Cómo crear salas de reuniones en Microsoft Teams

En un artículo anterior, cubrimos cómo funcionan las videoconferencias en Microsoft Teams . Desde entonces, Microsoft ha actualizado Teams con nuevas funciones, incluida la tan esperada y deseada capacidad de crear salas de reuniones. De hecho, más de 20 000 usuarios de Microsoft votaron por la sugerencia en Microsoft Teams UserVoice, el foro de comentarios de los usuarios para la aplicación Teams.

Cualquiera puede acceder a Teams con una cuenta gratuita de Microsoft, y los usuarios premium de la suite Office 365 disfrutan de una versión robusta de Teams con características como mayor almacenamiento de archivos, grabación de reuniones y la capacidad de organizar eventos en línea para hasta 10 000 personas. 

Requisitos mínimos para salas de reuniones en Teams

Antes de comenzar, asegurémonos de que todo esté en su lugar para que pueda crear salas de reuniones en sus reuniones de Teams. Como puede imaginar, se requiere alguna configuración para habilitar las salas de reuniones en Teams. Vuelva a verificar estos ajustes antes de comenzar.

Nueva experiencia de reunión

En primer lugar, debe utilizar la "nueva experiencia de reunión" de Teams. Puede activar la nueva experiencia seleccionando su foto de perfil en la esquina superior derecha de la aplicación de escritorio y yendo a Configuración . A continuación, seleccione Activar nueva experiencia de reunión y reinicie Teams.

Número mínimo de participantes

Para que la opción de grupos de trabajo esté disponible para el organizador de la reunión, debe haber al menos cinco participantes en la reunión. Si bien las personas que llaman por teléfono no pueden unirse a los grupos de trabajo en este momento, cuentan para el mínimo de cinco personas.

¿Eres el organizador de la reunión?

Solo el organizador de la reunión puede crear y administrar sesiones individuales, aunque Microsoft indica que permitirán que el organizador comparta esta responsabilidad en futuras actualizaciones de Teams. 

Además, el organizador de la reunión debe usar la aplicación de escritorio, no la versión del navegador o la aplicación móvil. (No se preocupe, los participantes que se han unido a la reunión a través de la aplicación Teams para Android o iPhone tienen la capacidad de unirse a las sesiones).

Sugerencia: Si la invitación a la reunión debe provenir de alguien que no sea la persona que administrará las sesiones individuales, haga que el administrador de sesiones individuales cree la reunión de Teams y luego use ese enlace de reunión en la invitación a la reunión. 

Siempre que el enlace de la reunión lo haya creado la persona que administrará los grupos de trabajo, no importa quién comparta el enlace.

Creación de salas de reuniones en Teams

Al momento de escribir este artículo, las salas de reuniones en Teams no se pueden configurar antes de la reunión como se puede hacer en Zoom. Una vez que la reunión de Teams está en curso, usted, el organizador de la reunión, puede comenzar seleccionando el icono de salas de reuniones en la barra de herramientas de la reunión.

Al seleccionar el ícono de Salas para grupos, se abrirá una pantalla en la que puede decidir cuántas salas para grupos desea crear y si desea que Teams asigne participantes automáticamente a las salas para grupos o si prefiere seleccionar manualmente a qué sala para grupos cada uno. el participante será enviado.

Una vez que haya creado las salas para grupos pequeños, puede asignar participantes a las salas a través del panel de salas para grupos pequeños. 

Seleccione Asignar participantes y verá una lista de todos los participantes en su reunión. Marque la casilla junto a un participante y luego elija a qué sala desea asignarlo.

Como organizador de la reunión, puede asignar participantes a las salas de grupos en cualquier momento durante la reunión. Cuando esté listo para que comience realmente la sesión de grupo, seleccione Iniciar salas para abrir todas las salas de grupo simultáneamente y mover a las personas a sus salas asignadas.

Nota: Actualmente, no puede configurar un temporizador para cerrar automáticamente las salas de reuniones en Teams. Esta es otra característica más que esperamos que Teams agregue en futuras actualizaciones.

Opciones para el organizador de reuniones

Al igual que en Zoom, el organizador de la reunión puede unirse a cualquiera de las salas de reuniones en cualquier momento. El organizador también puede cambiar el nombre de las salas y, una vez que todas las salas de grupos de trabajo estén abiertas, puede transmitir un anuncio a todas las salas. Los anuncios aparecerán en el panel de chat de la sala de reuniones.

Dentro de la configuración de la sala , el organizador de la reunión puede elegir que Teams mueva automáticamente a los participantes a los grupos de trabajo en lugar de obligar a los participantes a unirse manualmente a su sala de grupo. También hay una opción para permitir o impedir que los participantes regresen a la sala de reuniones principal durante la sesión de grupo.

Dentro de las salas de reuniones de Teams

La experiencia de los participantes dentro de las salas para grupos pequeños en Teams es similar a estar en la reunión principal de Teams. Los participantes tienen acceso a todos los controles regulares de la reunión. Pueden encender y apagar su cámara web, silenciarse y reactivarse ellos mismos, compartir su pantalla, levantar la mano o activar y desactivar el chat y los paneles de participantes. 

Regresando a la Reunión de Equipos Principales

Si el organizador de la reunión lo permite (ver arriba), los participantes en las salas de grupos pueden regresar a la reunión principal en cualquier momento que deseen haciendo clic en el botón Regresar . Advertencia: si selecciona el botón Abandonar , abandonará la reunión por completo.

Otras aplicaciones de videoconferencia

Los usuarios de Microsoft Teams ciertamente están contentos con la reciente incorporación de salas de reuniones a la experiencia de Teams, pero Teams aún carece de algunas características que ofrecen otras aplicaciones de videoconferencia. Si no está decidido a usar Teams para reuniones en línea, es posible que le interese nuestra comparación de cuatro aplicaciones de videoconferencia diferentes . Para obtener más información, consulte nuestros artículos sobre Google Meet frente a Zoom y Zoom frente a Skype .