如何充分利用重新設計（和重命名）的微軟待辦事項

微軟已經改進了待辦事項列表製作應用程序，使其成為一個全面的任務管理系統。為了充分利用它，您可以

導入現有列表

創建和共享列表

處理任務

使用智能列表

To Do 是 Microsoft 生產力工具系列的最新成員之一。它最近在一系列新功能之後獲得了全面的 UI 更新，因此我們決定再看看它在 2019 年可以提供什麼。

To Do 源於微軟收購 Wunderlist。儘管 Wunderlist 今天仍在運行，但工程資源已被轉移到 To Do。Microsoft 在其 Office 365 基礎架構之上重建了該應用程序，確保它滿足企業使用的合規性要求。此架構還使待辦事項能夠與 Outlook 中的電子郵件和任務同步。

To Do本月早些時候重新設計，使應用程序更接近 Wunderlist 的設計語言。有更多的顏色使用和更仔細地註意界面元素之間的填充。新外觀伴隨著名稱的細微變化（從待辦事項到待辦事項），表明微軟對該產品越來越有信心。

入門

今天的待辦事項幾乎可在所有主要平台上使用。應用程序在 Windows 10、macOS、iOS、Android 和 Web 上提供。此外，To Do 集成到越來越多的 Microsoft 產品中。其中包括 Outlook、Cortana 和 Microsoft Planner，因此該應用程序能夠成為您所有任務的中心。

出於本指南的目的，我們將在 Windows 10 PC 上使用待辦事項。大多數屏幕在所有平台上都非常相似，因此您在自己的設備上不會遇到任何問題。

下載待辦事項後，您首先需要登錄。個人 Microsoft 帳戶和企業 Office 365 帳戶均受支持。使用應用程序的設置屏幕，您可以稍後添加其他帳戶。

登錄後，您將進入待辦事項的“我的一天”屏幕。值得花點時間評估一下界面。在桌面設備上，待辦事項使用兩窗格視圖。您的任務列表顯示在左側，而中間部分會更新以顯示列表的內容。當您選擇一項任務時，右側會出現一個附加窗格以編輯其屬性。移動佈局非常相似，導航隱藏在漢堡菜單後面。

要訪問應用程序的設置頁面，請單擊左上角的個人資料圖片。從下拉菜單中選擇“設置”或“管理帳戶”以添加和刪除 Office 365 帳戶。

導入現有任務

設置屏幕允許您從奇妙清單導入現有任務。這意味著您可以從較舊的應用程序中離開的地方繼續。待辦事項將自動創建列表來替換您的奇妙清單，並用您在奇妙清單中的任務填充它們。

設置還允許您更改應用程序中的一些基本選項。有淺色或深色主題支持以及禁用刪除確認和完成聲音的能力。

再往下，你會發現一組“智能列表”的切換按鈕。我們稍後將重新討論智能列表，但現在只知道可以防止未使用的智能列表顯示在應用程序中。最後一個切換按鈕允許您控制標記的 Outlook 電子郵件是否應出現在待辦事項中 - 禁用此按鈕將從導航欄中刪除“標記的電子郵件”部分。

創建列表

要創建列表，請單擊導航菜單底部的“新建列表”按鈕。為您的列表鍵入一個名稱，然後按 Enter。或者，您可以添加自定義表情符號以用作列表的導航圖標。單擊中央窗格中的列表名稱，然後單擊笑臉按鈕以選擇表情符號。

有幾個相關列表？嘗試創建一個組。單擊“新建列表”按鈕右側的按鈕以創建並命名您的組。然後，您可以將單個列表拖到組中，使它們成為組內的子項。這可以通過隱藏不經常使用的列表來幫助整理您的導航菜單。

列出選項

您可以通過單擊應用程序右上角的三個點圖標來訪問列表的選項菜單。您可以為每個列表單獨調整應用程序的主題、更改任務排序順序或重命名列表。

此菜單還為您提供了一種在列表中顯示（或隱藏）已完成任務的方法。最後，還有一些菜單項可以將快捷方式固定到“開始”菜單或刪除列表。這將刪除列表中的所有任務以及列表本身。

