如何使用 Microsoft Planner 改進您的工作流程

Microsoft Planner 是一種項目管理工具，類似於 Trello 或 Asana 等免費或付費服務。Planner 內置於 Office 365 中，可以幫助您減少工作中的混亂並改進您的工作流程。就是這樣。

• 使用“buckets”在 Planner 中為不同的任務創建類別
• 通過設置進度、日期、在卡片上添加詳細信息等來跟踪 Planner 中的任務
• 使用過濾器或按功能分組來幫助您挑選重要的任務
• 嘗試圖表以分析您的進度

如果您的工作場所或企業訂閱了 Microsoft Office 365，則可以利用許多出色的工具來提高效率。我們已經接觸過其中一些，包括Teams、Outlook、OneDrive以及OneNote。但是，現在是時候將我們的注意力轉向 Microsoft Planner。

Planner 是一種項目管理工具，類似於免費或付費服務 Trello 或 Asana。它無需額外費用，內置於 Office 365 中，可幫助您的組織跟踪重要任務並改進工作流程。以下是關於我們如何在 CloudO3 上使用它的更多信息，以及如何在自己的工作場所使用它的指南。

使用“buckets”為不同的任務創建類別

Planner 體驗的核心是一些稱為“計劃”、“桶”和“板”的東西。首先，董事會是您的計劃或任務列表的所在地。在使用側欄上的 (+) 按鈕在 Planner 下創建計劃後，您將擁有一個新圖板。然後，您可以在板內創建不同的“存儲桶”，用於組織各種類型的任務。

您可以通過按下圖板頂部的“添加新存儲桶”鏈接來執行此操作。在 CloudO3，我們使用 Planner 來跟踪我們的新聞報導。我們還為其他類型的報導提供了不同的版塊，包括 Office 365 和 How-Tos。通常，我們還有用於故事創意、新聞故事、DIBS 的存儲桶，以及供編輯標記已完成故事的特殊存儲桶。

添加存儲桶後，存儲桶名稱下方會出現一個單獨的 (+) 按鈕。這將允許您創建新的任務卡並設置截止日期，或將其分配給團隊成員。我們在下面有更多內容。

看一下 microsoft planner 中的樣板

通過設置進度、日期、在卡片上添加詳細信息等來跟踪任務

您可以通過多種方式利用 Planner 中的任務卡來提高生產力。您可以使用下拉菜單將其移動到各個存儲桶、更改其進度以及設置開始日期和截止日期。您還可以鍵入說明，讓您的同事知道您在做什麼。在。為簡單起見，甚至還有一個清單，可以幫助跟踪已分配的任何內容的進度。

更好的是，還有一個“添加附件”按鈕，您可以使用它插入文件或鏈接，這些文件或鏈接將在卡本身上可見。我們經常在 CloudO3 上使用此功能來共享指向我們正在撰寫的任何文章的來源的鏈接。

此外，每個任務卡的側面都有不同顏色的“標籤”。共有六個可用，您可以為每個自定義名稱。這將使卡片的側面貼上顏色標籤，並有助於為卡片的含義提供視覺提示。對於 CloudO3 的我們，我們使用“高優先級”和“低優先級”標籤。

microsoft planner 中的示例卡

使用過濾器或按功能分組來幫助您挑選重要的內容

隨著您向計劃器添加越來越多的任務和遺願清單，可能很難跟踪正在發生的事情。幸運的是，有一個過濾功能可以提供幫助。在窗口的右上角可用，這將允許您僅根據您的姓名或您同事的姓名過濾掉作業。

作為替代方案，您還可以使用“分組依據”功能來切換存儲桶列表的外觀。這將允許您按任務分配給的人員、進度或截止日期和標籤進行分組。

group by 下的“assigned to”選項

嘗試圖表以分析您的進度

計劃人員有時會變得混亂，並且（作為老闆或經理）您可能並不總能看到正在做什麼，以及誰在執行什麼特定任務。幸運的是，微軟在 Planner 中內置了一個簡潔的小功能，可以提供幫助。

在頂部菜單欄中，在計劃名稱旁邊，您會看到一個看起來像圖表的圖標。如果單擊此按鈕，它將切換到圖表模式。您可以查看計劃的總體狀態，以及有關哪些任務已開始、進行中、延遲或已完成的更多詳細信息。您還可以查看每個存儲桶的任務數以及每個成員的任務數。還可以在側面查看列表，其中包含所有可用的存儲桶項目。

團隊中的任何人也可以使用類似的功能來直觀地查看他們在所有計劃和存儲桶中的任務。只需單擊左側邊欄上的圓圈圖標即可觸發概覽頁面。您將獲得剩餘任務數量等的直觀視圖。

規劃器中的圖表

您將如何使用 Planner？

如您所見，Planner 是一個非常強大的工具。有不止一種方法可以使用它來消除混亂並更好地管理工作環境中的任務。它內置於 Office 365 中，您可以獲得管理團隊所需的一切，而不必擔心必須在不同的服務或應用程序之間切換。您認為您會在公司中使用 Planner 嗎？請在下面的評論中告訴我們。