如何在 Microsoft Teams 中使用輪班來管理工作時間、日程安排等

下面介紹如何開始使用 Microsoft Teams 來管理您和您員工的工作時間和日程安排。

通過從團隊側欄中的更多應用程序中查找來打開 Shifts 應用程序。

檢查您的經理是否為您分配了時間表或班次。如果沒有，請他們進行設置。

經理可以通過在最初啟動輪班時創建團隊時間表來設置輪班

管理人員可以點擊“添加人員到組”按鈕為員工添加班次和時間表

然後，管理人員可以添加特定時間。筆記和其他班次信息。

然後可以通過單擊與團隊共享按鈕將班次共享給團隊

然後員工可以通過輪班申請休假、打卡和下班等

如果您的 IT 管理員已啟用它，您可能會注意到 Microsoft Teams 中的“輪班”體驗。這是一個計劃管理工具，適用於經理和一線員工（直接與客戶或公眾接觸的人）。它包含在 Teams 計劃中，無需額外費用，也取代了 Microsoft 舊的 Staff Hub 體驗.

但是，它不僅適用於一線工人。通過輪班，管理人員能夠整理時間表、交換輪班、創建小組、提出休假請求，甚至保留時鐘。該功能對小型企業非常有用，因為它針對 Microsoft Teams 體驗進行了大量優化。這裡全面介紹瞭如何開始使用它來管理您和您員工的工作時間和時間表。

打開班次應用程序並開始管理新班次

首先，您必須打開 Shifts 應用程序。它內置於 Teams 的左側。如果您在那裡沒有看到它，則必須單擊...更多應用程序並在列表中找到它。在那裡，您將看到本週分配給您的輪班列表。如果什麼都沒有，那麼您需要讓經理或管理員為您分配一個班次，或者讓他們通過應用程序添加一個班次。

我們將討論經理或管理員接下來如何執行此操作，但請記住，這些後續步驟通常僅適用於經理或具有正確管理員權限的人員。如果經理被設置為 Office 365 團隊的所有者，則他們只能在輪班中創建計劃。其他所有人仍然可以訪問輪班，但只能選擇查看自己一周的輪班或管理休假和其他請求。

如果您是經理並擁有適當的權限，要繼續創建班次，您需要從頁面上的團隊列表中選擇創建。選擇“創建”後，系統會要求您為班次選擇時區。如果您碰巧在全球範圍內工作，就像我們在 CloudO3 一樣，您可能想要選擇一個每個人都能理解的時區。在我們撰寫有關 Microsoft 的文章時，我們使用太平洋時區，西雅圖雷德蒙德公司所在的時區。

然後，您需要給團隊一些時間來創建計劃。完成後，系統會提示您參觀。這將向您展示如何添加團隊成員、創建輪班等。我們將在下一節中討論這些。

經理如何創建班次和時間表

經理和擁有正確 Office 365 權限的人員可以使用 Microsoft Teams 中的輪班為員工創建輪班和日程安排。這可以通過單擊“將人員添加到組”按鈕來完成。此圖標在屏幕最右側顯示為一個人的圖片。只要他們在您的 Office 365 計劃下擁有有效的個人資料，您就可以將任何人添加到輪班和日程安排中。

一旦有人“添加”到組中，您就可以為他們創建一個班次。要做到這一點，只需雙擊他們一周日程表中的空檔。默認情況下，此計劃將分為一周中的幾天。從那裡，您可以雙擊特定日期並填寫有關特定班次的一些詳細信息。這包括開始和結束時間、特定主題（或活動）的顏色以及有關輪班目的的一些註釋。您還可以通過單擊“添加活動”按鈕添加一些未涵蓋的更具體的活動。

完成後，可以通過單擊“保存”按鈕將班次添加到計劃中。您始終可以通過右鍵單擊計劃並選擇“編輯班次”來返回並編輯詳細信息。如果你也想把它複製到另一天（我們這樣做是因為我們在 CloudO3 有很多類似的寫作班次，）你可以右鍵單擊，選擇複製，然後右鍵單擊要放置的位置移動並選擇粘貼。 

如果您想稍微自定義一下時間表，您可以在輪班時段上方的框中輸入名稱或其他詳細信息。您還可以在“日常筆記”部分下添加一些筆記，為自己提供一些額外的信息。

您還可以通過單擊“打開班次”區域來創建一些開放的班次。這將允許您在將輪班分配給其他成員之前創建“免費”輪班。創建開放班次後，您將能夠將其分配給團隊成員。只需單擊它下面的 ...，然後選擇分配開放班次。 

還有其他控件可用於按成員過濾視圖、打印當前視圖或根據班次、可用性或組更改視圖。如果需要，您甚至可以更改為日、週或月視圖。

與您的團隊共享輪班

創建班次後，它不會成為正式的，也不會出現在您員工的 Teams 版本中，直到它被共享。您可以通過單擊屏幕右上角的紫色與團隊共享按鈕來執行此操作。然後，這將為您提供有關如何與團隊成員共享它的額外控制。您將看到一些用於選擇要與團隊成員共享的日子的選項。隨意選擇要包含的範圍。它們也將是通知整個團隊（日程表上列出的每個人）或僅受影響的人（您剛剛分配輪班的人）的複選框。

管理或提出休假和其他請求

輪班和計劃創建後，您的團隊用戶和員工在單擊團隊的輪班部分​​時將有新的選項來查看他們的計劃。但是，除了查看他們的日程安排之外，他們還可以請求休假並提出其他請求。這是通過單擊屏幕右上角的圖標來完成的，該圖標形狀像帶問號的時鐘。

用戶可以提出請假請求，然後檢查它的狀態。如果需要，他們也可以取消它。他們也可以要求換班或為另一個人出價。有一個很好的用戶界面，可以讓他們選擇一個原因，為此留下一個註釋，如上所示。

作為經理或管理員，您可以批准這些請求。您可以通過單擊輪班下的請求選項卡來執行此操作。您將在“進行中”下看到它。然後，您可以在屏幕右側查看它。正如我們在上面留下的那樣，您可以選擇批准或拒絕它。當您批准成為經理時，用戶會收到通知。

輪班設置時鐘

我們將介紹的團隊輪班的最後一個方面是時間時鐘。此時間時鐘選項將讓您的員工使用他們的移動設備打卡和打卡。作為管理員，您還可以設置可選的位置檢測。這將檢測員工上班和下班時的位置。通過單擊 Teams 班次中的“設置”選項卡，可以隨時更改或刪除這些設置。你會在那裡看到一個開始設置按鈕來設置它。

您的員工可以在其 iOS 或 Android 移動設備上使用 Microsoft Teams 中的時鐘。當他們單擊它時，他們將能夠準時到達，然後通過重新訪問 Teams 應用程序來休息。他們也可以選擇確認。然後，您將能夠將其導出為 Excel 電子表格，並通過我們上面提到的同一時間時鐘部分查看並下載時鐘進出報告。

你將如何使用班次？

如您所見，團隊中的輪班是一個非常全面的解決方案。如果您無法使用 ADP 等薪資服務，則可以使用它來幫助跟踪工作時間等等。設置也很簡單，不會花太長時間習慣。你發現指南有幫助嗎？在下面的評論中告訴我們，當我們深入了解 Shifts 體驗時，請務必在本周繼續關注 CloudO3。