分享清單

您可以與其他用戶共享列表以促進協作。首先單擊列表選項按鈕旁邊的人形圖標。

單擊“創建邀請鏈接”以獲取您的可共享鏈接。將鏈接提供給需要訪問列表的人員。他們將能夠查看、添加和編輯列表中的任務。要在以後管理共享選項，請再次單擊共享按鈕。您會看到協作者已添加到列表中，並提供撤銷共享訪問權限的選項。

處理任務

任務是待辦事項中最重要的對象。創建任務很簡單：選擇一個列表，然後單擊屏幕底部的“添加任務”。鍵入任務名稱並按 Enter。

在最基本的形式中，這就是它的全部內容。您可以通過鍵入說明並按 Enter 來繼續添加任務。任務有更多可用選項，因此請嘗試單擊其中一個以顯示其詳細信息窗格。

在這裡，您可以為任務設置提醒、截止日期和重複計劃。有一個用於附加註釋的文本字段（對於網站地址很方便）和一個用於添加附件的文件選擇器。

在窗格頂部，“添加步驟”鏈接可讓您創建一組子任務。這對於在更大的流程中創建簡單的清單很有用。例如，您可以將“地毯”、“地板”和“表面”添加到“清潔房屋”任務中。

最後，小星形圖標可讓您將任務標記為重要。這將導致它顯示在“待辦事項”導航菜單中可見的“重要”列表中。同樣，“添加到我的一天”將在“我的一天”列表中顯示任務——下一節將詳細介紹...

使用智能列表

智能列表是待辦事項描述列表的方式，這些列表會自動從其他列表中聚合任務。您無法創建智能列表，但您可以選擇顯示哪些列表，正如我們在“設置”頁面上看到的那樣。

我們已經看過兩個智能列表：重要的和我的一天。我的一天需要進一步解釋，因為這是 To Do 與競爭對手區分開來的一種方式。

To Do 不是完全依賴截止日期，而是讓您能夠選擇每天要處理的任務。這個想法是您將在早上查看待處理的任務，在“我的一天”中添加一些，然後從該列表開始工作。這有助於您避免被列表中不可操作的任務分心。

待辦事項足夠智能，能夠建議添加到“我的一天”中的任務。早上訪問“我的一天”時，您可能會看到建議出現。通常，待辦事項會建議截止日期為截止日期的任務。它還將包括您昨天添加到“我的一天”但沒有完成的任何任務。這有助於您在管理當天的工作量的同時快速回到原來的狀態。

待辦事項中目前還有其他三個智能列表：計劃、標記電子郵件和分配給我。計劃中的每項任務都有一個截止日期。標記的電子郵件顯示您使用 Outlook 標記為操作的所有電子郵件。每封電子郵件都會轉換為常規的待辦事項。

分配給我，特定於 Office 365 帳戶，包含您當前正在處理的 Microsoft Planner 任務。這意味著您可以使用團隊規劃器，同時仍然維護您的個人任務列表。並排使用 Outlook 和 Planner 時，無需在應用程序之間切換。

微軟待辦

我們的待辦事項快速瀏覽到此結束。正如您所希望的那樣，To Do 已經成熟為一個日益全面的任務管理解決方案。它功能齊全，能夠與 Microsoft 生態系統的大部分內容集成。

為了充分利用它，您確實需要使用智能列表等功能。正是這些接觸將待辦事項提升到了人群之上。但是，它作為供個人使用的簡單任務應用程序同樣有用——添加新項目只需幾秒鐘。

To Do 最大的生產力提升可以說是與其他 Microsoft 產品結合使用時。微軟正在使用該應用程序來組合其不同的服務。待辦事項正在成為一個生產力中心，它聚合來自 Outlook、Cortana 和 Planner 的數據。在每個平台上使用該應用程序的能力確保您可以隨時隨地訪問所有任務。

憑藉對協作工作的支持、針對單個任務的強大選項和日常計劃功能，To Do 已發展成為一個全面的任務管理平台。它已經能夠做到這一點，同時保持非常簡單的入門，因此無論您的要求是什麼，To Do 都可能滿足它們。