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由於我們大多數人已經轉向視頻會議平台,因此會議對許多人來說已成為一項壓倒性的努力。實體辦公室的備忘錄已被預定的會議所取代,對許多人來說,過渡並不容易。
幸運的是,視頻會議工具的領導者 Zoom 提供了大量易於掌握的功能,使會議安排任務變得更加簡單。今天,我們將看看 Zoom 的定期會議,並告訴您它如何幫助您的日常工作。
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內容
什麼是定期會議?
Zoom 已盡力複製日常辦公生活的基本元素。它允許您快速開始會議,安排以後的日期,甚至使它們重複發生。
最後一點——定期會議——是我們今天關心的話題。對於初學者來說,了解一個全新的術語似乎有點令人生畏,但請放心,您不需要做太多事情就可以讓它發揮作用。定期會議只是意味著會議將在以後再次舉行,一次或多次。
把它想像成一個每月的預算會議——在這個地方,貴公司的每個會計師都會參與並分享他們的個人統計數據。它也可以是季度計劃會議,這有助於為下個季度提供公司方向。
當您重複召開會議時,Zoom 只會在您選擇的日期創建同一會議的多個實例。它只是從原始會議中復制數據並將其粘貼到其他插槽中。您可以設置會議的持續時間,也可以設置議程,讓所有參與者都清楚會議的目標。
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如何在 PC 上的 Zoom 中設置定期會議?
正如我們所討論的那樣,Zoom 旨在讓普通上班族更輕鬆地過渡,這直接導致用戶界面更加整潔,並提供大量選項。就定期會議而言,您可以選擇通過 PC 或手機安排會議,也可以從不同的日曆客戶端中進行選擇。簡單介紹一下,讓我們直接開始吧。
您需要 Zoom 桌面應用程序才能開始使用。如果您沒有該應用程序,請轉到Zoom 的官方門戶,使用所需的憑據登錄,然後下載桌面客戶端。安裝完成後,啟動並登錄。現在,單擊“計劃”選項。
彈出下一個屏幕後,只需通過勾選選項將會議設置為“重複”。
使會議重複進行後,您將可以選擇日曆。此處的 Zoom 提供三種選擇 - “Microsoft Outlook”、“Google 日曆”和“其他日曆”。
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微軟展望
長期以來,Microsoft Outlook 一直是專業人士的默認日曆應用程序。它易於使用,提供強大的功能,並且可以與電子郵件客戶端無縫集成。如果您碰巧是 Microsoft Outlook 用戶,請務必選中該選項並單擊“安排”。
完成後,Zoom 將啟動與桌面應用程序的聯繫,並為您提供將會議設置為重複事件的選項。
為此,請在進入 Microsoft Outlook 應用程序後單擊“重複”。您可以設置約會時間 — 開始時間、結束時間和持續時間 — 更改會議模式、選擇重複召開的時間、設置會議的日期範圍等。
在您對選擇感到滿意後,點擊“確定”。最後,點擊左上角的“保存”圖標保存定期會議。
谷歌日曆
谷歌日曆是一個非常流行的日曆應用程序。與 Microsoft Outlook 不同,Google 日曆不需要桌面版本即可完美運行,因為網絡版本可以同樣高效地完成任務。要轉到 Google 日曆並完成該過程,您只需從三項列表中選中“Google 日曆”選項,然後點擊“日程安排”。
您將立即被重定向到日曆網頁。
您需要使用 Google 憑據登錄。完成後,日曆將打開,其中已包含 Zoom 會議詳細信息。之後,您必須單擊日期和時間選項下方的下拉菜單。在那裡,您需要選擇有問題的會議的重複發生。有一些預設——每天、每週、每月和每年——可以讓你開始,但你也可以通過單擊“自定義”選項來添加新的時間表。
重新檢查您的選擇並單擊“保存”以完成。
其他日曆
如果您碰巧使用 Microsoft Outlook 和 Google 日曆以外的其他工具,則可以使用此選項來保存您的約會。
與前兩個選項不同,這不會觸發調用操作,只會創建本地 ICS 日曆文件。您可以在您最喜歡的日曆應用程序中打開該文件來執行其餘的過程。
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如何在移動設備上的 Zoom 中設置定期會議?
桌面用戶通常可以獲得許多額外的好處,但幸運的是,創建定期會議的能力不是其中之一。您可以非常輕鬆地在 Android 和 iOS 上創建定期會議。與 PC 不同的是,在這裡,您會直接進入默認的日曆應用程序。
登錄移動應用程序後,點擊“日程安排”。
在下一頁上,點擊“重複”。
從五個選項中進行選擇 - 每天、每週、每隔一周、每月和每年。
選擇重複框架後,您還可以點擊“結束重複”並選擇重複會議的結束日期。
一旦您對自己的選擇感到滿意,請點擊“完成”。
此操作會將您帶到默認日曆應用程序並請求許可。
谷歌日曆
登陸 Google 日曆後,點擊日期和時間設置下的“更多選項”。點擊“不重複”以從預設中選擇——每天��每週、每月和每年——或設置自定義重複計劃。重新檢查您的選擇並點擊“完成”。
微軟展望
如果 Microsoft Outlook 是您的默認日曆客戶端,請點擊“重複”並選擇重複選項。如果您對自己的選擇感到滿意,請點擊右上角的小勾號圖標。最後,點擊“保存”並退出。
如何刪除重複會議?
對即將舉行的定期會議改變主意了嗎?別擔心,刪除定期會議比您想像的要容易。
個人電腦
要從您的 PC 中刪除定期會議,請首先登錄 Zoom 桌面客戶端。現在,轉到“會議”選項卡以查看即將舉行的定期會議。然後,單擊“刪除”。
最後,點擊“是”進行確認。您還可以在丟棄會議後的 7 天內恢復會議。
移動的
在移動設備上,首先啟動 Zoom 客戶端並使用所需的憑據登錄。進入後,轉到“會議”選項卡並找到要刪除的定期會議。
點擊查看其屬性,然後點擊“刪除”。
確認警告並點擊“刪除會議”。
定期會議有什麼好處?
既然您知道如何設置定期會議,讓我們給您幾個原因,說明您應該開始將例程置於“定期會議”中。
首先,安排定期會議比一遍又一遍地手動進行工作要簡單得多。第一次做一點工作,不要擔心沒有按時召開會議。
此外,定期會議非常適合連續性。它允許團隊領導與地勤人員保持聯繫,並在需要時伸出援助之手。通過確保參與度,可以提高整個團隊的生產力。
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