如何在 Outlook 中使用 Microsoft 365 中的待辦事項以獲得生產力優勢

Microsoft Outlook 與 To Do 集成，To Do 是一種任務管理工具，可以幫助您提高工作效率。這是您如何使用它。

• “我的一天”視圖可讓您添加每天要完成的任務
• “重要”視圖可讓您添加重要和緊急的任務
• “計劃”視圖可讓您為未來添加任務
• 您還可以通過“分配給您”和“標記的電子郵件”部分查看電子郵件和 Microsoft Planner 中的任務

如果你是 Microsoft 365 個人版、家庭版或企業版訂閱者，當查看 Outlook 網頁版中的側邊欄時，你可能已經註意到郵箱右下角有一個小勾號。如果您還單擊“試用新 Outlook”開關，此鏈接將帶您試用與 Microsoft 新任務管理工具 To Do 的預覽集成。

小企業主、學生、家長或教師都可以發現此工具很有用。它可以提取您標記的重要電子郵件，向您顯示計劃中的內容，甚至可以在 Microsoft Planner 中提取您的作業。以下是所有這些內容，以及如何利用它來提高生產力。

我的一天和待辦事項

待辦事項中最引人注目的第一件事就是所謂的“我的一天”。我的一天是一個全新的白板，可以添加您每天想要完成的某些任務。您可以使用添加任務按鈕手動添加常見任務，或者您可以使用屏幕頂部的燈泡圖標查看當天的建議行程和其他項目。建議將根據“待辦事項”認為您應該添加它們的時間，按“昨天”、“稍後”和“更早”進行分組。您可以單擊任務旁邊的 + 圖標來添加它，或者單擊圓圈框來完成它。“我的一天”頁面提供的其他選項包括排序選項。您將看到按重要性、截止日期、字母順序或創建日期排序的選項。

另外值得注意的是待辦事項中的“任務”部分。它出現在側邊欄的底部，是您從我們接下來將討論的所有類別中添加的所有待辦事項的列表。

重要的待辦事項

待辦事項中的下一步是所謂的“重要事項”。待辦事項中的重要任務是您標記為緊急的任務集合，例如參加重要會議、給論文評分，甚至餵小貓。由於您將在它們旁邊看到星形圖標，這些將獲得額外的視覺關注。不過，重要任務的工作方式與其他任務一樣。使用添加任務按鈕創建一個任務後，您將看到它填充列表，您可以用星號標記為重要。您可以通過單擊圓圈複選框來完成它。To Do 中的所有任務都會在任務旁邊有一個圖標，告訴您它來自哪裡——無論是我的一天，還是一封電子郵件。

計劃在做

To Do 中的第三個領域是所謂的計劃。顧名思義，計劃任務是面向未來的任務。您可以使用 + 圖標創建這些任務，然後單擊添加。添加後，您可以通過右鍵單擊並選擇另一個日期來更改截止日期。同時，傳統的左鍵單擊任務將為您提供提醒選項、步驟和設置不同日期的更多選項。如果需要，您甚至可以附加文件或留下筆記。

在待辦事項中分配給您和標記的電子郵件

如果您的小型企業或學校訂閱了 Microsoft 365 並使用 Microsoft Planner，則此待辦事項部分適合您。“分配給您”部分將顯示管理層通過待辦事項或 Microsoft Planner 分配給您的任務。

您可能需要通過單擊側邊欄中彈出窗口中的“創建”按鈕來查看它，將您的 Planner 帳戶鏈接到待辦事項。設置後，所有 Planner 任務都將顯示在待辦事項中。您甚至可以通過單擊 . . . 然後選擇顯示已完成的任務。這是一個漂亮的小功能，可讓您提高工作效率並查看當天需要完成的所有任務。

我們還將討論標記的電子郵件部分。如果您在 Ourlook 中標記了任何電子郵件，它們將顯示在待辦事項的此部分中。從這裡，您可以右鍵單擊任務以將其添加到“我的一天”列表、刪除重要性或更改截止日期。同時，雙擊它會向您顯示消息中的信息，並允許您在 Outlook 中打開它。同樣，這是一個很好的小捷徑，可以避免必須點擊多個東西才能找到重要的東西。

待辦事項的其他方面

我們已經觸及了 To Do 的核心方面，但您也可以利用該服務的 Lists 功能。將任務添加到待辦事項後，您可以為其創建列表。比如說，如果任務是去購物，您可以右鍵單擊該任務，然後為其創建一個列表。該列表將顯示在側邊欄中，您可以在完成後進行檢查。這是管理複雜情況的一種非常好的方式，例如給論文評分，甚至是物品清單。

如果您發現 To Do 有用，請在下面的評論中告訴我們。隨時查看我們的新聞中心，我們在其中討論其他 Microsoft 365 應用程序和服務。