消除關於誰進行了什麼編輯以及何時進行的混亂。它還簡化了提供回饋和獲得批准的過程。

此外，如果您單獨工作，追蹤變更可以作為個人修訂歷史記錄，使您可以在需要時輕鬆還原到文件的先前版本。有了這個認識，我們就開始本文吧。

如何在 Google 文件上開啟建議模式

建議模式可讓您提出更改建議，而不必擔心意外更改原始文字。開啟建議模式後，您的編輯將突出顯示或被劃掉，並且每次更改都會伴隨建議框。這樣，文件所有者可以快速審查並接受或拒絕您的建議。 

讓我們從桌面的步驟開始。

在桌面上

步驟 1：在 Windows 或 Mac 電腦上使用您喜歡的瀏覽器開啟 Google 文件。啟動後，導航到您想要建議編輯的文件並點擊它。

開啟Google文檔

步驟 2：在文件中，點擊右上角的鉛筆圖標，然後從下拉式選單中選擇「建議」。

就是這樣。現已啟用建議模式。從現在開始，您的所有編輯都將被追蹤並以綠色刪除線和文字顏色突出顯示。請注意，文件中的現有文字將保持為黑色。 

如果您無法存取您的電腦並希望使用行動裝置執行相同的操作，請繼續閱讀。

在 Google 文件行動應用程式上

步驟 1：在 Android 或 iOS 裝置上啟動 Google 文件行動應用程式。啟動後，導覽至您要啟用建議的文件。

第 2 步：文件載入後，點擊右上角的三點圖示。從下拉式選單中，開啟“建議變更”。

就這樣吧。現在，您的編輯將被突出顯示或被劃掉，您甚至可以留下評論來解釋您的推理。您可能會問，建議與 Google 文件中的追蹤更改相同嗎？嗯，是。建議實際上與 Google 文件中的追蹤更改選項相同。這兩個功能都允許您對文件提出編輯建議，而無需直接修改原始文字。

如何邀請其他使用者提出編輯建議

雖然追蹤更改可以讓您有效地完善您的工作，但這很耗時。但是，您可以邀請敏銳的目光來貢獻並提出富有洞察力的建議。我們將探討如何授予評論存取權、提出具體改進建議並讓每個人都了解情況。 

讓我們從桌面的步驟開始。

在桌面上

步驟 1：在 Windows 或 Mac 電腦上使用您喜歡的瀏覽器開啟 Google 文件。啟動後，導航到您想要建議編輯的文件並點擊它。

開啟Google文檔

第 2 步：現在，點擊頂部欄選單中的「檔案」選項。然後，從下拉式選單中選擇“共用”選項，並從擴充功能選單中選擇“與他人共用”。

步驟 3：在「共用」模式中，新增您想要邀請其對您正在處理的文件提出編輯建議的人員的電子郵件。在權限下，按一下 V 形（箭頭）圖示並選擇評論者。

注意：編輯者存取權限允許使用者進行更改而不被跟踪，而查看者只能查看文件。

第 4 步：一切完成後，按一下「發送」。

就這樣吧。受邀用戶將收到一封有關邀請的電子郵件，他們可以透過該電子郵件存取 Google 文件並以評論的形式提出必要的建議。作為編輯，您可以追蹤並選擇更新或忽略他們的建議，我們將在下一節中討論。 

如果您在旅途中並想使用您的行動裝置邀請某人，請繼續閱讀。 

在 Google 文件行動應用程式上

步驟 1：在 Android 或 iOS 裝置上啟動 Google 文件行動應用程式。啟動後，導覽至您想要邀請使用者編輯文件的文件。

步驟 2：點選文件��部的共用圖示。在下一個畫面上，輸入使用者帳戶電子郵件地址。 

步驟 3： 新增電子郵件地址後，從底部表單將使用者權限從「編輯者」變更為「Commeter」。最後，點擊頂部的發送圖示。 

就是這樣。您邀請的人將收到一封電子郵件通知，其中包含指向您請求其建議的文檔特定部分的連結。然後，他們可以在評論框中輸入他們的建議，並從選項中選擇建議編輯。

另請閱讀：如何在桌面和行動裝置上離線使用 Google 文件

如何接受或拒絕 Google 文件上的建議請求

接受或拒絕這些建議的更改可以讓您將文件塑造成最終形式。無論是提出建設性批評還是禮貌地拒絕修改，以下步驟都將為您提供自信地管理協作編輯過程的工具。

讓我們從桌面的步驟開始。

在桌面上

步驟 1：在 Windows 或 Mac 電腦上使用您喜歡的瀏覽器開啟 Google 文件。啟動後，導航到您想要建議編輯的文件並點擊它。

開啟Google文檔

如果評論者提出了任何建議，您會看到它們呈現綠色。您可以接受或拒絕它們。

步驟 2： 點選 Google 文件中的紅線。若要接受，請按一下複選標記。若要拒絕，請按一下十字標記 (X)。如果您對所提出的建議有疑問或想進一步了解，可以發表評論。

就這樣吧。現在，您可以無縫整合或放棄 Google 文件中建議的編輯。如果您想在行動裝置上執行相同的操作該怎麼辦？繼續閱讀。

在 Google 文件行動應用程式上

步驟 1：在 Android 或 iOS 裝置上啟動 Google 文件行動應用程式。啟動後，導覽至您邀請人們提出建議的文件。

在這裡，您將看到評論者的建議以綠色突出顯示，您可以接受或拒絕。

步驟 2：若要接受或拒絕，請按一下複選標記或叉號 (X)。如果您對建議有任何疑問，也可以提交評論。

就是這樣。現在您已經知道如何接受或拒絕建議，讓我們繼續了解 Google 文件上的修訂歷史記錄。

如何使用修訂歷史記錄來追蹤更改

Google 文件上的修訂歷史記錄基本上充當文件的時間機器。它記錄了對文件所做的每一次更改，使您可以查看以前的版本、恢復到較舊的草稿、追蹤修改並與其他人有效協作。我們深入介紹如何 在 Google 文件中檢視和管理版本歷史記錄。 

如果您有任何我們未解決的疑問，請查看下面的常見問題部分。

有關在 Google 文件中使用追蹤變更的常見問題解答

1. 多個使用者可以同時協作追蹤變更嗎？

是的，多個使用者可以在啟用「追蹤變更」的情況下協作處理 Google 文件。每個使用者的編輯都會以分配的顏色突出顯示，從而可以輕鬆識別每個變更的執行者。

2. 我可以在共用文件中關閉特定使用者的追蹤變更嗎？

不可以，您無法關閉特定用戶的追蹤變更。但是，您可以透過點擊「顯示建議的編輯」功能表中的顏色來選擇隱藏特定使用者所做的變更。

3. 追蹤的變更會自動儲存嗎？

是的，透過追蹤變更所做的變更會自動儲存在 Google 文件中。無需手動儲存文件； Google 文件會持續保存您的工作。

協作更順暢

既然您知道如何追蹤 Google 文件中的更改，您就可以確保每個編輯、建議或評論都被看到並得到處理，這本質上同步和組織了協作體驗。您可能還想閱讀如何在 Google 文件上進行懸掛縮排。